Een factuur is een officieel document dat de details van een transactie tussen een leverancier en een afnemer vastlegt. Hierbij wordt vermeld wat de geleverde goederen of diensten en de kosten zijn. Het wordt gebruikt als bewijs van aankoop en om betaling te verzoeken binnen een vastgestelde termijn. Facturen zijn belangrijk voor het bijhouden van financiële transacties en het handhaven van boekhoudkundige nauwkeurigheid.
Welke eisen worden er gesteld aan een factuur?
In Nederland moeten inkoop- en verkoopfacturen aan specifieke eisen voldoen, zoals het vermelden van de naam en het adres van de leverancier en de afnemer, de datum van uitgifte, een uniek factuurnummer, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de prijs inclusief en exclusief btw, het btw-tarief en het totaalbedrag. Deze informatie is cruciaal voor de wettelijke geldigheid en omvat aspecten zoals identificatie van de partijen, beschrijving van de transactie en het toegepaste btw-tarief.
Van factuur naar boeking
In een financiële administratie worden inkoop- en verkoopfacturen nauwkeurig gecontroleerd op juistheid en volledigheid voordat ze worden verwerkt. Na deze controle worden ze ingevoerd in het boekhoudsysteem, waarbij de bedragen worden toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen op basis van de aard van de transactie. Vervolgens worden betalingen voor inkoopfacturen gedaan en verkoopfacturen naar klanten verzonden. Tot slot worden de originele facturen zorgvuldig gearchiveerd voor toekomstige referentie en eventuele controle door belastingautoriteiten of externe auditors.
Factuur verwerking met TriFact365
TriFact365 digitaliseert en automatiseert factuurverwerking door OCR-technologie en machine learning te gebruiken voor het scannen en herkennen van gegevens op inkoop- en verkoopfacturen. Deze gegevens worden als boekingsvoorstel gepresenteerd. Waar na controle van de gegevens een boeking wordt aangemaakt in het gekoppelde boekhoudpakket. Handmatige invoer is hierdoor overbodig. Gebruikers hebben zo real-time inzicht in hun financiële gegevens.