Facturen handmatig verwerken kost veel tijd en is foutgevoelig. Gelukkig is er een slimme oplossing om facturen automatisch verwerken: scan en herken. Deze technologie automatiseert het uitlezen van facturen, waardoor bedrijven tijd besparen, fouten verminderen en sneller inzicht krijgen in hun financiële administratie.
Maar hoe werkt scan en herken precies? En hoe kun je er zelf mee aan de slag? In deze blog leggen we het uit.
Wat is scan en herken?
Scan en herken (ook wel “OCR” of “Optical Character Recognition”) is software die papieren of digitale facturen omzet in gestructureerde data. Denk bijvoorbeeld aan:
- Factuurnummers
- Datum
- Bedragen (inclusief btw)
- Leveranciersgegevens
- IBAN-nummers
- Artikelregels
De software leest de factuur automatisch uit, zonder dat je deze gegevens handmatig hoeft over te typen.
Hoe werkt het proces?
- Documenten scannen of uploaden
- Papieren facturen worden gescand.
- Digitale facturen (bijvoorbeeld PDF’s) worden direct ingelezen.
- Tekstherkenning (OCR)
- De scan-en-herken software herkent tekst uit het document, zelfs als het handgeschreven is (afhankelijk van de kwaliteit en het systeem).
- Data extractie
- De software herkent belangrijke velden zoals leverancier, factuurdatum, totaalbedrag en btw-specificaties.
- Geavanceerde systemen gebruiken AI of machine learning om ook afwijkende layouts te herkennen.
- Validatie en controle
- De herkende data wordt gecontroleerd op juistheid.
- Eventuele onduidelijkheden worden gemarkeerd zodat je die eenvoudig kunt nakijken.
- Boekingsvoorstel maken
- De gegevens kunnen direct worden gekoppeld aan je boekhoudsysteem.
- De software kan vaak zelf een boekingsvoorstel doen op basis van de herkende gegevens.
- Opslaan en archiveren
- De factuur wordt veilig digitaal opgeslagen, vaak gekoppeld aan de juiste administratieve dossiers.
Voordelen van scan en herken
- Tijdbesparing: Minder handmatig invoerwerk.
- Minder fouten: Automatische herkenning vermindert tikfouten.
- Sneller inzicht: Real-time verwerking van inkomende facturen.
- Compliance: Digitaal archiveren voldoet vaak aan wettelijke bewaarplichten.
- Kostenbesparing: Door automatisering kan de administratieafdeling efficiënter werken.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een scan-en-herken oplossing?
- Kwaliteit van de OCR-technologie: Kan de software omgaan met verschillende formaten en lay-outs?
- Integratie met jouw boekhoudsoftware: Kies een oplossing die naadloos samenwerkt met jouw systemen (bijv. Exact, AFAS, Twinfield).
- Gebruiksvriendelijkheid: Is de interface makkelijk te gebruiken voor jou en je team?
- Kosten: Sommige systemen rekenen per factuur, andere werken met een abonnementsmodel.
Tip: Start klein en schaal op
Als je nog geen ervaring hebt met scan en herken, begin dan met een paar leveranciersfacturen. Test hoe goed de software herkent, corrigeer waar nodig en breid daarna uit naar grotere aantallen of naar meer soorten documenten zoals bonnetjes of inkooporders.
Met scan en herken breng je jouw facturen automatisch verwerken naar een hoger niveau: minder werk, minder fouten en meer grip op je financiën. De investering in een goede oplossing betaalt zich vaak snel terug. Zeker in een tijd waarin digitalisering de standaard is, kan je eigenlijk niet meer zonder.
