KlusHeeren begon als een klein klusbedrijf gericht op de particuliere markt. In de loop der jaren heeft het bedrijf een flinke groei doorgemaakt. De belangrijkste redenen voor hun succes zijn het vermogen om zich continu aan te passen aan veranderingen in de markt en het goed kunnen managen van hun groei. Dit laatste is mede te danken aan hun gebruik van TriFact365, een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem, waarmee de productiviteit is verbeterd.
Toenemende aantallen
Op 1 januari 2014 nam Gert Buist samen met een compagnon het bedrijf KlusHeeren over, omdat zij er veel potentie in zagen. De visie was om het concept, toen nog alleen gericht op de regio Amsterdam, landelijk uit te rollen. Na verloop van tijd is ervoor gekozen om de focus te verleggen naar de zakelijke markt in plaats van op de particuliere markt. De groei als gevolg van deze keuzes leidde tot het verwerken van een steeds groter aantal inkoopfacturen.
Het verwerken van facturen is een tijdrovend proces, maar het moet worden gedaan om leveranciers en zzp’ers tijdig te betalen. Gert zag een grote uitdaging in het beheersen van deze groeiende factuurstroom. Om te voorkomen dat de financiële administratie sterk zou moeten groeien, besloot KlusHeeren om hun facturatieproces te digitaliseren met TriFact365.
Veel variatie
KlusHeeren koppelt zakelijke klanten aan gepensioneerde vakmensen. Je kunt hierbij denken aan het inzetten van gepensioneerde vakmensen die werken voor de technische dienst in verschillende hotels. “Er is een groot tekort aan technische vakmensen. Bovendien hebben mensen uit deze doelgroep vaak veel levenservaring en zijn de communicatieve vaardigheden uitstekend. KlusHeeren zorgt ervoor dat ze kunnen doorwerken op een manier die bij hen past. Ze zijn op zoek naar flexibiliteit en werken dan twee of drie dagen per week. Wij zorgen ervoor dat we klanten hebben, die hiermee om kunnen gaan”
Het werken met zzp’ers brengt een grote verscheidenheid aan facturen met zich mee en het verwerken van die verschillende facturen kan een arbeidsintensieve en tijdrovende taak worden. Gert oriënteerde zich online met de vraag in zijn achterhoofd hoe hij deze gevarieerde stroom nou kan digitaliseren. TriFact365 heeft KlusHeeren gelukkig in staat gesteld deze uitdaging het hoofd te kunnen bieden.
Goedkeuringsproces
De eerste stap in dit digitaliseringsproces van de facturenstroom was het aanmaken van een proefaccount bij TriFact365. Zodra het account is ingesteld, kon KlusHeeren hun facturen uploaden en automatisch laten herkennen en verwerken. De volgende stap is het goedkeuren van de facturen. Zodra de facturen zijn geüpload, stuurt TriFact365 ze namelijk ter beoordeling naar de goedkeurder.
“Bij ons gaat op het gebied van het boeken van facturen niets meer fysiek. Die slag hebben wij gemaakt.”
Deze persoon controleert of de factuur klopt, of de diensten of goederen zijn geleverd en of de factuur juist geboekt is. Daarna wordt de factuur goedgekeurd of afgekeurd. TriFact365 stelt KlusHeeren in staat om met een paar klikken facturen goed te keuren, waardoor handmatige goedkeuring overbodig wordt en het proces aanzienlijk wordt versneld. “Bij ons gaat op het gebied van het boeken van facturen niets meer fysiek. Die slag hebben wij gemaakt.”
Nieuwe initiatieven
Over het algemeen heeft TriFact365 het leven van KlusHeeren gemakkelijker gemaakt door hen een geautomatiseerde oplossing voor factuurverwerking te bieden die betrouwbaar en efficiënt is. Dit heeft het bedrijf in staat gesteld om sterk te groeien en ook nieuwe initiatieven te nemen. Gert Buist: “We zijn nu ook gestart met ZilverWerkt. ZilverWerkt doet voor de Horeca wat KlusHeeren doet voor technische mensen. Wij helpen gepensioneerde gastheren en gastvrouwen aan een leuke werkplek in de horeca.”
