Zeer incidenteel kan TriFact365 een factuur niet verwerken. Deze factuur komt dan op Uitval te staan.
Gebruikers met upload- en/of controlerechten, Beheerders en Eigenaren kunnen status Uitval zien in het Dashboard en de Werkvoorraad en kunnen deze verwijderen.
Oorzaak 1: Beschadigd bestand aangeleverd door leverancier
Controleer of de geüploade PDF beschadigd is door het origineel te openen. Als je een foutmelding krijgt bij het openen van het bestand, dan bevat het bestand een fout en kan deze niet worden geopend. Onze software zal dit bestand dan ook niet kunnen verwerken.
In dit geval adviseren wij om de afzender (leverancier) te attenderen op het probleem dat je ervaart bij het verwerken van de factuur.
Oorzaak 2: Compatibiliteitsprobleem Outlook
Kan je de originele bijlage gewoon openen, en is het bestand vanuit Outlook naar TriFact365 verzonden? Ga dan naar de Mailbox in TriFact365. Klik op het Vergrootglas achter de betreffende e-mail en probeer de bijlage te openen door er op te klikken.
Krijg je nu de melding dat de PDF niet geopend kan worden omdat het bestand corrupt is?
Dan wordt het probleem veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Outlook en onze e-mailsoftware.
De e-mail is in dit geval naar TriFact365 verzonden vanuit Outlook in RTF formaat in plaats van HTML of tekst zonder opmaak. E-mails met RTF opmaak worden door Outlook via de TNEF-standaard verzonden. Dit is een standaard die alleen door software van Microsoft gebruikt wordt en bij overige software voor problemen zorgt. Bijlagen uit een dergelijke e-mail kunnen door ons systeem niet correct geopend worden. Dit staat ook wel bekend als het Winmail.dat probleem.
Oplossingen
- Vraag de beheerder van de Exchange server of Office365 cloud binnen je organisatie om het RTF-formaat uit te schakelen voor alle e-mails die verzonden worden naar het domein trifact365.com. Dit is de beste oplossing voor dit probleem en voorkomt herhaling. Instructies voor de beheerder zijn te vinden onderaan deze link
De volgende twee opties verhelpen het probleem niet altijd, en als ze het probleem verhelpen is herhaling niet uitgesloten. Ze kunnen wel uitgevoerd worden zonder beheerder:
- Wijzig de berichtindeling naar HTML of tekst zonder opmaak en probeer de e-mail met bijlage opnieuw te verzenden.
- Als het aanpassen van de berichtindeling niet helpt en je hebt het adres van de TriFact365 administratie (eindigend op trifact365.com) opgeslagen als contactpersoon in Outlook kan het verwijderen van deze contactpersoon het probleem verhelpen.
Let op!
Een factuur met de status Uitval blijft in het Dashboard en de Werkvoorraad zichtbaar totdat deze is verwijderd uit de Werkvoorraad. Deze factuur komt dus niet na enige tijd te vervallen.
Ander probleem?
Op dit moment zijn de bovenstaande oorzaken de enige twee bekende oorzaken waardoor een bestand op de status Uitval kan komen. Heb jij een factuur op de status uitval die niet voldoet aan de bovenstaande omschrijving?
Neem dan contact op met onze supportafdeling. Benoem hierbij het volgende:
- Naam van de administratie
- Bestandsnaam van het bestand
- Datum en tijdstip van uploaden van het bestand
- Kan je het originele bestand wel openen voor je het upload of verstuurt naar TriFact365?