In de steeds verder digitaliserende wereld wordt efficiëntie in bedrijfsvoering steeds belangrijker. Een van de grootste stappen hierin is het overstappen van traditionele facturen converteren naar UBL.
Maar wat is UBL precies? En hoe kun je bestaande facturen eenvoudig converteren naar dit formaat?
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten zoals facturen, pakbonnen en offertes. Een UBL-factuur is in feite een gestructureerd XML-bestand dat alle factuurgegevens bevat.
Dit maakt het mogelijk voor softwareprogramma’s om facturen automatisch te lezen, verwerken en boeken, zonder menselijke tussenkomst.
Waarom facturen omzetten naar UBL?
- Tijdsbesparing: UBL-facturen kunnen automatisch worden verwerkt, wat handmatig overtypen overbodig maakt.
- Minder fouten: Door automatische verwerking worden menselijke fouten, zoals verkeerde bedragen of boekingscodes, drastisch verminderd.
- Snellere betalingen: Klanten kunnen UBL-facturen sneller verwerken en betalen, omdat ze direct in hun boekhoudsoftware kunnen worden ingelezen.
- Wettelijke verplichtingen: In Nederland zijn overheden en steeds meer grote bedrijven verplicht om e-facturen in UBL-formaat te accepteren en te versturen.
- Kostenbesparing: Minder verwerkingstijd en minder fouten leiden uiteindelijk tot lagere administratieve kosten.
Hoe kun je facturen converteren naar UBL?
Er zijn meerdere manieren om je bestaande facturen om te zetten naar UBL:
1. Handmatige conversie (niet aanbevolen)
Technisch gezien kun je zelf een XML-bestand in UBL-formaat maken door de benodigde tags en gegevens correct te structureren. Dit is echter complex, foutgevoelig en tijdrovend — zeker als je geen ervaring hebt met XML.
2. Gebruik maken van conversietools
Er bestaan diverse online tools en softwareprogramma’s die PDF- of papieren facturen kunnen omzetten naar UBL. Deze tools lezen de gegevens van de factuur uit (soms met behulp van OCR-technologie) en genereren een correct UBL-bestand.
Voorbeelden:
- PDF2UBL
- eConnect
- Storecove
- Simac
Let op: De kwaliteit van de conversie hangt sterk af van hoe gestandaardiseerd je facturen zijn opgesteld.
3. Facturatie- of boekhoudsoftware
De meeste moderne facturatie- en boekhoudprogramma’s (zoals Exact, Twinfield, Visma, Moneybird) kunnen automatisch facturen in UBL-formaat exporteren. Vaak kun je bij het aanmaken van een factuur direct kiezen voor een UBL-export, naast de gebruikelijke PDF-versie.
4. API-integratie
Voor grotere organisaties of IT-gedreven bedrijven kan het interessant zijn om een API-integratie te bouwen of in te zetten, waarmee facturen automatisch worden geconverteerd en verzonden in UBL-formaat.
Aandachtspunten bij conversie
- Datakwaliteit: Zorg dat alle relevante gegevens (zoals btw-nummers, IBAN, betalingscondities) goed en volledig op de originele factuur staan.
- UBL-specificaties: Er zijn verschillende UBL-varianten (zoals SI-UBL voor Nederland). Controleer welke standaard jouw klanten of leveranciers vereisen.
- Validatie: Na het omzetten is het belangrijk om de UBL-facturen te valideren, bijvoorbeeld met online validatietools of door proefinvoer in boekhoudsoftware.
Conclusie
Facturen converteren naar UBL biedt aanzienlijke voordelen voor zowel kleine ondernemers als grote bedrijven. Door gebruik te maken van de juiste tools en werkwijzen kun je je administratieve processen moderniseren, fouten verminderen en sneller betaald krijgen. De toekomst van facturatie is digitaal – en UBL is daarin een belangrijke bouwsteen.
