Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een factuur wordt keurig verstuurd, maar de betaling blijft uit. Het versturen van een herinnering is dan noodzakelijk, maar vaak ook tijdrovend en soms ongemakkelijk. Toch is het opvolgen van openstaande facturen essentieel voor een gezonde financiële huishouding.
Gelukkig hoeft dit proces niet langer handmatig en omslachtig te zijn. Met slimme software wordt het versturen van herinneringen een geautomatiseerd en professioneel proces.
Herinnering factuur en debiteurenbeheer
Een herinnering is meer dan een vriendelijke herinnering aan een openstaande betaling. Het is een cruciaal onderdeel van effectief debiteurenbeheer. Zonder tijdige opvolging kunnen openstaande facturen leiden tot:
- Liquiditeitsproblemen, doordat betalingen uitblijven
- Verlies van inkomsten, zeker wanneer facturen te lang openstaan
- Verstoorde klantrelaties, als communicatie onduidelijk of te laat is
Automatisering als oplossing
Veel organisaties stellen herinneringen nog handmatig op en versturen deze via e-mail of post. Dit kost tijd en is foutgevoelig. Voordelen van herinneringen:
- Automatische opvolging: Herinneringen kunnen vaak automatisch worden verstuurd op basis van ingestelde termijnen.
- Professionele uitstraling: De communicatie kan consistent worden vormgegeven en in lijn met de huisstijl van jouw organisatie.
- Realtime inzicht: Je hoeft niet meer overzicht te hebben in voor welke openstaande facturen nog geen herinneringen zijn verzonden.
Van reactief naar proactief
Door het sturen van een factuurherinneringen te automatiseren, verschuift de aanpak van reactief naar proactief. Je hoeft niet meer handmatig te controleren of een betaling is binnengekomen – slimme software kan dit automatisch en onderneemt vervolgens actie. Dit bespaart tijd en voorkomt dat facturen onnodig lang open blijven staan.
Het versturen van herinneringen hoeft geen frustrerende of tijdrovende taak te zijn. Met software wordt het een gestroomlijnd onderdeel van je financiële processen. Je profiteert van snellere betalingen, minder administratieve lasten en een professionele uitstraling richting je klanten.
Herinneringsmails in TriFact365
Uitsluitend binnen het interne goedkeuringsproces – dus het proces waarin medewerkers facturen moeten goedkeuren – biedt TriFact365 een efficiënte oplossing om te automatiseren. Zo kan het instellen en het versturen van herinneringensmails naar gebruikers die facturen nog moeten goedkeuren, worden geautomatiseerd.
