Stichting SAM Welzijn richt zich op het bevorderen van welzijn en participatie onder de inwoners van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Het doel is om drempels te verlagen, zodat mensen makkelijk kunnen deelnemen aan de samenleving wat ten goede komt aan hun eigen welzijn en/of de lokale gemeenschap.
Huis van Alles
Een belangrijk initiatief van SAM is het “Huis van Alles”, locaties verspreid over verschillende dorpskernen. Elke kern heeft een locatie waar bewoners activiteiten organiseren zoals gezamenlijk eten, klaverjassen en dergelijke. Sociale organisaties houden hier onder andere inloopochtenden, spreekuren, hulp bij het invullen van formulieren. Wilma is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie, rapportages en de jaarrekening binnen de organisatie.
Met 14 medewerkers in dienst (circa 9 fte) spreken we in dit geval van een relatief kleine organisatie, maar er is wel een indrukwekkend aantal van ongeveer 400 vrijwilligers bij betrokken. Deze vrijwilligers worden door SAM voorzien van een professionele infrastructuur, zodat zij zich volledig kunnen focussen op de uitvoering. Deze infrastructuur kan bijvoorbeeld ook bestaan uit de mogelijkheid om budgetbeheer te doen.
Prijsstelling
Wilma geeft aan dat er een aantal dingen meespeelden in de keuze voor TriFact365. Voor veel scan- en herkenoplossingen geldt dat de prijsstelling gericht is op accountants en dat kan nadelig zijn als er relatief kleine aantallen wordt afgenomen. Dat TriFact365 een goede prijsstelling had, was daarom een goede reden om TriFact365 verder te onderzoeken.
We willen naar de gemeente verantwoording af kunnen leggen, daarvoor is de goedkeuringsfunctie van TriFact365 cruciaal.
Daarnaast is het voor een gesubsidieerde instelling van groot belang om nauwkeurig verantwoording af te kunnen leggen. De goedkeuringsprocedure die TriFact365 biedt is daarom cruciaal, zodat de verantwoordelijkheid op het juiste niveau in de organisatie is geplaatst. De implementatie van de app hierin bleek een bijzonder waardevolle toevoeging, omdat het geven van goedkeuring hiermee aanzienlijk vereenvoudigd werd.
Implementatie
Er is voor gekozen om na een korte inventarisatie van de mogelijkheden het systeem zonder testperiode direct live in te voeren. De livegang verliep op slechts één of twee kleine correcties zonder problemen.
Ook voor een organisatie van deze omvang benadrukt Wilma het van belang van verantwoord omgaan met gemeenschapsgeld. Wilma realiseerde dat dit niet vanzelfsprekend is dat een maatschappelijke organisatie de processen zo goed op orde heeft. Toen ze overstapten naar een nieuwe accountant die alle interne processen nauwkeurig onder de loep nam, ontvingen ze een compliment over hoe goed ze dit hadden georganiseerd.
