Als ondernemer of zzp’er krijg je er vroeg of laat mee te maken: de btw. Of je nu net begonnen bent of al een tijdje meedraait, het correct boeken van btw blijft een belangrijk onderdeel van je administratie.
Maar wat houdt btw boeken nu precies in? Hoe zorg je ervoor dat je niets vergeet en alles klopt voor je aangifte? In dit blog leggen we het helder en praktisch uit.
Wat is btw eigenlijk?
Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een belasting die je in rekening brengt aan je klanten, en die je vervolgens afdraagt aan de Belastingdienst. Tegelijk mag je de btw die je zelf betaalt over zakelijke kosten meestal aftrekken. Het verschil draag je af of krijg je terug.
Wanneer moet je btw boeken?
Btw boek je elke keer als je:
- een factuur verstuurt (omzet, dus btw innen),
- een factuur ontvangt (kosten, dus btw terugvragen),
- een privé-uitgave doet met zakelijke middelen (correctie nodig),
- of bij bijzondere situaties zoals buitenlandse leveringen.
Hoe boek je btw in je administratie?
Hier is een basisstapplan:
1. Maak onderscheid tussen btw-tarieven
Niet elke dienst of product heeft hetzelfde btw-tarief. In Nederland kennen we:
- 21% (hoog)
- 9% (laag, o.a. voor voedingsmiddelen en sommige diensten)
- 0% (voor export bijvoorbeeld)
- Vrijgesteld (bijv. zorg, onderwijs)
Zorg dat je dit goed vastlegt per transactie.
2. Gebruik een goede boekhoudtool
Boekhoudsoftware, zoals TriFact365, helpt je om btw automatisch te splitsen. Voer per boeking in:
- Bedrag exclusief btw
- Btw-bedrag
- Bedrag inclusief btw
- Btw-code (bijv. hoog/laag/0%)
3. Controleer je inkoopfacturen
Niet alle btw is aftrekbaar. Check of:
- De factuur op naam van jouw onderneming staat
- Het om zakelijke kosten gaat
- De btw juist is vermeld
4. Periodiek btw-aangifte doen
De meeste ondernemers doen dit per kwartaal. Je hebt hiervoor nodig:
- Het totaal aan ontvangen btw (omzet)
- Het totaal aan betaalde btw (kosten)
- Het verschil = te betalen of terug te ontvangen btw
Je voert dit in via het portaal van de Belastingdienst, of je software doet dit automatisch.
Veelgemaakte fouten bij btw boeken
- Btw vergeten te splitsen van het totaalbedrag
- Privékosten als zakelijk boeken met btw-aftrek
- Buitenlandse btw proberen terug te vragen zonder correcte registratie
- Verkeerde btw-code gebruiken in software
Een foutje is snel gemaakt, maar gelukkig ook snel te corrigeren — mits je het op tijd doorhebt.
Bonus: Wat als je geen btw mag aftrekken?
Sommige beroepen of diensten zijn btw-vrijgesteld. In dat geval mag je geen btw in rekening brengen, maar ook geen btw terugvragen. Je moet dan goed opletten bij inkopen: de btw is dan een kostenpost.
Btw boeken is niet ingewikkeld, zolang je het bijhoudt en weet waar je op moet letten. Door met een vaste werkwijze te werken en regelmatig je administratie bij te houden, voorkom je stress bij je btw-aangifte. En onthoud: bij twijfel kun je altijd een boekhouder of accountant raadplegen.
