1. Facturatie
Onze facturatie vindt via automatische incasso volledig geautomatiseerd plaats aan de hand van de gegevens zoals deze zijn vastgelegd in de portal.
Vereiste acties:
- Incassomachtiging in TriFact365 afgeven: Zorg ervoor dat de incassomachtiging binnen TriFact365 correct is ingesteld.
- Goedkeuring in de bankomgeving: De klant dient de incassomachtiging ook in de bankomgeving goed te keuren.
- Indien een incasso niet wordt uitgevoerd, dienen bovenstaande stappen opnieuw uitgevoerd te worden en de factuur handmatig te worden betaald.
- Lees hier meer over waarom de automatische incasso storneert
2. Betalingsherinneringen
Belangrijk
TriFact365 verstuurt slechts één keer een incasso. Herinneringen moeten altijd handmatig worden betaald.
Ons systeem voert driemaal per maand een betalingscontrole uit: op dag 4, dag 14 en dag 24. Tijdens deze controle wordt beoordeeld welke facturen nog openstaan en hoeveel herinneringen er al zijn verstuurd.
- Eerste herinnering: Als een factuur nog niet betaald is en er nog geen herinnering is verstuurd, wordt de Eerste herinnering verzonden.
- Tweede herinnering: Als er al een herinnering is verstuurd en de factuur nog steeds niet is betaald, wordt de Tweede herinnering verzonden. Hierin wordt ook vermeld dat de toegang tot het account wordt geblokkeerd bij uitblijvende betaling.
Vereiste acties:
- Om blokkade te voorkomen, moeten herinneringen altijd handmatig worden betaald.
- Houd in het accountoverzicht de status van elke factuur in de gaten.
3. Blokkade bij wanbetaling
Als een factuur na de tweede herinnering nog steeds niet is betaald, wordt het account geblokkeerd wegens wanbetaling:
- De klant kan niet meer inloggen.
- Factuur-e-mails worden niet meer geaccepteerd en de klant ontvangt een melding dat de e-mail niet verwerkt is.
- Het account wordt ‘Geblokkeerd’.
Vereiste acties:
- Betaal de factuur (binnen 3 maanden) handmatig
- Mail naar support@trifact365 met een verzoek om de openstaande facturen als je niet (meer) over de openstaande facturen beschikt.
- De TriFact365-omgeving wordt automatisch weer vrijgegeven voor gebruik. Hier kunnen enkele werkdagen overheen gaan.
4. Communicatie over blokkades
Wanneer een account geblokkeerd wordt:
- De eigenaar ontvangt direct een e-mail.
- Na 7 dagen ontvangt de eigenaar een Eerste herinnering.
- Na nog eens 7 dagen volgt een Tweede herinnering.
- Op de eerste dag van de volgende maand wordt een laatste e-mail verstuurd en wordt het abonnement beëindigd.