Future-Proof Accountancy: In 3 fases naar een modern accountantskantoor

De accountancybranche verandert razendsnel. Helaas kunnen niet alle kantoren dit tempo bijhouden. Wat kan je doen als jouw kantoor (nog) niet alles uit nieuwe technologie haalt? Kortom, hoe maak je jouw accountantskantoor klaar voor ‘future-proof accounting’? In dit tweede deel van de blogserie over future-proof accounting gaan we in op de verschillende fases die een accountantskantoor kan doorlopen om uiteindelijk een modern accountantskantoor te worden. Lees hieronder verder over Future-Proof Accountancy.

Fase 1 – Statisch en traditioneel

Accountantskantoren die jarenlang op een bepaalde manier hebben gewerkt kunnen een hoge weerstand hebben tegen verandering. Ze dragen historie mee van:

• vaste werkstromen en processen die jarenlang niet zijn gewijzigd
• desktop PC’s met ouderwetse software
• een facturatiesysteem dat gebaseerd is op facturatie per uur
• een cultuur die tegen verandering is

Dit soort type kantoren blijft veel te lang hangen bij oude software en processen. Een serieus probleem ontstaat meestal pas als een upgrade van software onvermijdelijk wordt en daarbij het proces in de kern geraakt wordt.

Als dit de situatie is waarin jouw kantoor zich bevindt dan kun je de volgende stappen ondernemen:

• Praat met invloedrijke collega’s binnen je kantoor en leg de voordelen van nieuwe technologie uit
• Voorzie collega’s van rapporten en artikelen over de wijze waarop de accountancy branche verandert
• Geef schattingen af van potentiële kostenbesparingen en omzetstijgingen als gevolg van verandering

In sommige gevallen is het wachten totdat de partners van de oude stempel uittreden of met pensioen gaan. Echter, veruit de meeste accountantskantoren beseffen, zelfs in deze fase, dat verandering onvermijdelijk is als ze willen overleven.

Fase 2 – Bezig met transitie

Veel kantoren bevinden zich in deze fase. Ze hebben marktonderzoeken uitgevoerd en beseffen waar het water naartoe stroomt. Het resultaat hiervan is dat ze:

• Gestart zijn met specifieke cloud software, hoewel er nog wat ouderwetse (legacy) software aanwezig is
• Gestart zijn met aanpassingen naar nieuwe technologie – mede omdat klanten dit eisen
• Vereiste wijzigingen doorvoeren, maar niet overal en niet strategisch.
• Met een gemengde tarievenstructuur werken, afhankelijk van de dienst die ze leveren

Als jouw kantoor zich in deze fase bevindt dan beweegt het in de juiste richting. Je kunt dit versnellen door:

• Het gebruik van cloud software te verhogen, dit leidt tot betere toegang en uitwisseling van gegevens met cliënten én intern
• Te kijken naar nieuwe manieren om de productiviteit te verhogen, denk bijvoorbeeld aan ideeën voor nieuwe automatische werkstromen
• Meer gebruik te maken van samenwerkings- en officetools zoals Google Apps of Office365
• Te bewegen naar een vaste waardegestuurde (value-driven) wijze van factureren.

Dit is een enerverende fase en er hoeft nu nog maar één stap gezet te worden in de transitie van traditioneel naar modern accountantskantoor klaar voor future-proof accounting.

Fase 3 – Geavanceerde accountantskantoren

Accountantskantoren in deze fase hebben boekhouden in de cloud en future-proof accounting volledig omarmd. Ze begrijpen de moderne hulpmiddelen en maken er iedere dag gebruik van. Zo hebben ze:

• Een partner binnen het kantoor die verantwoordelijk is voor technologie, inclusief betrokkenheid van de ondersteunende medewerkers
• Volledige cloud based systemen zowel voor hun cliënten als voor het eigen kantoor
• Cliënten die ook volledig gebruik maken van cloud software en systemen
• Een keuze gemaakt om platform onafhankelijk te zijn – accountants en hun cliënten kunnen PC’s, Macs, tablets of smartphones gebruiken
• Realtime monitoring van productiviteit en voeren strategische veranderingen door als deze benodigd zijn
• Vaste prijzen of waardegedreven facturering (value based billing)

Dit type kantoor kan door het adequaat en intensief gebruiken van technologieën snel reageren op situaties en is actief betrokken bij zijn/haar cliënten.

Future-Proof Accountancy en het vervolg

In onze derde blogpost over future-proof accounting staan we stil bij de voordelen voor een accountantskantoor en benoemen we een aantal thema’s binnen de snel veranderende markt die belangrijk zijn om te onthouden.