De zomervakantie staat weer voor de deur. Dat betekent dat sommige collega’s en/of klanten afwezig zullen zijn. De facturen blijven natuurlijk binnenkomen en moeten nog steeds worden geboekt en goedgekeurd. In deze blog leggen we uit hoe je eenvoudig kunt voorkomen dat facturen lang moeten wachten op goedkeuring omdat één van je collega’s of klanten op vakantie is. Digitaal facturen goedkeuren, óók dat is de kracht van TriFact365.
Autorisatie- en/of procuratieschema’s aanpassen
Het goedkeuren van facturen verloopt via de autorisatie- en procuratieschema’s. Wanneer een collega of klant op vakantie gaat, is het zaak dat het schema tijdig wordt aangepast. Hieronder geven we een voorbeeld van een autorisatieschema dat aangepast moet worden.
Hierboven zie je dat Kristian en Mayke facturen goedkeuren. Stel dat Mayke op vakantie gaat. In deze situatie blijven alle facturen bij Mayke hangen totdat zij terug is van vakantie. Dat is natuurlijk niet wenselijk.
Om dit op te lossen dient er tijdelijk een extra gebruiker toegevoegd te worden aan dit schema. Mayke dient nu gekenmerkt te worden als optioneel in het schema in plaats van verplicht. Daarnaast wordt er een derde gebruiker aan het schema toegevoegd, Martijn. Hij wordt op hetzelfde niveau geplaatst als Mayke en wordt ook gekenmerkt als optioneel. Zie het schema hieronder.
Hoe gaat het goedkeuren van de facturen nu in zijn werk? Kristian keurt als eerste de facturen goed, daarna worden de facturen doorgestuurd naar niveau 2. Mayke en Martijn kunnen nu allebei de facturen goedkeuren. Doordat beide gebruikers als optioneel zijn gekenmerkt, is één gebruiker die goedkeurt voldoende om de factuur door te zetten. Martijn kan Mayke dus vervangen als autorisator in de tijd dat Mayke op vakantie is.
Op deze manier zorg je dat de factuurstroom niet ‘vastloopt’ doordat een collega of klant op vakantie is. Zorg dat je tijdig dit schema aanpast, anders loop je het risico dat er alsnog facturen volgens het oude schema klaar staan wanneer de autorisator op vakantie gaat.
Hoe wijzig ik een goedkeuringsschema? Autorisatieschema wijzigen of Procuratieschema wijzigen
Mijn collega/klant is al op vakantie, maar er staan nog facturen klaar volgens het oude schema. Wat nu?
Je kunt deze facturen eenvoudig opnieuw ter goedkeuring aanbieden volgens het nieuwe schema. Als beheerder van de TriFact365-omgeving kun je via het dashboard naar het Autorisatie-overzicht en/of Procuratie-overzicht gaan. Hier kun je de betreffende facturen aanvinken en het proces stoppen. Vervolgens kun je deze facturen weer opnieuw aanbieden ter goedkeuring.
Meer lezen over facturen autoriseren en procureren.
