Foutmelding
SPF check failed
Zie je in TriFact365 bij een ontvangen e‑mail waarbij de bijlagen niet zijn verwerkt, en de melding SPF check failed? Dan is de e‑mail wel ontvangen door TriFact365.
Wat betekent dit?
TriFact365 doet een veiligheidscontrole op binnenkomende e‑mails. Als tijdens die controle problemen worden vastgesteld rondom de betrouwbaarheid van de afzender, wordt de e‑mail wel getoond, maar worden de bijlagen niet automatisch verwerkt.
Deze controle verkleint bijvoorbeeld het risico op spookfacturen die per e-mail verzonden zijn door een malafide partij die zich voordoet als één van jouw leveranciers.
Als je merkt dat e-mails die wél afkomstig zijn van jouw leverancier(s) toch niet door TriFact365 verwerkt worden vanwege deze controle, is actie vereist om herhaling te voorkomen.
Meest voorkomende oorzaak: Automatisch doorgestuurde e-mails
Facturen worden automatisch doorgestuurd vanuit jullie eigen mailbox naar het TriFact365 uploadadres, op een manier waarbij de mail de leverancier lijkt te komen, terwijl hij via jullie mailomgeving wordt verstuurd. Dat geeft een “mismatch”, waardoor de e-mail er voor TriFact365 verdacht uit ziet.
Beste structurele oplossing
Zorg dat facturen die door jullie worden doorgestuurd naar TriFact365, verzonden worden op een manier waardoor geen twijfel kan ontstaan over de afzender. Voor het instellen hiervan bieden we de volgende handleiding aan:
Alternatieve oplossing
Je kunt in TriFact365 de controle op afzender uitschakelen voor het upload‑e-mailadres.
Dit kan het probleem oplossen, maar het verlaagt de beveiliging. Gebruik dit bij voorkeur alleen tijdelijk om de risico’s te beperken.
Veelgestelde vragen
Dit komt vaak door het automatisch doorsturen van e-mails vanuit jullie eigen mailbox naar TriFact365, waarbij de leverancier als afzender zichtbaar blijft, én de mail technisch via jullie mailomgeving wordt verzonden.
Dat hangt af van hoe streng de e‑mailinstellingen van de leverancier zijn. Sommige leveranciers/systemen zijn “toleranter” en anderen strenger. Daardoor kan het bij de ene leverancier toevallig wel doorgaan en bij de andere niet, terwijl de doorstuurmethode hetzelfde is.
Meestal zie je dit patroon:
– De e-mail komt binnen met SPF check failed.
– De mail is oorspronkelijk aan jullie facturenmailbox gestuurd.
– Er is een automatische doorstuurregel actief naar TriFact365.
– De afzender die zichtbaar is in TriFact365, is het originele e-mailadres van de leverancier
Als de leverancier rechtstreeks zijn e-mails naar het TriFact365 adres van jullie administratie stuurt betekent deze foutmelding meestal dat de e-mailinstellingen van de leverancier niet correct zijn ingesteld. Het is verstandig om de leverancier hier van op de hoogte te stellen.