Voordat je begint:
- Zorg dat de Gebruiker(s) het recht Procuratie toegewezen hebben gekregen.
- Zorg dat de Gebruiker(s) toegewezen is/zijn aan de betreffende administratie(s) (meer informatie).
- Ga naar Instellingen (tandwiel) > Administraties, vink Procuratie aan bij de administratie(s) waarvoor een procuratieschema ingericht wordt en klik op Opslaan.
- Ga naar Instellingen (tandwiel) > Procuratie en klik daarna op Toevoegen.
- Geeft het procuratieschema een herkenbare omschrijving.
Werkstroom instellen
Vervolgens dien je de werkstroom in te stellen. Deze bevat één of meer fases met daarin één of meer Gebruikers die de documenten gaan goedkeuren. Het te procureren document gaat eerst langs fase 1. Wanneer deze voltooid is gaat het document door naar fase 2, etc. Een schema kan maximaal 5 fases bevatten.
- Klik op de knop met het Plusje. Fase 1 komt beschikbaar.
- Selecteer een Gebruiker in Fase 1.
- Voeg eventueel nog een Gebruiker toe via de knop met het Plusje. Je kunt maximaal 10 gebruikers toevoegen aan één fase.
- Wanneer je meer dan één Gebruiker toevoegt aan een fase, dan komt er een extra instelling beschikbaar:
- Alle gebruikers: Alle Gebruikers in deze fase moeten het document verplicht goedkeuren.
- Eén gebruiker: Eén van de Gebruikers in deze fase moet het document goedkeuren.
- Klik op Fase toevoegen om een nieuwe fase toe te voegen, tot maximaal 5 fases.
- Klik op Fase verwijderen om een fase uit de werkstroom te verwijderen.
Administratie instellen
Als laatste bepaal je voor welke administratie(s) het procuratieschema moet gelden. Je kunt kiezen voor:
- Alle administraties: Het procuratieschema kan gebruikt worden voor alle administraties die Procuratie ingeschakeld hebben.
- Geselecteerde administraties: Het procuratieschema kan gebruikt worden voor een selectie aan administraties die Procuratie ingeschakeld hebben. Je kunt deze selecteren door ze te verplaatsen van ‘Beschikbare administraties’ naar ‘Geselecteerde administraties’.
Overige aandachtspunten