Bekijk bovenstaand filmpje en ontdek in slechts twee minuten de basiswerking van TriFact365, van het uploaden van een document tot een boeking in het boekhoudpakket.
Voor je begint kun je een aantal zaken controleren om zorg te dragen voor een juiste werking van TriFact365. Bekijk hier de systeemeisen.
1. Koppelen met een boekhoudpakket
Wanneer je voor de eerste keer inlogt, krijg je een scherm met het verzoek een koppeling te leggen met jouw boekhoudpakket. Klik op één van de links hieronder voor de instructies per boekhoudpakket.
- Koppelen met AccountView
- Koppelen met AFAS
- Koppelen met Exact Online
- Koppelen met iMUIS Online
- Koppelen met King Anywhere
- Koppelen met King Business Software
- Koppelen met SnelStart
- Koppelen met Twinfield
- Koppelen met Unit4 Multivers
- Koppelen met Visma eAccounting
2. Administratie toevoegen
Nadat je een koppeling hebt gelegd, kom je automatisch terecht bij ‘Administratie toevoegen’. Hier kun je jouw administratie(s) toevoegen aan je TriFact365-omgeving waarna je kunt beginnen met het uploaden en verwerken van facturen. Lees hier meer informatie over het toevoegen van administraties.
3. Dashboard
Nadat de eerste administratie is toegevoegd, kom je terecht in het Dashboard. Hier kun je een instructietour starten via het vraagteken rechtsboven. Deze geeft uitleg geeft over de verschillende functies in het Dashboard. Deze tour kun je ook starten in andere schermen.
4. Menu
Ieder scherm bevat een menu met toegang tot de volgende functies:
- Dashboard – Upload – Werkvoorraad – Archief
- Accountnaam (Accountgegevens – Factuuroverzicht)
- Gebruikersnaam (BETA-functies – Persoonlijke instellingen – Uitloggen)
- Tandwiel (Instellingen)
- Vraagteken (Supportpagina – Instructietour)
5. Gebruikers toevoegen
Voeg extra gebruikers toe als er personen zijn die facturen moeten uploaden, controleren en/of goedkeuren. Nadat je de gebruiker hebt toegevoegd, kun je specifieke gebruikersrollen en -rechten toekennen aan deze gebruikers. Ook kun je per gebruiker bepalen tot welke administratie(s) hij/zij toegang heeft.
6. Facturen aanleveren en uploaden
Het uploaden van inkoop- en verkoopfacturen (PDF/UBL) kan eenvoudig worden gedaan in de portal en via de e-mail. Bonnetjes kun je fotograferen en uploaden met de mobiele app. Nadat de facturen en bonnetjes geüpload zijn, komen ze automatisch in de werkstroom van TriFact365 terecht.
TriFact365 accepteert de volgende type bestanden:
- Afbeeldingen (.bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff)
- Excel- en Wordbestanden (.doc, .docx, . xls, .xslx)
- .pdf / .xml
TIP! Laat je facturen via e-mail automatisch doorsturen naar TriFact365.
7. Bonnetjes uploaden met de mobiele app
Voor het fotograferen en uploaden van bonnetjes is er een mobiele app beschikbaar (Android / iOS).
Geef gebruikers toegang tot de mobiele app door ze het recht 'Toevoegen' toe te kennen via de gebruikersrechten. In de app log je in met dezelfde gebruikersgegevens als in de portal. Bekijk hieronder een aantal handige links met betrekking tot de mobiele app:
8. Boekingsvoorstel controleren
Nadat facturen en bonnetjes zijn geüpload, komen deze automatisch op de stap ‘Controleren’ terecht. Hier kun je het boekingsvoorstel controleren en verzenden naar het boekhoudpakket.
Een aantal handige functies tijdens het controleren van boekingsvoorstellen:
- Automatisch voorstel voor het aanmaken van nieuwe relaties
- Automatische controle op dubbele facturen
- BTW-calculator
- Creditfacturen verwerken
- Sneltoetsen
- Rekenfunctie voor bedragen
- Stamgegevens bijwerken
- Kosten en opbrengsten spreiden (transitorisch boeken)
- Vreemde valuta
- Weergaveopties voor het aan- en uitzetten van (extra) dimensies
9. Facturen en boekingsvoorstellen goedkeuren
Optioneel is het mogelijk om werkstromen in te richten voor het goedkeuren van facturen en boekingsvoorstellen. Er zijn twee opties mogelijk:
Autoriseren gebeurt vóór het controleren van de factuur. Bij autoriseren keur je de factuur goed of af meteen nadat hij in de werkstroom van TriFact365 terechtkomt.
Lees meer over autoriseren:
Procureren gebeurt ná het controleren van de factuur. Bij procureren keur je het uiteindelijke boekingsvoorstel van deze factuur goed of af. Hierna komt de boeking in het boekhoudpakket terecht. Lees meer over procureren:
10. E-mailherinneringen instellen
Er bestaat in TriFact365 de mogelijkheid om autorisators en procurators e-mailherinneringen te versturen zodra er facturen voor hun klaar staan in TriFact365. De beheerder kan hiermee veilig stellen dat facturen tijdig worden verwerkt.
11. Facturen (de)blokkeren voor betaling
Als je procuratiewerkstromen hebt ingesteld, kun je er ook voor kiezen om boekingen alvast in te boeken vóór procuratie. Afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee je werkt worden de facturen ook geblokkeerd voor betaling. Wanneer de factuur is goedgekeurd, zal deze in het boekhoudpakket weer vrijgegeven worden voor betaling.
- (De)blokkeren voor betaling met AccountView
- (De)blokkeren voor betaling met AFAS
- (De)blokkeren voor betaling met Exact Online
- (De)blokkeren voor betaling met iMUIS Online
- (De)blokkeren voor betaling met Twinfield
- (De)blokkeren voor betaling met Unit4 Multivers
12. Administratie-instellingen
Aanvullend zijn er verschillende administratie-instellingen beschikbaar die het verwerken van facturen nog sneller en eenvoudiger maken.
Uploadinstellingen
Boekingsinstellingen
- Audit trail meesturen met de boeking
- Automatische regelherkenning (BETA)
- Factuurnummer is boekingsnummer bij inkoopfacturen
- Factuurnummer is boekingsnummer bij verkoopfacturen
- Standaard betalingsreferentie voor inkoop- en verkoopfacturen
- Standaard omschrijving voor inkoop- en verkoopfacturen
- Standaard dagboek voor inkoop- en verkoopfacturen
- Dossiernummers voor inkoop- en verkoopfacturen (AFAS)
- Vrijgesteld van BTW
Procuratie-instellingen