Rechnungsfreigabe: jede Rechnung über die Route, die Sie festlegen
Die Rechnungsfreigabe in TriFact365 läuft über Routen, die Sie einmalig einrichten, zum Beispiel nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant. Ihre Kollegen geben im Portal oder in der mobilen App frei, mit dem Dokument daneben. Jeder Schritt bleibt im Audit-Trail nachvollziehbar.
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Was ist eine Rechnungsfreigabe?
Eine Rechnungsfreigabe ist die Zustimmung der zuständigen Person, bevor eine Eingangsrechnung gebucht und bezahlt wird. Wer freigeben muss und in welcher Reihenfolge, legt die Freigaberoute fest. Festgehalten wird, wer wann zugestimmt hat. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie Sie eine Route einrichten.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Hier geht es um die Route: wer gibt in welcher Reihenfolge sein Okay. Ob die Rechnung inhaltlich stimmt, also Beträge, Steuersätze und Zeilen, steht bei der Rechnungsprüfung. Den gesamten Weg vom Eingang bis zur Buchung beschreibt die digitale Rechnungsverarbeitung, und die Einkaufsseite davon die Purchase-to-Pay Software.
Wie läuft eine Rechnungsfreigabe ab?
Vier Schritte, wovon Sie nur den ersten einmalig einrichten. Danach läuft jede Rechnung dieselbe Route, bis Sie etwas ändern.
1. Sie richten die Route ein
Sie legen fest, wer freigeben muss, nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder Abteilung. Eine Route umfasst maximal fünf Stufen. Je Verwaltung können Sie eine Standardroute festlegen, sodass nicht bei jeder Rechnung jemand wählen muss.
2. Die Rechnung wird vorbereitet
Bevor jemand freigibt, ist die Rechnung bereits ausgelesen und je Zeile mit Sachkonto und Steuerschlüssel vorbereitet. Der Freigebende beurteilt also einen fertigen Vorschlag und nicht ein rohes PDF.
3. Ihre Kollegen geben frei
Im Portal oder in der mobilen App, mit dem Dokument daneben. Wer an der Reihe ist, bekommt eine Benachrichtigung, und bei Bedarf folgt eine Erinnerung. Jede Zustimmung landet im Audit-Trail, samt Zeitpunkt.
4. Erst danach geht die Buchung raus
In der Standardeinstellung erreicht eine Rechnung Ihre Buchhaltungssoftware erst nach der Freigabe. Wo Ihr Paket es unterstützt, können Sie stattdessen früher buchen und die Rechnung für die Zahlung sperren, bis die Route durchlaufen ist.
Routen, die zu Ihrer Prokura passen
Wer was freigeben darf, steht in Ihrer Organisation längst fest. Die Freigaberoute bildet das ab, statt dass jemand jede Rechnung von Hand an die richtige Person weiterleitet.
- Bis zu fünf Stufen hintereinander, oder mehrere Personen parallel
- Auch eine Variante, bei der einer von zwei Geschäftsführern genügt
- Standardroute je Verwaltung, mit Abweichung wo nötig
Sie sehen, wo jede Rechnung liegt
Die Frage am Monatsende ist selten, ob eine Rechnung angekommen ist. Sie ist, bei wem sie liegt. Im Überblick sehen Sie je Rechnung, welche Stufe erreicht ist und wer noch dran ist.
- Status je Rechnung, ohne nachzufragen
- Keine Rechnung, die in einem persönlichen Postfach hängen bleibt
- Audit-Trail mit Person und Zeitpunkt je Schritt
Erinnerungen statt Nachfragen
Eine Rechnung bleibt meistens nicht liegen, weil jemand nicht freigeben will, sondern weil sie untergeht. Deshalb erinnert TriFact365 die zuständige Person selbst, nach Ihrem eigenen Zeitplan.
- Benachrichtigung auf dem Telefon, Freigabe direkt in der App
- Sie bestimmen, wann E-Mail-Erinnerungen rausgehen
- Weniger Mahnungen von Lieferanten, weil weniger Rechnungen überfällig werden
Häufig gestellte Fragen
Die Prüfung betrifft den Inhalt: stimmen Beträge, Steuersätze, Zeilen und Lieferant. Die Freigabe betrifft die Route: wer gibt in welcher Reihenfolge sein Okay. In TriFact365 laufen beide in einem Ablauf, und der Freigebende sieht den geprüften Vorschlag mit dem Dokument daneben.
Ja. Sie können festlegen, dass die Zustimmung einer von zwei Personen genügt, zum Beispiel eines der beiden Geschäftsführer. Ebenso können Sie eine feste Reihenfolge erzwingen, etwa erst die Abteilungsleitung und danach die Geschäftsführung.
Eine Route umfasst maximal fünf Stufen. Das reicht in der Praxis auch für Organisationen mit einer mehrstufigen Prokura, weil Sie je Stufe mehrere Personen hinterlegen können.
Sie legen je Verwaltung eine Standardroute fest, die direkt nach dem Eingang startet. Wollen Sie mehr Spielraum, startet die Route erst, nachdem eine Person aus der Buchhaltung die Rechnung gesichtet und zugeordnet hat.
In der Standardeinstellung nicht: die Rechnung geht erst nach der Freigabe raus. Wo Ihr Paket es unterstützt, können Sie umgekehrt arbeiten und die Rechnung zahlungsgesperrt einbuchen, damit die offenen Posten aktuell bleiben.
Eine Freigaberoute können Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege durchlaufen. Die übrigen Dokumentarten im Dokumenten-Hub werden erfasst und abgelegt, durchlaufen aber keine Route.
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