Facturen scannen met TriFact365

Slim facturen scannen bevordert de innovatiekracht van je organisatie.

pijl die naar Start Gratis wijst met tekst 18.000 organisaties werken al met TriFact365

Wat is facturen scannen?

Facturen scannen is het proces waarbij je een papieren factuur scant en omzet naar een digitaal bestandsformaat. Hiervoor heb je natuurlijk een scanner nodig, zoals een multifunctional of standaard scanner. Vrijwel ieder scanapparaat voldoet om met TriFact365 aan de slag te kunnen. Tip: als je specifiek op zoek bent naar scannen met een smartphone bekijk dan de productpagina declaratie app.

Man scant facturen naar cloud van TriFact365

Hoe scan je facturen?

TriFact365 kan vrijwel alle gescande facturen verwerken. Besteed vooral aandacht aan de kwaliteit van het scanproces, scan facturen recht in en zorg altijd voor leesbare teksten. Van leesbare facturen wordt niet alleen onze herkenningsrobot blij, ook degenen die je boekhouding voeren en op een later moment facturen controleren. Denk daarbij aan de accountant, boekhouder, controller of de belastingdienst die een verplichte controle uitvoert.

In de praktijk verwerkt TriFact365 vrijwel alle gescande inkoopfacturen en verkoopfacturen. Het maakt niet uit of je in kleur, zwart-wit of grijstinten de factuur scant, alle kleurcombinaties worden verwerkt.

Bestandsformaat gescande facturen

TriFact365 verwerkt gescande facturen in de veelgebruikte bestandstypen PDF, JPG, TIFF, PNG, Word & Excel. Zonder interne afstemming is de kans dus al groot dat de scanner of multifunctional op één van deze formaten is ingesteld. In de praktijk adiviseren we wel zoveel mogelijk in PDF aan te leveren.

Na ontvangst converteert TriFact365 altijd alle bestanden naar PDF. Dit is het meest gebruikte formaat voor inkoopfacturen wereldwijd en wordt bovendien door de meeste boekhoudpakketten geaccepteerd als formaat voor bijlagen bij het importeren van journaalposten.

Toetsenbord met Enter knop van papier naar digitaal
Vrouw achter computer met vergrootglas bekijkt gescande facturen met loep voor Exact Online

Scanresolutie facturen

Vrijwel iedere scanresolutie wordt door TriFact365 verwerkt, zolang je maar onthoudt dat de factuur leesbaar moet zijn en dat het ook voor je eigen organisatie niet wenselijk is om (te) grote bestanden te verwerken. Bedenk dat bij het inzien van facturen meer tijd nodig is om een factuur van 5MB te openen dan een factuur van 30kb. De meest gebruikte scanresolutie binnen TriFact365 is 200 dpi. Dit is een prima instelling voor je scanner waarmee het gescande bestand later in het proces nog goed te lezen is en de bestandsgrootte beperkt is.

Voordelen facturen scannen

Het scannen van papieren facturen bespaart veel tijd. Deze besparing is maximaal als alle processtappen van facturen scannen, OCR software en Scan & Herken volledig worden benut met TriFact365 software. Als bijkomend voordeel zal je ook verderop in het proces met boekhoud- en rapportagesoftware veel tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan snellere controles voor de periodieke aangifte omzetbelasting, het opstellen van de jaarrekening of het opstellen van kostenrapportages. Onthoud dit: doorklikken naar ingescande digitale facturen gaat altijd sneller dan het opzoeken van papieren facturen in ordners.

Vervolgstap: TriFact365 Documentenportaal

Zelf alle voordelen ervaren van Scan en Herken?

PLUG & PLAY: Binnen 1 minuut GRATIS aan de slag zonder verplichtingen!