“Wij schrijven geen geschiedenisboeken, maar kranten”, zegt Pierre Claassen, mede-eigenaar van Ten Donkelaar Administratie & Advies. De boekhouding van hun klanten is altijd up-to-date door gebruik van innovatieve cloudsoftware zoals TriFact365. Bij Ten Donkelaar hoeven ze niet meer iedere BTW-maand de facturen en bonnen van dat kwartaal achteraf te verwerken, dit gebeurt op wekelijkse of maandelijkse basis, ze zijn een digitaal administratiekantoor.
Ten Donkelaar Administratie & Advies helpt hun klanten met de administratie, het jaarwerk en voorziet hen van fiscale adviezen. Persoonlijk contact met de klant en onderneming stellen zij voorop en daarmee leveren ze goede en enthousiaste diensten. Sinds 2016 past Ten Donkelaar de innovatieve cloudsoftware van TriFact365 toe.
De keuze voor TriFact365
Eigenaren Toine Verhaegh en Pierre Claassen zijn destijds gestart met TriFact365 omdat zij op zoek waren naar een betere werkverdeling. “Wij werken graag zo effectief en efficiënt mogelijk”, aldus Pierre. “Tevens wil Ten Donkelaar zich graag onderscheiden met de franchisemodule en vooroplopen in het automatiseringsproces van een administratiekantoor. Een softwareapplicatie zoals TriFact365 draagt daaraan bij en werkt perfect samen met Visma software die we voor de boekhouding gebruiken”.
Uniforme werken: digitaal administratiekantoor
Ten Donkelaar heeft vestigingen door heel Nederland, een uniforme werkwijze is hierbij belangrijk om de klant zo goed mogelijk te kunnen voorzien bij zijn/haar behoeften. Iedere Ten Donkelaar vestiging heeft zijn eigen TriFact365 account. Deze accounts vallen allemaal onder één abonnement waarbij het verbruik per vestiging duidelijk uitgesplitst wordt.
“Doordat wij onze werkomgeving gedigitaliseerd hebben middels gebruik van software zoals TriFact365 en Visma zorgt Ten Donkelaar ervoor dat bij elke vestiging de boekhouding op dezelfde manier verwerkt wordt”, zegt Pierre. “Een voordeel hiervan is dat bij ziekte de boekhouding één op één overgenomen kan worden”.
De BTW-maand
De BTW-maand loopt inmiddels tot zijn einde. “Wij merken dat het nog regelmatig voorkomt dat de eindklanten in de BTW-maand hun facturen en bonnetjes aanleveren”, zegt Kristian van Dijk, Product Owner van TriFact365. “Hierdoor hebben onze klanten het in deze maanden vaak erg druk. Wij zien dit terug in het aantal geüploade facturen en actieve gebruikers in de BTW-maanden. Het record van het aantal verwerkte facturen wordt iedere BTW-maand weer verbroken”. Martijn de Koning, directeur van TriFact365, geeft aan deze ervaring te delen. “Enkele jaren geleden had ik een eigen administratiekantoor. De BTW-maanden waren de drukste van het jaar. In deze maanden kwamen klanten namelijk aanzetten met hun facturen en bonnen van het voorgaande kwartaal. Hierdoor lag de werkdruk in de BTW-maanden een stuk hoger”, aldus Martijn. “Met TriFact365 willen wij onder andere graag stimuleren dat facturen en bonnen niet alleen in de BTW-maand worden aangeleverd maar gedurende het hele kwartaal. Hierdoor kan de werkdruk bij accountants beter verdeeld worden”.
Wekelijkse of maandelijkse factuuraanlevering
Ten Donkelaar probeert met behulp van TriFact365 hun klanten te stimuleren om één keer per week of in elk geval één keer per maand de facturen en bonnen aan te leveren. “Wanneer onze klanten hun facturen en bonnen op regelmatige basis aanleveren is hun boekhouding altijd up-to-date”, zegt Pierre. “Hierdoor zijn er bij ons eigenlijk geen losse facturen en/of bonnen meer in omloop die één keer in het kwartaal verwerkt moeten worden”. Toine en Pierre merken dat steeds meer klanten ook daadwerkelijk hun facturen en bonnen minimaal maandelijks aanleveren. Inmiddels werkt al meer dan de helft van hun klanten op deze wijze.
Waarom TriFact365?
“De reden waarom de keuze op TriFact365 is gevallen en waarom Ten Donkelaar graag blijft samenwerken met TriFact365 is vanwege de laagdrempeligheid”, aldus Pierre. “Ik vind de amicale omgang belangrijk. Als er iets aan de hand is, gebeurt er ook daadwerkelijk iets. Ik heb niet het gevoel dat mijn aanvraag onderaan de stapel belandt. TriFact365 en Ten Donkelaar hebben samen ontwikkelingen doorgemaakt, ik voel me serieus genomen en problemen worden daadwerkelijk opgelost”.
Met de cloudoplossing van TriFact365 kunnen inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes eenvoudig verwerkt worden in het gekoppelde boekhoudpakket. Deze documenten kunnen geüpload worden via de TriFact365 webportal, e-mail en de mobiele app. Door middel van zelflerende algoritmen is realtime herkenning van facturen en bonnetjes mogelijk. Aan de hand daarvan wordt er een boekingsvoorstel gepresenteerd die na controle geboekt kan worden in het boekhoudpakket. TriFact365 koppelt met de grootste boekhoudpakketten in Nederland.
