Facturen automatisch verwerken betekent dat software je facturen uitleest en er een boekingsvoorstel van maakt, zodat je niets meer hoeft over te typen. De technologie hierachter heet scan en herken: die bespaart tijd, vermindert fouten en geeft je sneller inzicht in je administratie. In dit artikel lees je wat scan en herken is, hoe het proces werkt, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten.
Inhoudsopgave
Wat is scan en herken?
Scan en herken is software die papieren of digitale facturen omzet in gestructureerde data. Het combineert OCR (Optical Character Recognition) met zelflerende AI, zodat ook afwijkende lay-outs templatevrij worden herkend. Denk aan gegevens zoals:
- factuurnummer en datum;
- bedragen (inclusief btw);
- leveranciersgegevens en IBAN;
- artikelregels.
De software leest de factuur automatisch uit, zonder dat je die gegevens handmatig hoeft over te typen.
Hoe werkt het proces?
- Scannen of uploaden: papieren facturen scan je in, digitale facturen (zoals pdf’s) worden direct ingelezen.
- Herkenning: de software leest de tekst en gegevens van het document.
- Data-extractie: velden zoals leverancier, datum, totaalbedrag en btw worden herkend, ook bij afwijkende lay-outs dankzij zelflerende AI.
- Validatie en controle: de herkende data wordt gecontroleerd; onduidelijkheden worden gemarkeerd zodat je ze eenvoudig nakijkt.
- Boekingsvoorstel: op basis van de gegevens maakt de software een boekingsvoorstel; na jouw akkoord gaat de boeking naar je boekhoudpakket.
- Opslaan en archiveren: de factuur wordt veilig digitaal bewaard, gekoppeld aan het juiste dossier.
Voordelen van scan en herken
- Tijdbesparing: minder handmatig invoerwerk.
- Minder fouten: automatische herkenning vermindert tikfouten.
- Sneller inzicht: inkomende facturen worden vlot verwerkt.
- Compliance: digitaal archiveren voldoet aan de wettelijke factuureisen en bewaarplicht.
- Kostenbesparing: je administratie werkt efficiënter.
Waar moet je op letten?
- Kwaliteit van de herkenning: kan de software omgaan met verschillende formaten en lay-outs?
- Integratie: kies een oplossing die naadloos koppelt met je boekhoudpakket (zoals Exact Online, AFAS of Twinfield).
- Gebruiksgemak: is de interface prettig voor jou en je team?
- Kosten: sommige systemen rekenen per factuur, andere met een abonnement.
Tip: start klein en schaal op
Heb je nog geen ervaring met scan en herken, begin dan met een paar leveranciersfacturen. Test hoe goed de software herkent, corrigeer waar nodig en breid daarna uit naar grotere aantallen of andere documenten zoals bonnetjes en inkooporders. Zo breng je het automatisch verwerken van facturen stap voor stap naar een hoger niveau: minder werk, minder fouten en meer grip. Verdiep je verder in het automatiseren van je factuurverwerking en in het verwerken van inkomende facturen. Wil je het in de praktijk zien? Bekijk scan en herken en de factuurverwerking van TriFact365.
Veelgestelde vragen over facturen automatisch verwerken
Facturen worden gescand of geüpload, waarna scan- en herkensoftware de gegevens automatisch uitleest en er een boekingsvoorstel van maakt. Na jouw controle komt de boeking in je boekhoudpakket.
OCR zet tekst op een document om in leesbare data. Scan en herken gaat verder: het herkent ook wélke gegevens het zijn (factuurnummer, bedrag, btw) en gebruikt zelflerende AI, zodat ook afwijkende lay-outs templatevrij worden herkend.
Ja. Inkomende facturen via e-mail, portaal of app worden gedigitaliseerd, automatisch herkend en verwerkt. Zo beheer je binnenkomende facturen centraal, zonder handmatig overtypen.
Touchless factuurverwerking betekent dat een factuur volledig automatisch wordt verwerkt en geboekt, zonder handmatige tussenkomst. Alleen uitzonderingen worden nog door een mens gecontroleerd.
Met de meeste gangbare pakketten, zoals Exact Online, AFAS en Twinfield. TriFact365 koppelt met deze en andere boekhoudpakketten, zodat facturen na controle automatisch worden doorgeboekt.
Tot slot
Facturen automatisch verwerken is in een tijd van digitalisering bijna niet meer weg te denken. Met scan en herken werk je sneller, maak je minder fouten en houd je meer grip op je financiën, en de investering in een goede oplossing betaalt zich meestal snel terug.
