Bij Beugels Metaal & Techniek ligt de nadruk op de metaalwerkzaamheden. Dit zorgde in het verleden wel eens voor vertraging in de verwerking van hun facturen. Op advies van een consultant koos het bedrijf voor TriFact365 als aanvulling op Snelstart. Zo implementeerden ze eenvoudig een vierogenprincipe.
Maatwerk
Beugels Metaal & Techniek is een veelzijdig metaalbedrijf. Ze richten zich op ontwerp-, productie- als onderhoudswerkzaamheden voor zowel bedrijven als particulieren. Ze werken met verschillende materialen zoals staal, roestvrij staal (RVS) en aluminium. Het bedrijf heeft een sterke lokale aanwezigheid en staat in de gemeenschap bekend om hun betrouwbaarheid en tijdige betalingen.
Administratie
Jannekes rol bestaat voornamelijk uit administratieve taken. Denk hierbij aan het verwerken van salarissen, het maken van urenverantwoording en de facturering. Bij dat laatste kon ze wel wat hulp gebruiken aangezien zij niet elke dag werkzaam is. Hierdoor verliep een snelle verwerking van de facturen soms enige vertraging op. Dat was dan ook een van de belangrijkste redenen om TriFact365 te onderzoeken.
Degene die Snelstart aanraadde, adviseerde ook het gebruik van TriFact365 voor de volledige verwerking van inkoopbonnen, inclusief goedkeuring.
Adviseur
Op aanbeveling van een adviseur heeft Beugels Metaal & Techniek daarop besloten om te beginnen met TriFact365 als aanvulling op Snelstart. Een consultant die in het verleden ook Snelstart had geadviseerd, gaf aan dat TriFact365 een eenvoudige en waardevolle toevoeging kon zijn. Naast de volledige verwerking van facturen en bonnen kan met TriFact365 ook de goedkeuring door verschillende medewerkers worden gedaan.
Vierogenprincipe
In TriFact365 scant de eigenaar van het bedrijf nu of de bestelde materialen inderdaad overeenkomen met wat er is ontvangen en of de bedragen kloppen (het autoriseren). Zodra deze gegevens kloppen, wordt de factuur door Janneke geboekt op de juiste grootboeken en voert zij een algemene controle uit (naam leverancier, factuurnummer en bedragen). Met dit controleproces in twee stappen – wat ook wel het “vierogenprincipe” wordt genoemd – wordt de nauwkeurigheid van de factuurverwerking vergroot, zonder dat er facturen blijven liggen.
