Een audit trail is een gedetailleerde, chronologische registratie van gebeurtenissen, activiteiten of wijzigingen binnen een systeem of proces. Het biedt inzicht in wie welke acties heeft uitgevoerd, wanneer deze acties hebben plaatsgevonden en welke onderdelen van het systeem of proces zijn beïnvloed.
Wanneer zijn audit trails belangrijk?
Audit trails worden vaak gebruikt voor het bewaken van naleving, beveiliging en operationele doeleinden. Het helpt organisaties bij het detecteren van ongeautoriseerde toegang of afwijkingen in processen. Het draagt bij aan transparantie en verantwoording binnen een organisatie. Bovendien ondersteunt het bij het herstellen van systemen na een storing door een duidelijk overzicht te geven van recente wijzigingen. Een goed beheerde audit trail is essentieel voor effectieve IT-beveiliging en interne controles.
Hoe zit dit bij financiële documenten?
Door te documenteren wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer, wordt de integriteit van de financiële gegevens gewaarborgd. Bovendien helpt een audit trail bij het opsporen van fouten of frauduleuze activiteiten. Bij audits kan het als bewijsmateriaal dienen om de naleving van regelgeving aan te tonen. Het ondersteunt ook bij interne controles en het verbeteren van de financiële processen. Door een duidelijk overzicht te geven van alle financiële handelingen, draagt een audit trail bij aan een betrouwbare en accurate financiële rapportage.
Audit trails met TriFact365
TriFact365 registreert handelingen die zijn uitgevoerd voor elk document. Deze informatie is online beschikbaar en kan ook als aanvulling gekoppeld worden aan een boeking in het boekhoudpakket. Zo is altijd inzichtelijk wie, wanneer het documenten heeft geüpload, gecontroleerd en eventueel heeft goedgekeurd. De accountantscontrole is hiermee eenvoudig uit te voeren. Wil je weten hoe je de audit trail koppelt aan een boeking? Klik dan hier.