PS IT Solutions is een full service IT-bedrijf dat zich richt op het midden- en kleinbedrijf, met een sterke focus op de fitnessbranche, gastronomie en horeca. Na de overname van een kassabedrijf is hun dienstverlening nog breder geworden. “We ontzorgen onze klanten volledig,” vertelt eigenaar Pascal. “Of het nu gaat om internet, telefonie, automatisering of werkplekbeheer – wij regelen alles.” In deze blog meer uitleg over hoe ze hun procuratiesysteem hebben ingericht.
Pascal is bij alle processen betrokken: “Ik ben echt een manusje-van-alles. Alles wat er gebeurt in het bedrijf, daar ben ik bij betrokken,” legt hij uit. “Van technische installatie tot facturatie – het komt allemaal bij mij terecht.” En juist dat ene punt, de facturatie, begon op een gegeven moment te wringen.
De aanleiding: van papieren chaos naar digitaal overzicht
“Vroeger lagen er stapels facturen op mijn bureau. Dat werkte gewoon niet meer,” blikt Pascal terug. In 2019 besloot hij daarom over te stappen op digitaal factureren. Maar in het begin was dat even wennen. Eerst raakte ik het overzicht juist kwijt. “Alles zat ergens in mappen of systemen, maar ik wist niet meer wat open stond en wat niet.”
Toen ontdekte hij TriFact365. Wat Pascal vooral aansprak in TriFact365, was het procuratiesysteem. Iemand anders boekt de facturen, en daarna keurt Pascal ze goed. Zo krijg je een extra controle en geheugensteun in het proces. Je ziet precies welke facturen er nog openstaan.”
Overzicht en gemak
De overstap bleek een schot in de roos. “Sinds ik met TriFact365 werk, heb ik weer overzicht. Alles loopt gestructureerd en digitaal. Het systeem is snel – een factuur staat er binnen een paar seconden in. Bij andere oplossingen kan dat wel een uur duren.”
Ook het verschil met andere boekhoudoplossingen is voor Pascal duidelijk. “Ik heb Exact geprobeerd, maar daarin miste ik een autorisatie- en procuratiesysteem. Bij TriFact365 zit dat er gewoon goed in. Dat is ook fijn voor eigenaren die niet zelf in de boekhouding willen duiken.”
Bovendien waardeert Pascal de flexibiliteit van het systeem. “Je zit nergens aan vast. Mocht het niet bevallen, dan haal je het er zo weer tussenuit. Maar eerlijk gezegd: zodra ik het had geprobeerd, wilde ik niet meer anders.”
Ook andere ondernemers profiteren
Pascal ziet het effect ook bij zijn klanten. “Ik adviseer het regelmatig aan anderen. Eén sportschool die ik ken, printte eerst alles uit en stuurde het handmatig door. Dan duurde het soms wel een maand voor een factuur geboekt was. Nu is dat helemaal anders. De eigenaar kan nu zelf goedkeuren wanneer het hem uitkomt, zonder afhankelijk te zijn van papier.”
Vooruitkijken: efficiëntie en controle
Wat wil Pascal bereiken met TriFact365? “Vooral rust en overzicht,” zegt hij resoluut. Als je veel ballen in de lucht moet houden, helpt het natuurlijk enorm als je facturatie gewoon goed geregeld is. Zo staat Pascal minder voor verrassingen en heeft hij alles onder controle.
