Er zijn verschillende rollen en rechten toe te wijzen aan gebruikers.
Gebruikersrollen
Eigenaar
Er is altijd één Eigenaar van het account. Dit is de eindverantwoordelijke voor het abonnement. De Eigenaar kan via een dropdown bij de klantnaam in de blauwe balk zijn Accountgegevens en Factuuroverzicht zien. Daarnaast kan hij/zij via de accountgegevens bijvoorbeeld het factuuradres aanpassen.
Beheerder
De Beheerder mag alle administraties, facturen en instellingen zien. Deze Gebruiker kan vrijwel alles in TriFact365 met uitzondering van het overnemen van autorisatie en procuratie (daartoe moet deze Gebruiker ook separaat in autorisatie- en procuratieschema’s worden opgenomen).
Gebruikersrol toewijzen
De Eigenaar/een Beheerder kan een andere Gebruiker de beheerdersrol toewijzen.
Beheerdersrol toewijzen
Ga naar Instellingen (tandwiel) rechtsboven in en klik op Gebruikers en klik vervolgens op (•••) > Bewerken op de regel van de betreffende Gebruiker. Vink het vakje naast Beheerder aan.
De Eigenaar kan zijn eigen rol overdragen aan een andere Gebruiker.
Eigenaar veranderen
Ga naar Instellingen (tandwiel) rechtsboven in en klik op Gebruikers en klik vervolgens op (•••) > Bewerken op de regel van de betreffende Gebruiker. Klik op Eigenaar maken en vervolgens op Overdragen.
Gebruikersrechten
Toevoegen
Bedoeld voor de Gebruiker die documenten aan TriFact365 mag toevoegen via de functie Upload (te raadplegen via het Menu, het Dashboard en de mobiele app).
Autorisatie
Bedoeld voor de Gebruiker die documenten mag goedkeuren via de functie Autorisatie (te raadplegen via het Dashboard en de Werkvoorraad).
Controle
Bedoeld voor de Gebruiker die documenten (nadat ze zijn geautoriseerd) mag boeken via de functie Controle (te raadplegen via het Dashboard en de Werkvoorraad).
Stamgegevens
Bedoeld voor de Gebruiker die al controlerechten heeft maar die ook de stamgegevens (leveranciers/klanten) mag bewerken of aanmaken (te raadplegen via Controleren).
Procuratie
Bedoeld voor de Gebruiker die documenten (nadat ze zijn gecontroleerd) mag goedkeuren via de functie Procuratie (te raadplegen via het Dashboard en de Werkvoorraad).
Archief
Door het recht Archief toe te wijzen aan een Gebruiker kan deze het complete Archief zien binnen de administratie(s) waar deze Gebruiker toegang tot heeft.
Verwijderen
Bedoeld voor Gebruikers die alle facturen in de werkvoorraad mogen zien en die deze mogen verwijderen. Dit is een nuttige functie voor Gebruikers die niet de beheerdersrechten mogen hebben, maar wel mogen verwijderen.
Mailbox
Met dit recht krijgen Gebruikers toegang tot de Mailbox in TriFact365 voor de toegewezen administraties. Hier kunnen ze zien welke e-mails zijn binnengekomen en of alle bijlagen verwerkt zijn.
Onder de instellingen kunnen meerdere functies aan of uit worden gezet. Hiermee kan een eigen werkstroom worden ingericht door de Beheerder. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen voor autorisatie voor de controle óf autorisatie (wij noemen dat procuratie) na de controle. Natuurlijk is het ook mogelijk om beide aan te zetten. Vooral bij grotere organisaties worden deze functiescheidingen veel toegepast.