Gebruikersrollen en gebruikersrechten

Er zijn verschillende rollen en rechten toe te wijzen aan gebruikers.

Gebruikersrollen

Eigenaar

Er is altijd één eigenaar van het account. Dit is de eindverantwoordelijke voor het abonnement. De eigenaar kan via een dropdown bij de klantnaam in de blauwe balk zijn accountgegevens en factuuroverzicht zien. Daarnaast kan hij via de accountgegevens bijvoorbeeld het factuuradres aanpassen.

Beheerder

De beheerder mag alle administraties, facturen en instellingen zien. Deze gebruiker kan vrijwel alles in TriFact365 met uitzondering van overnemen van autorisatie en procuratie (daartoe moet deze gebruiker ook separaat in autorisatie- en procuratieschema’s worden opgenomen).

Gebruikersrol toewijzen

De eigenaar/een beheerder kan een andere gebruiker de beheerdersrol toewijzen.

Beheerdersrol toewijzen

Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker. Vink het vakje naast ‘Beheerder’ aan. 
De eigenaar kan zijn eigen rol overdragen aan een andere gebruiker.

Eigenaar veranderen

Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker. Selecteer ‘Eigenaar maken’.

Gebruikersrechten

Toevoegen

Bedoeld voor de gebruiker die documenten aan TriFact365 mag toevoegen via de functie “Upload” (te raadplegen via het menu, het dashboard en de mobiele app).

Autorisatie

Bedoeld voor de gebruiker die documenten mag goedkeuren via de functie “Autorisatie” (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).

Controle

Bedoeld voor de gebruiker die documenten (nadat ze zijn geautoriseerd) mag boeken via de functie “Controle” (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).

Stamgegevens

Bedoeld voor de gebruiker die al controlerechten heeft maar die ook de stamgegevens (debiteuren/crediteuren) mag bewerken of aanmaken (te raadplegen via “Controleren”).

Procuratie

Bedoeld voor de gebruiker die documenten (nadat ze zijn gecontroleerd) mag goedkeuren via de functie “Procuratie” (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).

Archief

Door het recht Archief toe te voegen aan een gebruiker kan deze het complete archief zien binnen de administratie(s) waar deze gebruiker toegang tot heeft.

Verwijderen

Bedoeld voor gebruikers die alle facturen in de werkvoorraad mogen zien en die deze mogen verwijderen. Dit is een nuttige functie voor gebruikers die niet de beheerdersrechten mogen hebben, maar wel mogen verwijderen.

Mailbox

Met dit recht krijgen gebruikers toegang tot de Mailbox in TriFact365 voor de toegewezen administraties. Hier kunnen ze zien welke e-mails zijn binnengekomen en of alle bijlagen verwerkt zijn.

Onder de instellingen kunnen meerdere functies aan of uit worden gezet. Hiermee kan een eigen werkstroom worden ingericht door de beheerder. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen voor autorisatie voor de controle óf autorisatie (wij noemen dat procuratie) na de controle. Natuurlijk is het ook mogelijk om beide aan te zetten. Vooral bij grotere organisaties worden deze functiescheidingen veel toegepast.