Via de e-mail kunnen zowel inkoop- als verkoopfacturen worden aangeleverd. Stuur deze documenten naar het unieke e-mailadres van de betreffende administratie. Dit e-mailadres kun je terugvinden in TriFact365 via Instellingen (tandwiel) > Administraties in de kolom Mailbox.
LET OP
Het e-mailadres van de administratie wordt automatisch gegenereerd door het systeem en is niet aan te passen.
Toegestane bestandsformaten: .bmp, .doc, .docx, .gif, .jpg, .jpeg, .pdf, .png, .tif, .tiff, .xls, .xlsx, .xml
Belangrijke aandachtspunten
- De maximale toegestane grootte van een e-mail met bijlage(s) is 10MB. Let op dat het boekhoudpakket nadere restricties kan stellen. De maximale toegestane grootte van individuele Microsoft Office documenten (.doc, .docx, .xls, .xlsx) is 4MB.
- Een XML-bestand kan zowel met als zonder PDF-bestand aangeleverd worden. Wanneer een XML- en PDF-bestand gezamenlijk worden aangeleverd, dan dienen deze dezelfde bestandsnaam te hebben. Is er geen PDF-bestand aangeleverd? Dan genereert TriFact365 zelf een document om te tonen o.b.v. de data in het XML-bestand.
- Afbeeldingen die in de bijlage van een e-mail zijn toegevoegd, worden overgenomen en verwerkt in TriFact365. Afbeeldingen die in de e-mail zelf staan (HTML) worden niet overgenomen. Dit om het uploaden van afbeeldingen in de e-mailhandtekening (logo’s, social media icoontjes, etc.) te voorkomen.
- Om documenten direct aan het juiste type te koppelen in de portal, kun je gebruik maken van de volgende omschrijving aan het begin van het Onderwerp van de e-mail:
- ‘inkoop‘ of willekeurig onderwerp: voor inkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
- ‘verkoop‘: voor verkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
- ‘bulkinkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type inkoopfactuur
- ‘bulkverkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type verkoopfactuur
- Wil je een e-mail naar twee administraties versturen? Bijvoorbeeld omdat de factuur in de ene administratie ingeboekt moet worden als inkoopfactuur, en in de andere administratie als verkoopfactuur? Stuur dan twee aparte e-mails in plaats van één e-mail naar twee adressen. Als je toch één e-mail verstuurt naar twee adressen, zal deze maar in één van beide administraties aankomen.
E-mails automatisch doorsturen naar TriFact365
Wil je facturen automatisch laten doorsturen vanuit een eigen mailbox? Bekijk de volgende supportpagina voor meer informatie:
Lees hier meer over uploaden via de portal en mobiele app: