Future-proof accounting
Hoe maak je jouw accountantskantoor klaar voor ‘future-proof accounting’?
Nieuw business model voor Accountantskantoren
Accountantskantoren worden volop geraakt door veranderende technologieën. Zo levert cloud software het voordeel op dat accountants sneller basistaken kunnen uitvoeren. Een nadeel hiervan is dat dit voor accountantskantoren die nog op de ouderwetse manier per gewerkt uur factureren een daling in omzet betekent.
De actuele verandering biedt dus kansen en risico’s. Accountantskantoren die niet snel genoeg op veranderende technologie inspelen zullen te maken krijgen met afnemende omzet vanuit traditionele dienstverlening. Kantoren die zich weten aan te passen zullen in staat zijn om:
- efficiënter te werken
- meer klanten te bedienen
- meer te factureren voor hoogwaardige diensten
Meer info over de koppeling?
Dit zal voor de succesvolste accountantskantoren leiden tot een hogere omzet. Nu is het eenvoudig om hier te stellen dat een kantoor moet veranderen. De oplettende lezer zal beseffen dat de werkelijke uitdaging in de uitvoering van deze veranderingen zit.
In deze leidraad kijken we naar het transitieproces van omzetting van een traditioneel naar een modern accountantskantoor. Dit zal je helpen om vast te stellen waar je kantoor zich op dit moment bevindt en waar het volgens jou zou moeten zijn.
Van verleden naar heden
Nog niet zo lang geleden hadden accountancy diensten een vaste en eenvoudige structuur:
- De primaire functie betrof het verwerken van mutaties in de administratie en er werden periodiek rapportages opgeleverd.
- Cliënten veronderstelden dat dit alles was wat de accountant kon of wilde doen.
- Accountants waren in de ogen van hun cliënten cijferaars.
- Diensten waren gebaseerd op uurtarieven.
Tegenwoordig bewegen accountants steeds meer naar de cloud. Daarbij worden eenvoudige taken zoals salarissen en het afletteren van bankmutaties steeds verder geautomatiseerd.
De markt beweegt hierbij naar een model waarbij advisering centraal staat. Dit is goed nieuws voor accountantskantoren die zich snel kunnen aanpassen, want voor betere beslissingen door actuele cijfers betalen cliënten graag extra.
Raak nu niet in paniek als jouw accountantskantoor nog niet volledig is aangepast aan realtime rapportages en advisering. Waarschijnlijk zit je al in één van de volgende 3 fasen – en met een beetje extra inspanning kun je het transitieproces volledig doorlopen.
Fase 1
Statisch en traditioneel
Accountantskantoren die jarenlang op een bepaalde manier hebben gewerkt kunnen een hoge weerstand hebben tegen verandering. Ze dragen historie mee van:
- vaste werkstromen en processen die jarenlang niet zijn gewijzigd
- desktop PC’s met ouderwetse software
- een facturatiesysteem dat gebaseerd is op facturatie per uur
- een cultuur die tegen verandering is
Dit soort type kantoren blijft veel te lang hangen bij oude software en processen. Een serieus probleem ontstaat meestal pas als een upgrade van software onvermijdelijk wordt en daarbij het proces in de kern geraakt wordt.
Als dit de situatie is waarin jouw kantoor zich bevindt dan kun je de volgende stappen ondernemen:
- Praat met invloedrijke collega’s binnen je kantoor en leg de voordelen van nieuwe technologie uit
- Voorzie collega’s van rapporten en artikelen over de wijze waarop de accountancy branche verandert
- Geef schattingen af van potentiële kostenbesparingen en omzetstijgingen als gevolg van verandering
In sommige gevallen is het wachten totdat de partners van de oude stempel uittreden of met pensioen gaan. Echter, veruit de meeste accountantskantoren beseffen, zelfs in deze fase, dat verandering onvermijdelijk is als ze willen overleven.
Fase 2
Bezig met transitie
Veel kantoren bevinden zich in deze fase. Ze hebben marktonderzoeken uitgevoerd en beseffen waar het water naartoe stroomt. Het resultaat hiervan is dat ze:
- Gestart zijn met specifieke cloud software, hoewel er nog wat ouderwetse (legacy) software aanwezig is
- Gestart zijn met aanpassingen naar nieuwe technologie – mede omdat klanten dit eisen
- Vereiste wijzigen doorvoeren, maar niet overal en niet strategisch.
- Met een gemengde tarievenstructuur werken, afhankelijk van de dienst die ze leveren
Als jouw kantoor zich in deze fase bevindt dan beweegt het in de juiste richting. Je kunt dit versnellen door:
- Het gebruik van cloud software te verhogen, dit leidt tot betere toegang en uitwisseling van gegevens met cliënten én intern
- Te kijken naar nieuwe manieren om de productiviteit te verhogen, denk bijvoorbeeld aan ideeën voor nieuwe automatische werkstromen
- Meer gebruik te maken van samenwerkings- en officetools zoals Google Apps of Office365
- Te bewegen naar een vaste waardegestuurde (value-driven) wijze van factureren.
