A menudo, nuestros clientes nos preguntan cómo pueden hacer un uso óptimo de TriFact365. Es por eso que hemos enumerado una serie de consejos y trucos. Tanto los clientes experimentados como los usuarios novatos de TriFact365 pueden aprovechar estos consejos de procesamiento automatizado de facturas para realizar la contabilidad de manera más rápida y eficiente.
ACTUALIZACIÓN: Además de los 10 consejos existentes para el procesamiento automático de facturas, se han agregado 5 (!) Consejos adicionales para usted.
SUGERENCIA 1: Inicie el recorrido de instrucciones en el portal
¡El primer y más importante consejo! Hay un recorrido de instrucciones disponible en varios lugares del portal que explica exactamente cómo funciona la pantalla. Cuando llegue por primera vez a esta pantalla, el recorrido comenzará automáticamente. También puede volver a realizar el recorrido en otro momento.
Lea más sobre el recorrido de instrucciones aquí.
SUGERENCIA 2: Reenvíe las facturas automáticamente
Hoy en día, cada vez son más las facturas que se envían digitalmente por correo electrónico. Puede hacer que estas facturas se reenvíen fácilmente a TriFact365. A cada administración se le asigna su propia dirección de correo electrónico. Envíe sus facturas a esta dirección de correo electrónico y automáticamente terminarán en su Lista de trabajo. A través del buzón en TriFact365
Lea más sobre cómo enviar facturas por correo electrónico aquí.
SUGERENCIA 3: Ver los correos electrónicos entregados en el buzón
Todos los correos electrónicos entregados terminarán en su buzón TriFact365. Aquí puede verificar si ha llegado el correo electrónico. Puede ver los detalles del correo electrónico, ver qué archivos adjuntos se han procesado y por qué no se han procesado ciertos archivos adjuntos.
Lea más sobre cómo consultar todos los correos electrónicos enviados aquí.
SUGERENCIA 4: Dividir, fusionar y escribir facturas
¿Ha enviado facturas pero aún desea dividir, fusionar o cambiar el tipo de ciertos documentos? ¡No hay problema! En el stock de trabajo, puede verificar fácilmente las facturas relevantes y tomar una acción. Divida documentos que constan de varias facturas, combine ciertos documentos en un solo documento o cambie el tipo de factura (compra / venta).
Lea más sobre la división de facturas aquí.
Lea más sobre la combinación de documentos aquí.
Lea más sobre cómo cambiar el tipo de factura aquí.
SUGERENCIA 5: Complete los datos maestros de los acreedores
También puede encontrar una serie de trucos en la pantalla de control que le ayudarán a que el procesamiento de facturas sea aún más rápido y sencillo. Por ejemplo, puede influir en el reconocimiento de facturas completando los datos maestros de deudores y acreedores tanto como sea posible. Complete el número IBAN, el número de la Cámara de Comercio y el número de IVA, para que nuestro software tenga más datos únicos disponibles para hacer coincidir la factura con la relación correcta. Luego, determine un código de IVA estándar, una condición de pago, una cuenta de acreedor y una cuenta de libro mayor para obtener la propuesta de reserva más completa posible.
SUGERENCIA 6: Establezca las separaciones de funciones para los usuarios
Usando los diferentes derechos de usuario, puede determinar qué acciones pueden realizar los usuarios en TriFact365. Luego, determine para qué administraciones tiene acceso el usuario en el portal. Vea en nuestra página de soporte los derechos de usuario que distinguen a TriFact365 y cuándo debe otorgar qué derecho de usuario a un usuario.
Lea más sobre los roles de usuario y los derechos de usuario aquí.
SUGERENCIA 7: Configure el idioma del portal
El portal TriFact365 no solo está disponible en holandés, sino también en inglés, alemán, francés y español. Como usuario, usted decide en qué idioma desea trabajar con TriFact365.
Lea más sobre cómo configurar el idioma aquí.
SUGERENCIA 8: Libro de facturas bloqueadas para el pago
¿Los pagos de facturas están dispuestos en el paquete contable? Para AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield y Unit4 Multivers, puede ingresar facturas bloqueadas para el pago. La reserva ya está reservada cuando se aborda el flujo de trabajo del poder notarial. Tan pronto como cada usuario haya dado su aprobación, la reserva se liberará para el pago y se podrá incluir en los pagos.
Lea más sobre el bloqueo de pagos aquí.
SUGERENCIA 9: Mantener las administraciones exentas de impuestos
En TriFact365 está disponible una función especial para administraciones exentas de impuestos. Las propuestas de reserva se presentan automáticamente con IVA incluido. ¡Evite las operaciones manuales y active este ajuste!
Lea más sobre la exención del IVA aquí.
SUGERENCIA 10: Establezca una descripción predeterminada para las facturas
En el nivel de administración, puede indicar lo que desea incluir en la reserva como descripción estándar de la factura. Puede hacer esto configurando las denominadas etiquetas. Estas etiquetas se relacionan con un campo en la pantalla de control y se muestran entre paréntesis en el campo de descripción. Cuando realice la reserva, las etiquetas se convertirán al valor ingresado en los campos correspondientes.
Lea más sobre cómo configurar una descripción predeterminada aquí.
SUGERENCIA 11: Calcule importes con la función de cálculo
En la pantalla de control también puede calcular fácilmente importes utilizando la función de cálculo. Los campos ‘Monto’ e ‘IVA’ contienen una función de cálculo que le permite sumar, restar, multiplicar y dividir montos fácilmente. Puede ingresar el cálculo en estos campos, presione enter y aparecerá el resultado.
LLea más sobre la función de cálculo en la pantalla de control aquí.
SUGERENCIA 12: Utilice métodos abreviados de teclado al registrar facturas
Hay varios accesos directos disponibles en la pantalla de control de TriFact365. Esto le permite procesar las facturas aún más rápido en su administración.
Lea aquí qué atajos de teclado están disponibles.
SUGERENCIA 13: Personalice la pantalla de control
Usando las opciones de visualización en la pantalla de control, puede ajustar fácilmente la estructura de la pantalla de control. Dependiendo del paquete de contabilidad con el que trabaje, puede activar o desactivar las dimensiones. ¿Apagas las dimensiones? Luego, el campo de descripción se ampliará automáticamente. También puede colocar el ancho de las líneas de reserva en toda la pantalla y, opcionalmente, mostrar el visor de PDF en el lado izquierdo de la pantalla. De esta manera, puede armar fácilmente su propia pantalla de control.
Lea más sobre cómo personalizar la pantalla de control aquí.
SUGERENCIA 14: Utilice nuestra aplicación móvil
¿Ya estás usando nuestra aplicación móvil? Puede tomar fotografías de los recibos fácilmente a través de su teléfono inteligente (iOS, Android) y cargarlas en TriFact365. También es posible autorizar y obtener facturas y recibos a través de la aplicación móvil. De esta manera, siempre puede actualizar su contabilidad sobre la marcha.
Lea más sobre nuestra aplicación móvil aquí.
SUGERENCIA 15: Configure recordatorios por correo electrónico y notificaciones automáticas
¿Utiliza autorización y / o poder notarial? ¡No olvide configurar los recordatorios por correo electrónico! Con esto, puede recibir fácilmente correos electrónicos después de un cierto número de horas con un recordatorio de que todavía hay facturas listas para que usted, como usuario, las autorice / obtenga. De esta manera, siempre estará informado de su inventario de trabajo sin tener que iniciar sesión en línea cada vez.
Obtenga más información sobre los recordatorios por correo electrónico aquí.
¿Está buscando sugerencias aún más útiles después de estos 15 consejos de procesamiento de facturación?