Bij het inrichten van een procuratieschema zijn verschillende opties mogelijk. Dit is natuurlijk afhankelijk van de route die een factuur moet afleggen en kan binnen iedere organisatie verschillen.
Niveau
Met het niveau geef je aan in welke volgorde geprocureerd moet worden. Niveau 1 procureert als eerste en hierna moet niveau 2 procureren. Wanneer volgorde niet relevant is en parallel aan elkaar geprocureerd mag worden, kun je alle procurators op hetzelfde niveau plaatsen.
Verplicht/optioneel
Per procurator dien je aan te geven of deze optioneel of verplicht moet procureren. Verplicht betekent dat deze persoon altijd moet procureren binnen dit schema. Optioneel is alleen relevant wanneer minimaal één andere gebruiker ook als optioneel is ingesteld op hetzelfde niveau. Eén van deze procurators dient dan de factuur te procureren, maar het maakt niet uit wie.
Praktijksituatie 1 – Eén procurator
Eén persoon dient de factuur goed te keuren. Het schema dient er als volgt uit te zien:
Praktijksituatie 2 – Meerdere procurators na elkaar
Procurator A dient de factuur eerst goed te keuren, waarna Procurator B de factuur ook moet goedkeuren. Het schema dient er als volgt uit te zien:
Praktijksituatie 3 – Meerdere procurators parallel aan elkaar
Er zijn meerdere procurators die mogen goedkeuren, maar één goedkeuring is voldoende.
Het schema dient er als volgt uit te zien:
Aan de rechterkant van het schema kunnen de administraties worden geselecteerd waarop dit schema van toepassing is. In de voorbeelden hierboven is één administratie geselecteerd, maar dit kunnen meerdere zijn.
Ben je niet helemaal zeker hoe je het procuratieschema dient in te richten? Neem dan even contact op met onze supportafdeling. We helpen graag bij de inrichting.