Via de status Controleren bij een factuur kun je het gegenereerde boekingsvoorstel raadplegen en verzenden. Ga hiervoor naar de Werkvoorraad en klik op de status Controleren achter een factuur.
1. Matchen van crediteur/debiteur
De eerste stap is het matchen van de crediteur of debiteur. Er kunnen drie situaties optreden:
- De crediteur/debiteur is succesvol gematcht
- De crediteur/debiteur is niet gevondenDoor in het veld een nummer of naam in te typen kun je een bestaande crediteur/debiteur selecteren. Bestaat de crediteur/debiteur nog niet in je boekhoudpakket? Dan kun je met behulp van het potloodje de gegevens invullen en een nieuwe crediteur/debiteur aanmaken.
- TriFact365 presenteert een voorstel voor een nieuwe crediteur/debiteur
Indien de crediteur/debiteur niet bekend is binnen jouw administratie, kan het zijn dat TriFact365 automatisch een voorstel presenteert om deze nieuwe crediteur/debiteur aan te maken in jouw administratie. Je krijgt dan bovenstaande melding.
2. Factuurgegevens controleren
Vervolgens kun je de rest van de factuurgegevens controleren en indien nodig aanpassen in de betreffende velden (factuurnumer, factuurdatum, etc.). Hieronder een aantal links naar handige functies bij het controleren van de factuurgegevens:
- Automatische controle op dubbele facturen
- Factuurnummer is boekingsnummer bij verkoopfacturen
- Standaarddagboek voor inkoop- en verkoopfacturen
- Vreemde valuta
Procuratieschema selecteren
Wordt er gebruik gemaakt van Procuratie? In het veld “Procuratie” kan een Procuratieschema gekozen worden voor verdere verwerking na het controleren.
Herkende gegevens markeren op de PDF-viewer
Met behulp van de PDF-viewer kun je eenvoudig gegevens controleren en eventueel aanpassen. Door met je muis op een bepaald veld te klikken (bijv. Factuurnummer) wordt op de PDF aangegeven waar de herkende waarde staat.
Tekst kopiëren van de PDF-viewer
Wil je een woord of een stuk tekst kopiëren en gebruiken in één van de velden in het boekingsvoorstel? Sleep dan een vakje om het betreffende stuk tekst, waarna deze tekst groen gemarkeerd wordt. Klik vervolgens op het veld waarin deze tekst geplakt moet worden.
3. Boekingsregels controleren
Onder de factuurgegevens vind je in het grijze vlak de boekingsregels. Je kunt extra boekingsregels toevoegen door op het groene plusje aan het einde van de eerste regel te klikken. Je kunt een boekingsregel verwijderen door op het rode minnetje te klikken.
Credit
Met dit vinkje kun je aangeven of het om een creditfactuur gaat. Dit werkt voor een aantal boekhoudpakketten. Zie voor meer informatie onderstaande link.
Transitorische boeking
Met dit vinkje kun je aangeven of het om een transitorische boeking gaat. Dit werkt voor een aantal boekhoudpakketten. Zie voor meer informatie onderstaande link.
Grootboek en andere dimensies
Aan het begin van de boekingsregels vind je het grootboek waarop geboekt gaat worden. Dit wordt standaard bepaald aan de hand van de stamgegevens van de crediteur/debiteur. Uiteraard kun je deze ook wijzigen door in het veld een ander nummer/omschrijving in te typen.
Wil je bijvoorbeeld ook op andere dimensies boeken? Deze kun je eenvoudig aanzetten via de Weergaveopties. Zie voor meer informatie onderstaande link.
Omschrijving
In het veld Omschrijving wordt standaard de naam van de crediteur/debiteur getoond. Via de administratie-instellingen kun je eventueel een afwijkende omschrijving instellen aan de hand van zogeheten labels. Zie voor meer informatie onderstaande link.
Bedragen en BTW-codes
Hierna volgt het bedrag excl. BTW. Met behulp van de geselecteerde BTW-code wordt het BTW-bedrag bepaald en het uiteindelijke totaalbedrag. Indien nodig kun je deze bedragen wijzigen. Hieronder een aantal links naar handige functies bij het controleren van de bedragen:
4. Opmerking toevoegen en Historie
Je kunt eventueel een opmerking toevoegen in het witte vlak onder Vervolgactie. Na het verzenden van de factuur zal deze worden toegevoegd aan de Historie aan de rechterkant.
Het is eventueel mogelijk om de historie mee te sturen als extra PDF naar de administratie. Dit werkt voor een aantal boekhoudpakketten. Zie voor meer informatie onderstaande link.
5. Overige functies
Daarnaast bevat het Controlescherm nog allerlei andere functies die handig kunnen zijn bij het controleren en verwerken van de facturen.
Instructietour
Via het vraagteken rechstboven kun je een instructietour starten Deze geeft uitleg geeft over de verschillende functies in het Controlescherm. Deze tour kun je ook starten in andere schermen.
Sneltoetsen
In het controlescherm van TriFact365 zijn een aantal sneltoetsen beschikbaar. Hiermee kun je nog sneller de facturen verwerken in je administratie.
Stamgegevens bijwerken
Wanneer je stamgegevens wijzigt in het boekhoudpakket is het belangrijk dat je de stamgegevens bijwerkt in TriFact365. Dit houdt in dat TriFact365 de nieuwe/gewijzigde gegevens ophaalt uit het boekhoudpakket.
Weergaveopties
Met behulp van de Weergaveopties kun je niet alleen dimensies aan-