Barion is dé ICT-specialist voor het midden- en kleinbedrijf. Het bedrijf levert Online Werkplekken, lokaal netwerkbeheer en hosting voor bedrijfskritische websites, webshops en applicaties. Barion werkt dagelijks aan veilige, stabiele en flexibele IT-oplossingen voor bedrijven met 2 tot 100 medewerkers. Automatisering zit in het DNA van Barion, en dat geldt ook voor de interne processen.
Het bedrijf startte ooit met lokaal netwerkbeheer en hosting van applicaties op eigen hardware in het Tier 3 datacenter in Den Bosch. Inmiddels biedt Barion complete ICT-ontzorging. En om dat op schaal te kunnen blijven doen, is het cruciaal om interne processen te automatiseren – zoals geautomatiseerde factuurverwerking.
Slimmer werken met TriFact36
Wessel, een van de technische consultants bij Barion, vertelt: “Bij Barion zijn we dagelijks bezig om processen bij onze klanten te verbeteren. Dan moet je natuurlijk zelf ook vooroplopen. Wij willen geen tijd verspillen aan handmatige acties, zoals factuurverwerking. Daarom zijn we met TriFact365 gaan werken.”
Het eerste contact met TriFact365 ontstond toen Barion op zoek was naar een manier om binnenkomende facturen automatisch te laten herkennen, boeken en goedkeuren – zonder dat er elke dag iemand op kantoor pdf-bestanden hoeft te controleren.
Van eerste test naar volledige implementatie
Wat begon met een korte test, werd al snel een volwaardige oplossing. De scan & herken-functionaliteit van TriFact365 bleek naadloos aan te sluiten op Barion’s bestaande boekhoudpakket.
“De herkenning van factuurgegevens is verrassend accuraat,” aldus Wessel. “TriFact365 leest alles automatisch uit, van factuurnummer en btw tot grootboekrekening. Zo houden wij tijd over voor onze klanten.”
Digitalisering van de hele boekhoudstraat
Met TriFact365 digitaliseerde Barion de complete boekhoudstraat: Van het binnenhalen van facturen via e-mail of mobiele app tot automatische herkenning, verwerking en goedkeuring.
Zodra een factuur wordt ontvangen, wordt deze automatisch herkend en doorgestuurd naar de juiste collega voor fiattering. Door de koppeling met het boekhoudsysteem van Barion worden de facturen automatisch geboekt én voorbereid voor betaling.
Focus op wat echt telt: klanten helpen groeien
“Dankzij TriFact365 kunnen wij ons volledig focussen op waar we goed in zijn: klanten ondersteunen met ICT die echt werkt,” vertelt Wessel. “Of het nu gaat om een veilig ingerichte online werkplek, een stabiel WiFi-netwerk of een webshop die 24/7 bereikbaar moet zijn — wij willen daar onze tijd aan besteden, niet aan handmatige administratie.”
Geautomatiseerde factuurverwerking als basis voor groei
Bij Barion geloven ze dat groei begint met focus. TriFact365 helpt het team met geautomatiseerde factuurverwerking om tijd te besparen, fouten te voorkomen en processen schaalbaar te maken. Zo kan Barion ook in de toekomst blijven doen waar ze sterk in zijn: MKB-bedrijven helpen succesvol te zijn met slimme ICT-oplossingen.
“TriFact365 past perfect bij onze visie. Automatiseren wat kan, zodat we energie overhouden voor wat echt belangrijk is.”