Dit is een enerverende fase en er hoeft nu nog maar één stap gezet te worden in de transitie van traditioneel naar modern accountantskantoor klaar voor future-proof accounting.
Fase 3
Geavanceerde accountantskantoren
Accountantskantoren in deze fase hebben boekhouden in de cloud en future-proof accounting volledig omarmd. Ze begrijpen de moderne hulpmiddelen en maken er iedere dag gebruik van. Zo hebben ze:
- Een partner binnen het kantoor die verantwoordelijk is voor technologie, inclusief betrokkenheid van de ondersteunende stafleden
- Volledige cloud based systemen zowel voor hun cliënten als voor het eigen kantoor
- Cliënten die ook volledig gebruik maken van cloud software en systemen
- Een keuze gemaakt om platform onafhankelijk te zijn – accountants en hun cliënten kunnen PC’s, Macs, tablets of smartphones gebruiken
- Realtime monitoring van productiviteit en voeren strategische veranderingen door als deze benodigd zijn
- Vaste prijzen of waardegedreven facturering (value based billing)
Dit type kantoor kan door het adequaat en intensief gebruiken van technologieën snel reageren op situaties en is actief betrokken bij zijn/haar cliënten.
Laten we eens bekijken waarom dit zo belangrijk is.
Bredere scope
Tot nu toe hebben we ons in deze leidraad vooral gericht op veranderingen in de accountancybranche. Maar deze veranderingen zijn natuurlijk onderdeel binnen een snel veranderende wereld. Nieuwe technologieën zorgen voor veranderingen in vrijwel alle bedrijfsprocessen. Van retail tot consultancy, van service tot productiebedrijven, vrijwel alle organisaties worden beïnvloed.
Ondernemers en hun medewerkers zijn veel van hun tijd bezig met nieuwe technologieën zowel op het werk als thuis. Ze verwachten dezelfde mate van automatisering in elk onderdeel van hun leven.
Dus de druk om snel te veranderen, komt niet van binnenuit de accountancy wereld. Wereldwijde trends en veranderingen beïnvloeden iedereen, dus ook jouw cliënten. Dit is een belangrijke reden dat stilstaan geen optie is voor accountants.
Papierloos werken: 3 eenvoudige stappen om te beginnen
Thema’s waarmee de accountant wint
Accountantskantoren hebben, afhankelijk van hun cliënten en de markten waarin ze zich begeven, te maken met verschillende verwachtingspatronen. Wil je winnen door mee te gaan met de snel veranderende technische wereld dan zijn de volgende thema’s belangrijk om te onthouden:
- Volledig cloud gebaseerde systemen
Het is logisch om alle PC-gerelateerde activiteiten en processen in de cloud onder te brengen. Denk hierbij aan dataopslag, software en alle communicatie. Door alles veilig online te brengen worden de IT kosten drastisch gereduceerd. Back-ups en upgrades worden uit handen genomen. En het belangrijkste is dat jij en je collega’s altijd overal, vanaf elke plek bij belangrijke data kunnen. - Intensievere samenwerking met cliënten – en binnen je kantoor met collega’s
Communicatie is de basis voor effectieve samenwerking. Hoe meer je communiceert met je cliënten des te beter begrijp je hun behoeften. Dit helpt jou om de gebieden in kaart te brengen waar je meer van jouw diensten kunt verkopen. Goede communicatie intern zorgt voor het vinden van de beste groeikansen. - Agile management van cliënten
In tegenstelling tot traditionele kantoren zijn moderne accountantskantoren wel in staat om te voldoen aan de behoeften van hun cliënten en zijn ze cliënten zelfs een stapje voor. Dit verhoogt jouw waarde in de ogen van je cliënt. - Kennis verspreiden
Moderne accountantskantoren richtten zich op het verschaffen van kennis en niet alleen op belasting- en boekhoudadvies. Nieuwe moderne software automatiseert de basisfuncties. Dus het verkopen van kennis is waar de markt zich naartoe beweegt. - Actieve marketing
In plaats van een praatje bij de lokale kamer van koophandel kun je als modern accountantskantoor jouw diensten promoten via moderne marketingkanalen zoals social media, LinkedIn en content-driven websites. Waar je klanten online zijn daar ben je ook actief aanwezig.
3 belangrijke voordelen voor je kantoor
Als je de transitie naar future-proof accounting hebt volbracht dan zullen de voordelen groot zijn. De belangrijkste 3 zijn:
Toename in productiviteit
Accountantskantoren die cloud-based werken kunnen taken sneller volbrengen dan traditionele kantoren. Bij een hoge mate van automatisering kunnen werkzaamheden in enkele uren worden uitgevoerd die anders dagen of weken zouden duren.
