Beginnen met TriFact365

Bekijk bovenstaand filmpje en ontdek in slechts twee minuten de basiswerking van TriFact365, van het uploaden van een document tot een boeking in het boekhoudpakket.

Voor je begint kun je een aantal zaken controleren om zorg te dragen voor een juiste werking van TriFact365. Bekijk hier de systeemeisen.

1. Koppelen met een boekhoudpakket

Wanneer je voor de eerste keer inlogt, krijg je een scherm met het verzoek een koppeling te leggen met jouw boekhoudpakket. Klik op één van de links hieronder voor de instructies per boekhoudpakket.

2. Administratie toevoegen

Nadat je een koppeling hebt gelegd, kom je automatisch terecht bij ‘Administratie toevoegen’. Hier kun je jouw administratie(s) toevoegen aan je TriFact365-omgeving waarna je kunt beginnen met het uploaden en verwerken van facturen. Lees hier meer informatie over het toevoegen van administraties.

3. Dashboard

Nadat de eerste administratie is toegevoegd, kom je terecht in het Dashboard. Hier kun je een instructietour starten via het vraagteken rechtsboven. Deze geeft uitleg geeft over de verschillende functies in het Dashboard. Deze tour kun je ook starten in andere schermen.

Ieder scherm bevat een menu met toegang tot de volgende functies:

Dashboard – Upload – Werkvoorraad – Archief
Accountnaam (Accountgegevens – Factuuroverzicht)
Gebruikersnaam (Wachtwoord wijzigen – Taal wijzigen – Uitloggen)
Tandwiel (Instellingen)
Vraagteken (Supportpagina – Instructietour)

5. Gebruikers toevoegen

Voeg extra gebruikers toe als er personen zijn die facturen moeten uploaden, controleren en/of goedkeuren. Nadat je de gebruiker hebt toegevoegd, kun je specifieke gebruikersrollen en -rechten toekennen aan deze gebruikers. Ook kun je per gebruiker bepalen tot welke administratie(s) hij/zij toegang heeft.

6. Facturen aanleveren en uploaden

Het uploaden van inkoop- en verkoopfacturen (PDF/UBL) kan eenvoudig worden gedaan in de portal en via de e-mail. Bonnetjes kun je fotograferen en uploaden met de mobiele app. Nadat de facturen en bonnetjes geüpload zijn, komen ze automatisch in de werkstroom van TriFact365 terecht.

TIP! Laat je facturen via e-mail automatisch doorsturen naar TriFact365.

7. Boekingsvoorstel controleren

Nadat facturen en bonnetjes zijn geüpload, komen deze automatisch op de stap ‘Controleren’ terecht. Hier kun je het boekingsvoorstel controleren en verzenden naar het boekhoudpakket.
Een aantal handige functies tijdens het controleren van boekingsvoorstellen:

8. Facturen en boekingsvoorstellen goedkeuren

Optioneel is het mogelijk om werkstromen in te richten voor het goedkeuren van facturen en boekingsvoorstellen. Er zijn twee opties mogelijk:

Autoriseren gebeurt vóór het controleren van de factuur. Bij autoriseren keur je de factuur goed of af meteen nadat hij in de werkstroom van TriFact365 terechtkomt.
Lees meer over autoriseren:

Procureren gebeurt ná het controleren van de factuur. Bij procureren keur je het uiteindelijke boekingsvoorstel van deze factuur goed of af. Hierna komt de boeking in het boekhoudpakket terecht. Lees meer over procureren:

9. E-mailherinneringen instellen

Er bestaat in TriFact365 de mogelijkheid om autorisators en procurators e-mailherinneringen te versturen zodra er facturen voor hun klaar staan in TriFact365. De beheerder kan hiermee veilig stellen dat facturen tijdig worden verwerkt.

10. Facturen (de)blokkeren voor betaling

Als je procuratiewerkstromen hebt ingesteld, kun je er ook voor kiezen om boekingen alvast in te boeken vóór procuratie. Afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee je werkt worden de facturen ook geblokkeerd voor betaling. Wanneer de factuur is goedgekeurd, zal deze in het boekhoudpakket weer vrijgegeven worden voor betaling.