Een bewaarplicht is een wettelijke verplichting voor bedrijven en organisaties om bepaalde gegevens en documenten gedurende een bepaalde periode te bewaren. Dit heeft als doel om transparantie, controleerbaarheid en juridische naleving te waarborgen.
Europese wet- en regelgeving
In Europa wordt de bewaarplicht gereguleerd door verschillende richtlijnen en verordeningen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening stelt specifieke vereisten aan de opslag en verwerking van persoonsgegevens. Hoewel de AVG geen specifieke termijn voor gegevensbewaring vaststelt, vereist het wel dat persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier worden verwerkt. Ook mogen de gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarnaast zijn er land- en sector-specifieke richtlijnen en verordeningen die van toepassing kunnen zijn op verschillende soorten gegevens.
Nederlandse wet- en regelgeving
In Nederland is de bewaarplicht van administratieve gegevens vastgelegd in verschillende wetten en regelgevingen, waaronder de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) en de Wet op de omzetbelasting (Wet OB). Deze wetten verplichten bedrijven om hun administratie gedurende een bepaalde termijn te bewaren en toegankelijk te houden voor controle door de belastingdienst. De bewaartermijn kan variëren afhankelijk van het type gegevens en de specifieke wetgeving die van toepassing is.
Wat biedt TriFact365 ten aanzien de bewaarplicht?
TriFact365 biedt functionaliteiten die kunnen helpen bij het voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving met betrekking tot de bewaarplicht van boekingen en documenten. Daarnaast voldoet TriFact365 zelf aan de geldende wet- en regelgeving.
- Veilige opslag: Zorg voor veilige opslag van financiële documenten in overeenstemming met de vereisten van de Nederlandse- en Europese wetgeving. Dit is inclusief beveiligingsmaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen.
- Digitale archivering: Bieden van functionaliteit voor digitale archivering. Hierdoor kunnen bedrijven hun financiële documenten op een gestructureerde en georganiseerde manier opslaan.
- Geautomatiseerd proces: Automatiseren van het proces van het vastleggen en archiveren van boekingen en documenten. Zo worden fouten verminderd en het nalevingsproces vereenvoudigd.
- Audit trails: Het bijhouden van audit trails om overzicht te bieden wat er met documenten is gebeurd. Dit kan helpen bij het aantonen van naleving van wet- en regelgeving.