TriFact365 biedt een slimme functionaliteit waarmee het systeem automatisch herkent of een ontvangen factuur een inkoopfactuur of verkoopfactuur is. Dit gebeurt op basis van het onderwerp van de e-mail waarmee de factuur wordt ingestuurd.
Hoe werkt het?
Wanneer je een e-mail stuurt naar TriFact365 met een factuur in de bijlage, kijkt het systeem naar het begin van het e-mailonderwerp. Als het onderwerp begint met het woord “inkoop” of “verkoop”, dan wordt de bijlage automatisch herkend als respectievelijk een inkoopfactuur of verkoopfactuur.
Voorbeelden:
- Onderwerp:
Inkoop - Factuur april 2025→ wordt herkend als inkoopfactuur - Onderwerp:
Verkoopfactuur maart→ wordt herkend als verkoopfactuur
Let op: het eerste woord in het onderwerp is bepalend. Staat “inkoop” of “verkoop” niet aan het begin, dan kan TriFact365 het document mogelijk niet automatisch correct classificeren.
Voordelen
- Minder handmatige handelingen nodig bij het verwerken van facturen
- Snellere en betrouwbaardere verwerking
- Maakt het mogelijk om in één mailbox zowel inkoop- als verkoopfacturen aan te leveren
Tips voor correct gebruik
- Begin het onderwerp van je e-mail altijd met “inkoop” of “verkoop”, afhankelijk van het type factuur.
- Gebruik alleen deze woorden als eerste woord in het onderwerp voor automatische herkenning.
- Vermijd spaties, leestekens of andere tekens vóór het woord “inkoop” of “verkoop”.