Evolutie van de factuur: Papier, PDF en UBL

pdf en xml iconen met pijl

Het internet heeft ingrijpende gevolgen gehad voor het bedrijfsleven. Markten zijn transparanter en beter bereikbaar, maar veranderen ook sneller. Succesvolle ondernemers weten zich slim aan te passen door flexibel in te spelen op nieuwe mogelijkheden en trends. Voor veel ondernemers zijn veranderingen rondom het financiële proces echter een blok aan het been. Groot óf klein bedrijf; technologische ontwikkelingen rondom de administratie volgen elkaar snel op en kosten vaak veel tijd, en dus geld. De accountant met kennis van actuele softwaremogelijkheden kan daarop inspelen. Voor hen staat er een nieuwe ontwikkeling klaar: de digitale factuurverwerking in de cloud.

Het vakgebied van de accountant ontwikkelt snel mee met nieuwe cloud technieken. Sinds de introductie van online software is het vakgebied in een stroomversnelling geraakt. Door digitalisering worden administraties steeds groter en complexer. Deze berg met werk komt bij de accountant terecht die het steeds drukker krijgt en hierdoor oplossingen zoekt om verder te automatiseren. Door de technologische revolutie kan de accountant zijn boekhouding inmiddels volledig digitaal en online bijhouden. Zo zijn er verschillende soorten van boekhoudsoftware beschikbaar waarbij het mogelijk is om het kasboek, bankboek, inkoopboek, verkoopboek en memoriaal op te bergen in een digitale opbergmap. Waarom wordt er dan door veel accountants en boekhouders nog zo krampachtig vastgehouden aan kasten vol met ordners en al die papieren facturen die nog handmatig ingeboekt moeten worden?

Ondanks de digitaliseringsgolf die het gehele bedrijfsleven overspoelt, hebben nog steeds veel accountants (en ondernemers) moeite om het gebruik van papier los te laten. Er is vanuit de gewenning kennelijk behoefte aan tastbaarheid, zwart op wit. Misschien speelt ook mee dat de cloud onbekend terrein is. De cloud wordt daarentegen wel door veel accountants een succesvolle toekomst voorspeld. De cloud geeft bedrijfseigenaren en consumenten toegang tot allerlei soorten applicaties en hun persoonlijke documenten op het internet, zonder dat deze documenten op hun computer geïnstalleerd hoeven te worden. Deze technologie heeft het computergebruik efficiënter gemaakt door een centrale opslagbasis aan te bieden. Bedrijven zoals TriFact365 die een cloud-oplossing aanbieden, hebben een platform via de webbrowser gecreëerd. Deze is beveiligd en veel gemakkelijker en goedkoper in gebruik dan serveroplossingen. Er is een trend gaande waarbij steeds meer bedrijven ervoor kiezen om hun bedrijfsprocessen via de cloud uit te voeren.

Gelukkig signaleren wij dat de aanlevering van papieren facturen via schoenendozen en ordners door de digitalisering steeds minder wordt. Het bewijs? Bij TriFact365 zien we dat accountants en ondernemers steeds meer digitale facturen verwerken. De marktwerking heeft de laatste jaren duidelijk aangetoond dat PDF het winnende formaat is geworden (>95%) voor de aanlevering van digitale facturen. Het sinds 2013 ingevoerde UBL 2.0 als standaard XML-formaat begint nu ook een opmars te maken. Onze visie is dat PDF voorlopig het meest gebruikte formaat zal blijven voor factuurverwerking. We kunnen niet in de toekomst kijken, maar het gebruik van PDF is de laatste jaren alleen maar verder toegenomen ten koste van andere formaten zoals JPG, Excel en Word. Mogelijke regulering door overheden, zoals de Nederlandse overheid die UBL sinds 1 januari 2017 verplicht stelt, kan het gebruik van UBL in de toekomst doen stijgen. Bij TriFact365 zijn we pragmatisch, we volgen de marktontwikkelingen op de voet en passen onze software aan zodra kansen zich manifesteren.

In het kort: de factuurverwerking kent een lange traditie van handmatige verwerking. De opkomst van het internet heeft ertoe geleid dat boekhoudsoftware steeds vaker in staat is om boekingsstukken digitaal te ontvangen. Succesvolle ondernemers en accountants kiezen er steeds vaker voor om de factuurherkenning te introduceren. TriFact365 biedt hiertoe een efficiënte cloud-oplossing waarbij zowel digitale- als papieren facturen sneller verwerkt kunnen worden. De scan- en herkenoplossing van TriFact365 biedt ook de verwerking van UBL-facturen aan. Zo kan de ondernemer factureren met het systeem dat het beste bij hem of haar past en de factuurverwerking verplaatsen naar de cloud.

Misschien vind je dit ook interessant

Bekijk meer artikelen