Btw boeken is het per transactie vastleggen van de btw die je in rekening bracht en de btw die je zelf betaalde, zodat die twee in je aangifte tegen elkaar kunnen worden weggestreept. Je int btw op je omzet en betaalt btw op je kosten; het verschil draag je af aan de Belastingdienst of krijg je terug. In dit artikel lees je wanneer je btw boekt, hoe je het in zes stappen doet, een rekenvoorbeeld van één kwartaal en welke fouten het meeste geld kosten.
Voor wie geldt dit? De tarieven en de aangiftefrequentie in dit artikel zijn Nederlands. Het mechanisme zelf, ontvangen btw min betaalde btw, geldt in heel de EU, maar de percentages, de termijnen en de vrijstellingen zijn per land geregeld. Onderneem je vanuit een ander land, gebruik dan de stappen en zoek de cijfers op bij je eigen belastingdienst.
Zoek je iets specifiekers? Wil je eerst weten wat btw precies is, lees dan wat btw is. Moet je een bedrag omrekenen, kijk dan bij btw berekenen. Staat er geen btw op de factuur omdat hij verlegd is, dan lees je dat bij btw verlegd. En wil je een aangifte doorgerekend zien, ga naar het rekenvoorbeeld.
Inhoudsopgave
Wat is btw?
Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Je brengt btw in rekening aan je klanten en draagt die af aan de Belastingdienst. Tegelijk mag je de btw die je zelf betaalt over zakelijke kosten meestal aftrekken. Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw draag je af of krijg je terug. Daarom is de vastlegging zo belangrijk: worden die twee kanten niet per transactie apart bijgehouden, dan is het verschil aan het eind van het kwartaal niet meer te bepalen.
Wanneer boek je btw?
- Als je een factuur verstuurt: omzet, dus btw die je hebt geïnd en verschuldigd bent.
- Als je een factuur ontvangt: kosten, dus btw die je meestal kunt terugvragen.
- Bij een privé-uitgave met zakelijke middelen: een correctie is nodig, want die btw is niet aftrekbaar.
- Bij bijzondere situaties, zoals buitenlandse leveringen of een factuur met verlegde btw.
Btw boeken in zes stappen
Onderstaande routine maakt van een stapel facturen een aangifte die je kunt indienen. Stap 1 tot 3 doe je per factuur, stap 4 tot 6 één keer per periode. Per stap lees je wat je doet en wat je aan het eind in handen hebt.
1. Splits het bedrag in netto, btw en bruto
Leg per boeking het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het bedrag inclusief btw en de btw-code vast. Alleen het brutobedrag boeken is de meest gemaakte fout, want dan verdwijnt de btw in de kosten en kun je hem niet meer terugvragen. Resultaat: een boeking waaruit je de aangifte kunt opbouwen zonder iets terug te rekenen.
2. Pas per regel het juiste tarief toe
Niet elk product of elke dienst heeft hetzelfde tarief. In Nederland gelden:
- 21% (hoog tarief)
- 9% (laag tarief, onder andere voedingsmiddelen en sommige diensten)
- 0% (bijvoorbeeld export)
- Vrijgesteld (bijvoorbeeld zorg en onderwijs)
Op één factuur kunnen meerdere tarieven staan, en dan krijgt elke regel zijn eigen tarief. Resultaat: een btw-splitsing die een controle doorstaat.
3. Controleer of de btw aftrekbaar is
Niet alle btw is aftrekbaar. Controleer of de factuur op naam van je onderneming staat, of het echt om zakelijke kosten gaat en of de btw correct is vermeld. Een factuur op een privénaam is geen geldige grondslag voor aftrek, hoe zakelijk de aankoop ook was. Resultaat: alleen aftrek die je kunt verantwoorden.
4. Tel de ontvangen en betaalde btw op
Tel de btw die je op je omzet in rekening bracht en de btw die je op inkopen betaalde. Doe dat per tarief en niet als één bedrag, want de aangifte vraagt om die splitsing. Resultaat: twee totalen en hun verschil, en dat is het bedrag dat je betaalt of terugkrijgt.
5. Doe de aangifte
De meeste ondernemers doen dit per kwartaal; afhankelijk van je omvang kan het ook per maand of per jaar. Je dient de aangifte in via het portaal van de Belastingdienst, of je boekhoudsoftware regelt dat. Resultaat: een ingediende aangifte en een betaling of teruggave met een datum erbij.
6. Sluit af en bewaar de documenten
Controleer of het btw-saldo in je administratie overeenkomt met wat je hebt aangegeven, en bewaar de onderliggende facturen doorzoekbaar naast de boekingen. Komt er maanden later een vraag, dan is het document wat hem beantwoordt. Resultaat: een periode die je kunt afsluiten, met elk cijfer herleidbaar naar een factuur.
