UBL of PDF: Een vergelijking

Er zijn meerdere mogelijkheden om digitale facturen te formatteren en te verwerken. Daarbij zijn grote verschillen te onderscheiden. In dit blog ligt de focus op de verschillen tussen UBL of PDF. Zonder te oordelen wat goed of fout is, wordt uiteengezet wat deze verschillen precies inhouden, wat sterke of zwakke punten kunnen zijn en wat dit kan betekenen voor de digitale factuurverwerking.

PDF en UBL worden beschouwd als concullega’s, terwijl er afgevraagd kan worden of ze wel te vergelijken zijn met elkaar. PDF geeft een visueel voorbeeld van het document, terwijl UBL dit codeert. Hierdoor is PDF meer inzichtelijk, maar UBL beter beschermd. Een UBL-code kan namelijk alleen gelezen worden door speciale software en is speciaal ontworpen voor het communiceren van facturen. Daarom wordt een UBL-factuur vaak vergezeld met een PDF-factuur. UBL communiceert van machine naar machine wat snel en efficiënt is en bovendien minder foutgevoelig. Het nadeel van PDF is dat 100% herkenning door de boekhoud- of scan- en herkensoftware lang niet altijd mogelijk is. UBL-facturen garanderen 100% herkenning van factuurelementen, zoals het bedrag, de BTW-code, maar ook het KvK-nummer en bankrekeningnummer van de leverancier en crediteur.

Steeds meer boekhoud- en aanverwante software implementeren mogelijkheden om UBL-facturen aan te maken, te versturen en te verwerken. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat UBL nu ook in Nederland steeds meer wordt gebruikt en tot aantoonbare besparing leidt. De PDF-facturen zijn echter nog niet verdwenen. De doorsnee consument heeft geen voordeel bij een UBL-factuur, omdat hij niet in het bezit is van de juiste software. De consument wenst een inzichtelijke factuur en heeft daardoor voorkeur voor PDF. Als gevolg werken veel eenmanszaken en MKB meer met PDF-facturen dan UBL-facturen. De twee systemen spelen dus verschillend in op de behoefte aan duidelijke financiële communicatie.

UBL-standaard
UBL kent de volgende versies: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) en de opvolger 2.1 (2013). In de praktijk worden UBL 2.0 en 2.1 gebruikt. De verschillen tussen UBL 2.0 en 2.1 zijn voor wat betreft de standaardfactuur minimaal. Versie 2.1 is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. De Nederlandse overheid gebruikt UBL als standaard voor digitale facturatie, echter hanteren zij wel een eigen variant: UBL-OHNL. Zo zijn er meer landen en bedrijven met verschillende wensen wat uiteindelijk leidt tot verschillende varianten. Dit kan nadelig zijn doordat het niet duidelijk is wat er precies op de factuur staat en wat er vervolgens kan worden overgenomen door de software.

De accountant
Als gevolg heeft de accountant twee soorten facturen die verwerkt moeten worden: UBL en PDF. Scan- en herkenoplossingen spelen hier slim op in door software aan te bieden die het boeken van digitale facturen gemakkelijker maakt. Tot nu toe ligt de focus vooral op het verwerken van PDF facturen, maar de vraag naar UBL verwerking neemt toe. De Scan en Herken van TriFact365 heeft zich aangepast naar deze vraag verwerkt naast PDF-facturen ook UBL-facturen. Zo kan de ondernemer factureren met het systeem dat het beste bij hem of haar past en ondervindt de accountant geen problemen bij het verwerken van de facturen.

Misschien vind je dit ook interessant

Bekijk meer artikelen