Accountantskantoor Jansen biedt een totaaloplossing voor MKB-bedrijven. Nadat zij hoorden dat hun scan en herkenoplossing, DizzyData, ermee stopte, vonden zij in TriFact365 een nieuwe partner. Door de voordelen voor hun nieuwe werkwijze vanuit het perspectief van de klanten te beschrijven, hebben zij een volgende stap in het digitaliseren van hun facturenstroom kunnen maken.
Totaaloplossing
Accountantskantoor Jansen bestaat al twintig jaar en bestaat uit een team van vijf personen. Het enige wat hun klanten hoeven te doen, is hun facturen te sturen. Alle administratieve processen worden door Accountskantoor Jansen vervolgens uit handen genomen. Voor de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen maakten ze gebruik van DizzyData, maar omdat zij met hun dienstverlening gaat stoppen, hebben ze sinds kort de overstap gemaakt naar TriFact65.
Om meer te weten te komen over welke overwegingen hierin een rol speelden en hoe de overgang is verlopen, spreekt TriFact365 met Leontine. Als AA-accountant is zij met name eindverantwoordelijk voor jaarrekeningen en daarnaast is ze nauw betrokken geweest bij de keuze voor TriFact365.
Aanbeveling
Een van de voornaamste redenen om TriFact365 als optie te overwegen, is dat TriFact365 een abonnementsvorm biedt met een hoge mate van voorspelbaarheid in de terugkerende kosten. Naast deze voorspelbaarheid, speelde de positieve verhalen die ze hoorde van een collega over het gebruik van TriFact365 een grote rol.
“Kleine bonnetjes verdwijnen vaak ergens in de auto. Met de app van TriFact365 maak je een fotootje en hoef je het bonnetje zelf niet meer te bewaren!”
De overstap
Zodra de keuze voor TriFact365 gemaakt was, moesten de inlogcodes en e-mailadressen voor alle klanten gewijzigd worden, zodat documenten naar TriFact365 werden verstuurd in plaats van naar DizzyData. Leontine erkent dat deze overstap best wat impact kan hebben op de werkwijze van hun klanten. Daarom hebben ze besloten zoveel mogelijk draagvlak voor de beslissing te creëren door uitgebreid met klanten te communiceren. Centraal in deze communicatie stonden de voordelen die de nieuwe manier van werken voor de klant heeft.
Voordelen
Een voorbeeld van zo’n voordeel is dat deze klanten door te werken met TriFact365 hun facturen direct vanuit de mail kunnen versturen zonder dat deze eerst geprint hoeven te worden. In veel gevallen werd dat al gedaan, maar het kan zijn dat een overstap van software meteen een aanleiding kan zijn voor een kantoor om een slag te slaan op het gebied van digitalisering. Ondanks de grote voordelen van het digitaal verwerken van facturen zijn sommige klanten zijn nou eenmaal gewend aan de ‘schoenendoos’.
Voor deze klanten geldt bovendien dat ze met TriFact365 direct de beschikking krijgen over een online archief. Een papieren archief werd in het verleden op kantoor zelf bewaard en dat geeft de klant niet op elk gewenst moment de mogelijkheid om dit archief te raadplegen. Het digitaal verwerken van administratie via TriFact365 scheelt op deze manier zowel de cliënten van, als het kantoor zelf tijd.
Praktische uitleg
Natuurlijk is er altijd een groep gebruikers die meer ondersteuning nodig had met de overgang. In eerste instantie werden die telefonisch van de veranderingen op de hoogte gebracht. Als dat niet afdoende bleek, organiseerde Accountantskantoor Jansen speciale ontmoetingen op kantoor waarbij ze praktische uitleg over de werking van het programma gaven.
Bij zulke grote veranderingen is het belangrijk dat je communiceert met je klant. Zorg voor draagvlak bij je klant. Uiteindelijk wil je toch een omschakeling maken naar digitaal.
Om nog extra ondersteuning te bieden, hebben ze ook al hun klanten een Word-handleiding gemaild. Op die manier hadden alle klanten altijd de benodigde documentatie beschikbaar om later na te kunnen lezen wat ze moesten doen op het moment dat ze ergens in vastliepen.
Minder pieken
Inmiddels is voor de meeste klanten duidelijk dat de nieuwe manier van werken een verbetering is. Omdat de facturen automatisch worden doorgestuurd, hoeft men niet meer een keer per maand alle benodigde documenten bij elkaar te zoeken. Leontine geeft aan dat dit toch werkzaamheden waren waar men tegenaan hikte. Anderzijds, voor Accountantskantoor Jansen betekent dit minder pieken in de verwerking van facturen én de optie om met TriFact365 sneller inzicht te kunnen bieden in de actuele cijfers van hun klanten.
