Rondslingerende facturen zijn verleden tijd bij SeaMar met TriFact365

Deep Helder: Een schip van SeaMar

SeaMar is een wereldwijd opererende offshore service aanbieder. Sinds 2000 is SeaMar actief op het gebied van het managen van schepen voor derden (Vessel management). In de loop der jaren zijn daar werkzaamheden met betrekking scheepsagentschap en logistiek (Agency & Logistics) en dienstverlening met eigen offshore support- en guardschepen (Schipping en Guard vessels) bij gekomen. Esther Groet, Office & Communication Manager bij SeaMar, vertelt over SeaMar:

“SeaMar biedt verschillende diensten aan in binnen- en buitenland. Zo liggen onze offshore supportschepen momenteel voor de kust van Amerika en Nederland. De schepen en hun bemanning voeren hier werkzaamheden uit voor onder andere de olie- en gasindustrie en de offshore windindustrie. Het werk voor dit soort schepen bestaat bijvoorbeeld uit het inspecteren van de zeebodem, als platform dienen voor duikwerkzaamheden en het uitvoeren van controles en onderhoud. Naast de supportschepen hebben wij ook guardschepen in eigen beheer. Met deze schepen bewaken wij objecten en waterwegen. Vanuit SeaMar bieden wij ook diensten aan derden. Denk hierbij aan het klaren van schepen bij binnenkomst in de haven en het leveren van goederen (Agency & Logistics) of het bemannen en plannen van onderhoud van schepen van derden (Vessel management).”

Van facturen op papier naar digitale facturatie

Doordat SeaMar een verscheidenheid aan diensten aanbiedt zijn er ook verschillende verantwoordelijken en processen. Om zoveel mogelijk één procedure te hanteren en ervoor te zorgen dat er geen facturen worden gemist heeft SeaMar gekozen voor TriFact365. Marion Balkema, CFO bij SeaMar, vertelt over de keuze om te digitaliseren het volgende:

“Wij zijn in 2000 als klein bedrijf begonnen. Alles was toen hanteerbaar. De tijden veranderden en we werden groter en kregen het steeds drukker. Op een gegeven moment kom je dan op het punt dat er een verandering nodig is. Ik zag steeds weer en meer rekeningen op bureaus liggen. Je denkt dan bij jezelf dat kan en moet efficiënter kunnen. Daarbij kwam de Corona-pandemie waardoor mensen meer vanuit huis zijn gaan werken. Om de verwerking van facturen dan soepel te laten verlopen is automatisering en digitalisering nodig. In 2020 hebben wij de stap genomen om de verwerking van de facturen te digitaliseren.”

Medewerkers van Seamar aan het werk bij een schip

95% van de facturen digitaal aanleveren

Samen met de accountant kiest SeaMar in 2020 voor digitalisatie met TriFact365. TriFact365 biedt SeaMar de mogelijkheid om facturen digitaal te laten aanleveren door leveranciers. Zo komt meer dan 95% van de facturen direct digitaal beschikbaar en kunnen ze online verwerkt worden.

“Ik had het mijzelf als doel gesteld om niet meer te werken met papieren facturen of losse bonnetjes. Uitzonderingen daargelaten. Op 1 oktober zijn wij gestart met TriFact365 en vanaf 14 oktober 2020 hebben wij geen papieren facturen meer geaccepteerd. Het gevoel bij TriFact365 was vanaf het begin goed. Het was alsof we nooit anders hadden gewerkt. Door ook de bonnetjes met de mobiele app te uploaden blijven er geen facturen of bonnen meer liggen en kunnen we efficiënter en sneller werken.”

Een busje van SeaMar in de haven met op de achtergrond het schip "Seven Atlantic" en een kraan

Van begin tot eind digitaal en online

Naast het digitaal aanleveren van facturen en bonnen maakt SeaMar ook gebruik van de autorisatie functie in TriFact365. Hiermee kunnen zij facturen aanbieden bij verschillende budgetverantwoordelijken voor toelichting en akkoord. Door autorisatie te gebruiken kan elke factuur op de juiste manier worden geboekt.

“Per B.V. wijzen wij verantwoordelijken aan in TriFact365 die alle binnenkomende facturen en bonnen autoriseren voor de aan hun toegewezen B.V.. De verantwoordelijke controleert de bestelling die hij/zij heeft geplaatst en geeft hierop zijn/haar goedkeuring met een eventuele opmerking. Op basis van de autorisatie kunnen Esther en ik (red. Marion) de facturen op de juiste wijze boeken met een eventuele doorbelasting.”

“Wij zijn zo enthousiast over TriFact365 dat wij het bij een collega bedrijf hebben aangeraden!”

Dit artikel delen:

Nieuwste artikelen

Bekijk alle artikelen