In de zakelijke wereld komt de term proforma regelmatig voorbij, vooral in de administratie, boekhouding en verkoopprocessen. Maar wat is een proforma precies, wanneer gebruik je het, en hoe zorg je ervoor dat je dit proces efficiënt organiseert?
Wat is een proforma?
Een proforma is een voorlopige of niet-bindende factuur die opgesteld wordt vóór de daadwerkelijke levering van producten of diensten. Het is bedoeld om de klant op voorhand inzicht te geven in de verwachte kosten, zonder dat er al sprake is van een officiële facturatie. Je kunt het zien als een offerte in factuurvorm.
Proforma-documenten worden vaak gebruikt:
- Bij internationale handel, om inklaringsprocedures eenvoudiger te maken.
- In offertesystemen, als tussenstap richting een echte factuur.
- Om vooraf akkoord te vragen op een prijsopgave.
- Wanneer klanten een vooruitbetaling moeten doen.
Wat is het verschil met een echte factuur?
Hoewel een proforma lijkt op een reguliere factuur, zijn er een paar belangrijke verschillen:
- Een proforma is géén officieel boekhoudkundig document.
- Er is nog geen sprake van een betalingsverplichting.
- Er is geen btw-afdracht vereist (de btw kan wel vermeld worden, maar hoeft niet in de administratie verwerkt te worden).
Proforma in de praktijk: efficiënt werken met Trifact365
Het opstellen van een proforma kan een terugkerende taak zijn, vooral binnen organisaties die veel met offertes of internationale klanten werken. Om dit proces te stroomlijnen, gebruiken steeds meer bedrijven digitale tools. TriFact365 is hiervoor nog niet geschikt.
Als een definitieve factuur ontvangen wordt kan TriFact365, dankzij de integratie met bestaande boekhoud- of ERP-systemen, helpen bij het verminderen van handmatige handelingen, fouten en vertragingen. Zo houd je tijd over voor waar het echt om draait: je klanten en je kernactiviteiten.
