Exact noemt scan- en herkenoplossingen als mede verantwoordelijk voor de snelle ontwikkeling van het No hands accounting principe. Hierbij staat het elimineren van handmatig werk in het boekhoudproces centraal. In dit artikel wordt duidelijk hoe TriFact365 een stukje no hands accounting vervult en hoe wordt ingespeeld op de wens van accountant en ondernemer om snel en eenvoudig facturen te verwerken.
Er is op het gebied van automatiseren van de factuurstroom nog veel te winnen. Zo blijkt uit onderzoek van Exact dat 80 procent van de inkoopfacturen nog handmatig wordt ingeboekt. Bovendien blijken ondernemers weken achter te lopen bij het bijhouden van de boekhouding.
De wens voor het no hands accounting (boeken zonder handen) is daarom terug te vinden bij zowel ondernemers als accountants. Ondernemers willen het liefst zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan boekhouden om zo hun tijd aan zaken te kunnen besteden waar ze goed in zijn. Een ondernemer kan ervoor kiezen zelf grip op het factuurverwerkingsproces te blijven houden, waarbij de accountants slechts een periodieke controlefunctie uitvoert, óf de ondernemer kan dit werk in zijn geheel uitbesteden aan de accountant. In dat geval gebruikt de accountant een scan- en herkenoplossing als ondersteuning voor zijn of haar primaire proces. Facturen worden zo snel en correct geboekt, waardoor de accountant tijd overhoudt voor de adviesfunctie naar de ondernemer toe.
Het automatiseren van de factuurverwerking begint al bij de aanlevering van facturen. In TriFact365 krijgt elke administratie een uniek e-mailadres waar de facturen naartoe gemaild kunnen worden. Zo kan door middel van het automatisch doorsturen van e-mails de aanlevering van facturen eenvoudig worden gestroomlijnd, de eerste stap in no hands accounting. Wij adviseren altijd om een e-mailbox tussen de leverancier en de administratie in TriFact365 te zetten. Zo houd je zelf het overzicht en de mogelijkheid tot volledigheidscontrole. Daarnaast is het door het instellen van regels in deze mailbox zelfs mogelijk om facturen van leverancier A standaard naar administratie A door te mailen, terwijl facturen van leverancier B standaard naar administratie B doorgaan.
Wanneer de factuur eenmaal is aangekomen in de TriFact365-omgeving, kan deze nagenoeg automatisch en realtime worden ingeboekt in het boekhoudpakket. Door de opkomst van UBL-facturen kan door TriFact365 een 100% herkenning gegarandeerd worden, waardoor de factuurverwerking nog sneller kan gaan. Wanneer gebruik gemaakt wordt van fiatteren voor of na het boekingsvoorstel, kunnen automatische e-mailherinneringen helpen om gebruikers tijdig facturen te laten fiatteren. Handmatige herinneringen zijn daardoor niet meer nodig.
