Sinds 1908 is De Vries Trappen actief als fabrikant van trappen. Of het nu gaat om honderden trappen voor een groot bouwproject, of om een unieke blikvanger voor in huis. De Vries Trappen maakt wensen werkelijkheid. Om dit op een zo efficiënt mogelijke manier te kunnen doen hebben zij ingezet op procesverbetering en digitalisering. Een voorbeeld hiervan is dat zij sinds 2016 gebruik maken van de Scan en Herken software van TriFact365.
“Begin vorige eeuw is De Vries Trappen gestart als timmerbedrijf en hebben 4 generaties De Vries het bedrijf opgebouwd. Inmiddels is De Vries Trappen, zonder een de Vries, uitgegroeid tot een industrieel productiebedrijf voor de productie van trappen en traponderdelen. Wij vinden het belangrijk om een bouwpartner in de keten te zijn en niet alleen een leverancier. In het bouwproces zijn wij een klein onderdeel. Wij zijn kort ingepland in een bouwproject en buigen mee, met alle uitdagingen van dien. Dat vinden we leuk en daar zijn we goed in.”, vertelt Jan Middel, financieel directeur, over De Vries Trappen.
Quick Response Manufacturing als uitgangspunt
De Vries Trappen past in haar bedrijfsvoering het Quick Response Manufacturing (QRM) principe toe. QRM is een strategie die bedrijfsbreed wordt toegepast in de productie-industrie om organisaties sneller, flexibeler en slagvaardiger te maken. De reactiesnelheid en de flexibiliteit van een bedrijf worden met dit principe verbeterd en de doorlooptijden in de bedrijfsprocessen worden verkort. Tijd is hierin de belangrijkste KPI en alle overige KPI’s, als kwaliteit, overheadkosten en medewerkerstevredenheid, zijn van de tijd afhankelijk.
“Eén van de uitgangspunten van Quick Response Manufacturing is: één keer aanpakken en afmaken. Dit houdt in dat er toegewijde teams zijn, serie en maatwerk, in plaats van afdelingen zoals calculatie, verkoop en werkvoorbereiding. Deze teams zijn verantwoordelijk voor het gehele proces waardoor overdrachtspunten worden voorkomen. Voor factuurverwerking betekent dit dat je de facturen bij digitale binnenkomst oppakt en afhandelt. TriFact365 past heel goed in deze QRM-gedachte. Facturen worden nu niet meer binnen het bedrijf rondgestuurd voor akkoord of vragen. Wij zijn af van het postboek.“
TriFact365 en Quick Response Manufacturing
In 2016 is De Vries Trappen overgestapt naar Exact Online en wilde ze, zoals gezegd, af van het postboek en over naar digitale post en goedkeuring. Aan de hand van mond-tot-mond reclame en het lezen van reviews in de Exact App Center maakt Jan de keuze voor TriFact365. In de demoperiode van 30 dagen heeft TriFact365 laten zien dé applicatie te zijn voor het bedrijf om de Quick Response Manufacturing doelstelling voor de factuurverwerking te behalen. Facturen worden vanaf dat moment digitaal ontvangen, direct en zonder tussenkomst van derden in de administratie verwerkt en doorgezet voor digitaal akkoord.
“TriFact365 bood ons een drempelloze integratie met Exact online. Met een implementatietijd die bijna nihil is. Je kunt de scan en herken oplossing in een middag hebben draaien, zonder problemen. Het is praktische software en dit heeft ons, naast de beschikbare functionaliteiten, doen besloten om met TriFact365 te werken.“
De Vries Trappen en TriFact365
Met de digitalisering van de factuurverwerking maakt De Vries Trappen gebruik van het volledige functionele aanbod van TriFact365. Facturen worden per e-mail, voor elke administratie afzonderlijk, aangeleverd. Deze komen vervolgens als automatisch boekingsvoorstel bij de administratie voor controle en verwerken. Hierna wordt de factuur ter goedkeuring, procuratie, aangeboden bij de verschillende verantwoordelijken. De mobiele app van TriFact365 is ook in gebruik bij De Vries Trappen voor het aanleveren van bonnen door medewerkers.
“Wij zijn vanaf het begin enthousiast over en zeer tevreden met TriFact365. Het is praktisch, direct toepasbaar en schaalbaar. Gebruikers accepteren TriFact365 direct, bijvoorbeeld door het uploaden van de bonnetjes via de mobiele app als ze onderweg zijn. Andere scan en herken oplossingen bieden misschien uitgebreidere instellingsmogelijkheden, maar dit heeft als gevolg dat er veel meer implementatie nodig is. Dit is iets dat wij niet willen. Met de functies als het gebruik van projecten en het maken van een transitorische boeking kunnen wij de boekingen maken die wij willen. Hier zijn wij erg blij mee!”
