Administratiekantoor Confinance bestaat al bijna 20 jaar. Direct na de oprichting werd het al zo druk dat er geen tijd meer was om te kijken naar tijdbesparende en innovatieve ontwikkelingen. In januari 2020 heeft Roosendaal Payroll Solutions geholpen door een deel van het werk efficiënter te maken met zelflerende algoritmen.

Administratiekantoor Confinance (moeder) en Roosendaal Payroll Solutions (zoon) hebben samen naar de repeterende en tijdrovende werkzaamheden gekeken en bedacht hoe zij die konden automatiseren.

Minimaliseren van handelingen
“Het boeken van facturen was één van die taken. Vanuit het verleden wist ik van het bestaan van slimme software waarmee facturen na het scannen worden ontleed met als resultaat een volledig boekingsvoorstel. Zo’n 70% van de boekingen zijn direct goed. Inmiddels zijn er pakketten op de markt met zelflerende algoritmen waardoor het pakket na elke aanpassing van een boekingsvoorstel leert hoe de boeking in het vervolg moet zijn. Daardoor bespaart de software na verloop van tijd steeds meer handmatig werk en groeit het percentage juiste boekingsvoorstellen al na 1 maand gebruik van de software naar 90%. Hoe langer je de software gebruikt, hoe hoger dat percentage naar 100% klimt.”

Eenvoud in gebruik
“TriFact365 is zo’n slim softwarepakket. Na een Google search op “scan software boekhouding” kwam ik uit bij TriFact365. De tarieven zijn transparant waardoor het mogelijk was om direct in te schatten wat de maandelijkse kosten zouden zijn. Vervolgens heb ik informatie aangevraagd via de site, en werd dezelfde dag nog teruggebeld. Het was een prettig gesprek en ik kreeg het idee dat we met deze software echt een hoop tijd konden besparen. Ik heb mijn moeder dan ook aanbevolen om de gratis proefversie te proberen. Er was geen installatie nodig omdat TriFact365 werkt vanuit een web portal. Het programma moet alleen wel gekoppeld worden met je eigen boekhoudpakket, in ons geval AFAS. De koppeling met AFAS Small Business was een fluitje van een cent door het volgen van de handleiding van TriFact365 zonder hulp van een IT’er.”

Gemakkelijke aanlevering
TriFact365 heeft verschillende mogelijkheden om facturen te uploaden. Zo kun je eenvoudig via enkele stappen in de TriFact365-portal de facturen uploaden vanaf een lokale map op jouw werkplek. Na het uploaden wordt de factuur direct verwerkt tot een boekingsvoorstel.

“Na het controleren van het boekingsvoorstel door de administrateur kan de boeking met één druk op de knop doorgezet worden naar AFAS Small Business. De factuur wordt ook direct opgeslagen in het dossier van de Crediteur/Debiteur waardoor altijd terug te vinden is welke facturen wel en welke facturen nog niet geboekt zijn. Ook bereikt men direct een digitalisering van werkzaamheden.

TriFact365 heeft ook een mobiele app waarmee bonnetjes kunnen worden gescand. Die app heeft dezelfde werking als de portal. In plaats van scannen kun je met de app een foto maken van de bon. Bonnen vervagen na verloop van tijd en moeten dus gekopieerd worden om een juiste administratie te voeren. Met het gebruik van de app is dit verleden tijd want de foto wordt opgeslagen in het dossier van de crediteur/debiteur.”

Voor een verdere digitalisering kunnen facturen ook per e-mail verstuurd worden naar TriFact365, zodat ze direct verwerkt kunnen worden.

Waarom TriFact365?
“Nu ruim vier maanden na de ingebruikname van de software is het werk zodanig veranderd, dat we spijt hebben dat we er niet eerder aan hebben gedacht om met dit soort software aan de slag te gaan. Er is weer tijd en ruimte voor nieuwe klanten.  Bestaande klanten hebben de mogelijkheid om meer digitaal aan te leveren waardoor ook zij minder tijd kwijt zijn met hun administratie. De kosten van het pakket vallen in het niet bij de voordelen van het gebruik ervan. Ieder MKB-administratiekantoor die nog niet soortgelijke software gebruikt kan met TriFact365 een hoop tijdwinst behalen.”