Robotic accounting is het buzzword binnen de accountancy. Wat betekent Robotic accounting en welke rol speelt TriFact365 hierin? Aan de hand van de ervaringen van Kantoor van de Mortel leggen wij dit in dit blog graag uit.
Wat is Robotic accounting?
Als er wordt gesproken over Robotic accounting dan wordt er vaak ook gesproken over Robotic Process Automation. Robotic Process Automation (RPA) betekent zoveel als het vervangen van repeterende en voorspelbare handelingen (bedrijfsprocessen) door automatisering (robots). Criterium hierin is dat er aanvullende software wordt ingezet naast bestaande software.
Wanneer spreken we dan van Robotic accounting? Robotic accounting is gerelateerd aan administratiesystemen en heeft als uitganspunt dat medewerkers en ondernemers worden ontzorgd. Concreet betekent dit dat de handelingen die betrokken zijn bij het voeren van een administratie worden overgenomen door een computer. Denk hierbij aan automatische boekingsvoorstellen op basis van OCR, artificial intelligence en machine learning zoals met TriFact365.
Meer weten over de toekomst van Robotic accounting, lees eens het blog Robotic accounting als space race met 4 voordelen voor accountants.
Over Kantoor van de Mortel
Het begrip Robotic accounting wordt al jaren gebruikt en omarmd door administratie- en accountantskantoren. Zo ook bij Kantoor van de Mortel, een echt Brabants administratiekantoor gevestigd in Deurne. Hans Coppelmans, mede-eigenaar, vertelt over het kantoor:
“Midden jaren negentig is Kantoor van de Mortel ontstaan vanuit een afsplitsing van een grotere organisatie. De passie om de kleine, lokale MKB’er te blijven ondersteunen, en niet mee te gaan in een overname door een internationale organisatie, was hiervoor de reden. Kantoor van de Mortel is gevestigd in Deurne en 10 medewerkers behartigen de belangen van onze klanten, MKB-ondernemers. Het gaat hierbij om het voeren van de administratie, doen van aangiftes, opstellen van jaarrekeningen, voeren van loonadministratie en advisering.”
Eerste stap naar automatisering
Elk administratiekantoor maakt tegenwoordig gebruik van een boekhoudpakket en aanvullende software voor de ondersteuning van haar klanten. In de begin jaren was dit software die op een laptop of computer werd geïnstalleerd. Later kwamen hier server-installaties bij voor het gehele kantoor. Tegenwoordig worden de meeste oplossingen in de cloud aangeboden.
“Rond 2015 hebben wij de eerste stap naar robotic accounting gezet. Wij hebben toen tot 2018 gebruik gemaakt van een on premise scan en herkenoplossing. Dit beviel, maar wij waren opzoek naar een oplossing die in de cloud beschikbaar was. Het was de wens van onze klanten om zelf online facturen te kunnen boeken. Onze keuze is toen, na een onderzoek naar verschillende oplossingen, gevallen op TriFact365. Dit op basis van de gebruiksvriendelijkheid en tarieven. De gebruiksvriendelijkheid komt onder andere naar voren in de eenvoudige manier om met verschillende boekhoudpakketten te koppelen. Of het nu AccountView, SnelStart of Visma eAccounting is wij kunnen TriFact365 hier aan koppelen. Daarnaast houden wij de regie omdat wij voor klanten die zelf de facturen boeken kunnen inspringen wanneer dit nodig is.”
Voordelen van een cloudoplossing
De scan en herkenoplossing van TriFact365 biedt een oplossing voor het volledig online aanleveren en verwerken van facturen en bonnen aan. TriFact365 is continue in beweging met als doel om met onze oplossing kantoren bij te staan in hun ontwikkeling naar robotic accounting. Om dit te bereiken worden er regelmatig nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd. Zo geeft onze oplossing uitgesplitste boekingsregels en worden deze aangevuld met gegevens, denk hierbij aan grootboeken en BTW-codes, die zijn gebaseerd op historische boekingen.
“Automatisch boeken, robotic accounting, de stip op de horizon voor elk administratiekantoor.”