Een rekenvoorbeeld: één kwartaal
Stel dat je in één kwartaal € 20.000 exclusief btw hebt gefactureerd tegen het hoge tarief van 21 procent, en € 6.000 aan zakelijke kosten had, ook tegen 21 procent. Dan ziet de aangifte er zo uit:
| Omzet exclusief btw | € 20.000 | |
| Ontvangen btw (21%) | € 4.200 | |
| Kosten exclusief btw | € 6.000 | |
| Betaalde btw (21%) | € 1.260 | |
| Af te dragen btw | € 2.940 |
Je betaalt dus € 2.940 en niet € 4.200. Dat verschil van € 1.260 is precies wat je kwijt bent als de betaalde btw nooit per factuur is uitgesplitst en in het kostenbedrag is verdwenen. Op jaarbasis bij dit niveau gaat het om zo’n € 5.000 aftrek die afhangt van één administratieve handeling.
Vijf veelgemaakte fouten
- De btw vergeten te splitsen van het totaalbedrag. Dat is de € 1.260 uit het voorbeeld hierboven, verdwenen in de kostenrekening.
- Privékosten als zakelijk boeken en de btw aftrekken. Er is een correctie nodig, en dit is de post waar een controle als eerste naar kijkt.
- Buitenlandse btw terugvragen zonder correcte registratie. Buitenlandse btw hoort meestal niet in je Nederlandse aangifte; daarvoor bestaat een aparte teruggaafroute.
- Een verkeerde btw-code gebruiken in je software. De totalen kloppen dan nog steeds, dus er valt niets op totdat de aangifte niet aansluit.
- Een verlegde factuur als btw-vrij behandelen. Er staat geen btw op het document, maar je moet hem wel aangeven. Sla je dat over, dan kom je tekort in je eigen aangifte.
Wat als je de btw niet kunt aftrekken?
Sommige beroepen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Is dat bij jou het geval, dan breng je geen btw in rekening, maar kun je ook geen btw terugvragen. Dat verandert hoe je inkopen boekt: de btw is dan onderdeel van de kosten in plaats van een vordering, dus het brutobedrag landt in je kostenrekening. Doe je dat omgekeerd, dan zijn zowel je kosten als je aftrek te hoog.
Btw boeken met TriFact365
De aangifte zelf doe je in je boekhoudpakket. TriFact365 neemt de stap ervoor uit handen: onze zelflerende AI herkent op je inkoopfacturen en bonnen automatisch de bedragen en het btw-tarief, en zet een boekingsvoorstel klaar met per regel het nettobedrag, het btw-bedrag en de juiste btw-code. Na jouw controle en akkoord komt de boeking in je boekhoudpakket, met het document ernaast. Dat is stap 1 tot 3 hierboven zonder overtypen, en precies daar gaat de aftrek meestal verloren. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365.
Veelgestelde vragen
Btw boeken is het per transactie vastleggen van de btw die je in rekening bracht en de btw die je betaalde, gesplitst van het nettobedrag, zodat die twee in je aangifte tegen elkaar kunnen worden weggestreept.
Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het bedrag inclusief btw en de btw-code. Boek je alleen het brutobedrag, dan kun je de btw niet terugvragen.
Ontvangen btw op je omzet min betaalde btw op je inkopen. Bij € 20.000 omzet en € 6.000 kosten tegen 21% is dat € 4.200 min € 1.260, dus € 2.940 af te dragen.
Het hoge tarief van 21%, het lage tarief van 9% (onder andere voedingsmiddelen), het 0%-tarief (bijvoorbeeld export) en vrijstellingen voor bijvoorbeeld zorg en onderwijs.
De meeste ondernemers doen dat per kwartaal; afhankelijk van je omvang kan het ook per maand of per jaar. Je verrekent de ontvangen btw met de betaalde btw en betaalt of ontvangt het verschil.
Btw op zakelijke kosten is meestal aftrekbaar, mits de factuur op naam van je onderneming staat en de btw correct is vermeld. Privékosten en vrijgestelde activiteiten geven geen recht op aftrek.
TriFact365 herkent de bedragen en het btw-tarief op je facturen en zet een boekingsvoorstel klaar met per regel het nettobedrag, de btw en de juiste btw-code. De aangifte zelf doe je in je boekhoudpakket.
Tot slot
Btw boeken is niet ingewikkeld zolang je een vaste routine aanhoudt: splits elk bedrag in netto en btw, controleer of de aftrek terecht is, en tel de twee kanten per periode op. Doe je dat per factuur in plaats van in één ruk aan het eind van het kwartaal, dan is de aangifte een kwestie van twee bedragen aflezen. Twijfel je over een specifiek geval, dan is je boekhouder sneller dan zoeken.