Meer cliënten
Minder tijd nodig voor de basiswerkzaamheden betekent dat je tijd over houdt voor nieuwe cliënten. Moderne accountants hebben ook de marketing tools om nieuwe cliënten eenvoudiger te bereiken.
Meer hoogwaardige dienstverlening
In plaats van de basis administratieve diensten kun je cliënten meerwaarde bieden via hoogwaardige advisering en oplossingen. Dit geeft jouw kantoor doorlopende opbrengsten en biedt daarnaast ook interessantere en gevarieerdere werkzaamheden.
Is jouw accountantskantoor op weg naar Future Proof Accounting?
Kort samengevat kun je met future-proof accounting de efficiency van je accountantskantoor verhogen. Óók jouw kantoor wordt wendbaarder (meer ‘agile’) en het levert betere communicatie en samenwerking met cliënten op. Waardevolle medewerkers kunnen hierdoor tot volle potentie komen.
Praktische stappen om een modern accountantskantoor te worden
In deze leidraad hebben we de fases behandeld over hoe je een innovatief accountantskantoor kunt worden. Hoe je deze doelen kunt bereiken is iets wat je zelf zult moeten ontdekken. Hier volgen alvast wat praktische ideeën:
- Doe onderzoek
Bekijk de status van de accountancy. Lees websites en publicaties vanuit vaktechnische groepen zoals NBA, NOAB, NOVAK, SRA etc. Laat je niet alleen in Nederland inspireren, maar kijk ook naar trends internationaal. Bezoek conferenties, bekijk webcasts en leer alles over innovatieve accountancy. - Betrek stafmedewerkers en cliënten
Verandering is eenvoudiger te realiseren als je medewerkers én cliënten hebt die volledig achter je staan. Begin met cliënten die volledig openstaan voor technologische verandering (IT-minded) en vraag ze of ze hun ervaringen over je huidige diensten en technologie met je willen delen. Vraag ze ook wat ze graag extra van je zouden willen ontvangen. Begin een innovatieteam, selecteer hiertoe medewerkers vanuit verschillende afdelingen, zorg ervoor dat er een duidelijke leider is van dit team. Identificeer ineffectieve werkstromen en processen, ook dit kun je bespreken met cliënten. Laat je adviseren door experts over de verschillende oplossingen. - Selecteer cliënten die klaar zijn voor de verandering
Begin met cliënten die de nieuwe technologie al begrijpen. In het algemeen zijn dit jongere bedrijven met minder dan 10 medewerkers. Kies bedrijven uit de zakelijke dienstverlening, mediabureaus en online bedrijven. Ga in eerste instantie bedrijven uit de weg met lastige voorraadprocessen, hoge transactievolumes en veel software koppelingen. - Stop met onrendabele cliënten
Als cliënten weigeren om mee te gaan in jouw ambitie van een modern gestroomlijnd proces dan ben je mogelijk genoodzaakt lastige beslissingen te nemen. Deze cliënten kunnen je meer tijd kosten en zijn daardoor minder winstgevend. Probeer dit soort cliënten te overtuigen van de noodzaak om op een nieuwe manier samen te werken en te ondernemen. Soms kan een korte uitleg wonderen doen. Lukt dit niet? Overweeg dan met dit soort cliënten te stoppen. - Acquireer innovatieve nieuwe cliënten
Als je een innovatief accountantskantoor bent dan passen daar innovatieve cliënten bij. Zakendoen wordt eenvoudiger als je op dezelfde golflengte zit met je cliënten. Je kunt dit soort cliënten vinden door met je kantoor de juiste snaar te raken en aanwezig te zijn via verschillende marketing kanalen. Denk daarbij aan websites, LinkedIn en overige social media. Vergeet daarbij vooral niet de mond-op-mond reclame via bestaande cliënten. De eenvoudigste manier om een doorverwijzing te krijgen is ernaar te vragen bij een cliënt. Dit werkt natuurlijk ook prima met leveranciers en business partners.
Zorg dat je onderdeel bent van de wereldwijde accountancy revolutie
Verandering is niet eenvoudig, maar voor accountantskantoren is deze onvermijdelijk. De markt verandert zo snel dat je moet aanpassen om te overleven.
Zodra je de transitie naar future-proof accounting hebt gemaakt en daadwerkelijk een innovatief accountantskantoor bent dan kun je:
- Meer cliënten aantrekken
- Interessanter (advies)werk verrichten
- Efficiënter worden
- Een hogere prijs vragen
- Meer winstgevend worden
Dus begin vandaag. Hoe sneller je start met future-proof accounting, des te groter de voordelen!
Zelf alle voordelen ervaren van Future-proof accounting?
PLUG & PLAY: Binnen 1 minuut GRATIS aan de slag zonder verplichtingen!