De AFAS Boekhoudfabriek
In dit snel veranderende technologische tijdperk is ook binnen de accountancy automatisering niet meer weg te denken. Termen zoals robotic accounting en machine learning komen accountants wekelijks tegen. Als accountantskantoor moet je wel mee met deze ontwikkelingen, anders blijf je achter op je concurrenten. Wil je als accountantskantoor dus kunnen concurreren in deze tijd, dan is het van belang dat je het meest uit je software haalt.
Een andere invalshoek…
De vraag is niet meer ‘Moeten we overstappen op digitale factuurverwerking?’, de vraag is ‘Hoe kunnen we onze software zo optimaal mogelijk gebruiken, zodat wij tijd hebben voor de dingen die er echt toe doen?’. De boekhoudfabriek geeft een mooie representatie van hoe er zo optimaal mogelijk gebruik gemaakt kan worden van de software die je tot je beschikking hebt.
Facturen op de lopende band
Digitale factuurverwerking kan gezien worden als een fabriek, oftewel een Boekhoudfabriek. Bij zo’n fabriek wordt input geleverd en op de lopende band gezet. Binnen korte tijd bereikt het de machine. Deze machine verwerkt de aangeleverde input en transformeert deze in gewenste output. Deze output kan of als eindproduct klaargezet worden voor distributie of door naar de volgende fabriek.
In de boekhoudfabriek worden inkoop-, verkoopfacturen en bonnetjes, de input, op de lopende band gezet. Die lopende band kan binnen TriFact365 gezien worden als een automatische werkstroom van facturen en bonnetjes. Eenmaal aangekomen in de TriFact365 machine worden de facturen verwerkt door middel van robotic accounting. Er wordt een automatisch boekingsvoorstel gegenereerd dat slechts nog gecontroleerd hoeft te worden. Aan het einde van de TriFact365 machine wordt een journaalpost opgeleverd, de output. Deze wordt samen met het factuurbestand (PDF) aangeboden aan het boekhoudpakket, waar de volgende stappen van de boekhoudfabriek plaatsvinden.
Tot slot: de concrete voordelen
Maar wat zijn de voordelen van zo’n boekhoudfabriek voor jouw accountantskantoor?
- TriFact365 zorgt voor tijdsbesparing. Met het automatische boekingsvoorstel hoeft slechts nog een visuele controle plaats te vinden en met één druk op de knop is de boeking gedaan.
- Verder heb je met TriFact365 alle facturen op één plek beschikbaar in de cloud. Je kan deze ten alle tijden inzien en bekijken welke stappen door wie doorlopen zijn gedurende de verwerking.
- TriFact365 levert, via gratis gebruikers, het ideale platform voor samenwerking met je cliënten. Wat weerhoud jou nog om alle cliënten toegang te geven en verantwoordelijk te maken voor aanlevering van boekingsstukken?
Verder werkt TriFact365 continue aan verbeteringen om het aantal handelingen in de fabriek te minimaliseren. We streven ernaar om facturen vol automatisch te gaan boeken, voor een nog soepeler en sneller lopend proces in de boekhoudfabriek. In samenwerking met onze klanten en partners, zoals AFAS, is dit het doel waar wij naartoe werken.
