Verkoopfacturen maken is voor iedere ondernemer een essentieel onderdeel van de administratie. Of je nu een eenmanszaak runt of een groeiend MKB-bedrijf hebt: een goede factuur zorgt voor een professionele uitstraling én is cruciaal voor een correcte boekhouding en een vlotte betaling. In dit artikel lees je wat er op een verkoopfactuur moet staan, hoe je er een maakt en waar je op let.
Inhoudsopgave
Wat is een verkoopfactuur?
Een verkoopfactuur is het document dat je naar je klant stuurt nadat je een product hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd. Het vormt de basis voor de betaling én voor je boekhouding. Een duidelijke, correcte factuur voorkomt verwarring en versnelt het betaalproces.
Wat moet er op een verkoopfactuur staan?
In Nederland moet een factuur voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Vermeld daarom minimaal:
- De naam en gegevens van jouw bedrijf, inclusief je btw-identificatienummer en KVK-nummer
- De naam en gegevens van de klant
- Een uniek, doorlopend factuurnummer
- De factuurdatum (en de datum van levering)
- Een omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het bedrag exclusief en inclusief btw, met het gehanteerde btw-tarief
- De betaaltermijn en je betaalgegevens
Verkoopfacturen maken: handmatig of met software?
In theorie lijkt het maken van facturen eenvoudig, maar in de praktijk is het foutgevoelig: denk aan verkeerde btw-tarieven, vergeten klantgegevens of dubbele factuurnummers. Zeker als je handmatig in Word of Excel werkt, sluipen er makkelijk fouten in. Daarom kiezen steeds meer ondernemers voor facturatiesoftware of hun boekhoudpakket. Die vullen klantgegevens en factuurnummers automatisch in, passen het juiste btw-tarief toe en bewaren facturen overzichtelijk, zo werk je sneller en met minder fouten.
Tips voor foutloze verkoopfacturen
- Gebruik een uniek, doorlopend factuurnummer zonder gaten.
- Controleer het btw-tarief per product of dienst.
- Verstuur je factuur op tijd en vermeld een duidelijke betaaltermijn.
- Bewaar je facturen digitaal, leesbaar en compleet (meestal 7 jaar).
En de verwerking van je facturen?
Goed om te weten: TriFact365 is geen facturatiesoftware en maakt zelf geen verkoopfacturen, daarvoor gebruik je facturatie- of boekhoudsoftware. Waar TriFact365 wél helpt, is aan de verwerkingskant: je binnenkomende inkoopfacturen en bonnen worden automatisch herkend en als boekingsvoorstel klaargezet in je gekoppelde boekhoudpakket. Zo houd je de andere kant van je administratie, de inkoop, moeiteloos op orde. Lees meer over geautomatiseerde factuurverwerking.
Veelgestelde vragen over verkoopfacturen maken
Een verkoopfactuur is het document dat je naar je klant stuurt nadat je een product hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd. Erop staan onder meer je bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, de omschrijving en het bedrag met btw.
Onder andere je bedrijfs- en klantgegevens, je btw-identificatienummer en KVK-nummer, een uniek doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving en het bedrag exclusief en inclusief btw.
Je kunt verkoopfacturen maken in Word of Excel, maar dat is foutgevoelig. Met facturatiesoftware of je boekhoudpakket gaat het sneller: klantgegevens, factuurnummers en btw-tarieven worden automatisch ingevuld.
Nee. TriFact365 is geen facturatiesoftware en maakt zelf geen verkoopfacturen. Het herkent en verwerkt je binnenkomende facturen en bonnen tot een boekingsvoorstel voor je boekhouding.
In Nederland bewaar je facturen meestal 7 jaar. Digitaal bewaren mag, mits de facturen leesbaar en compleet blijven.
Tot slot
Verkoopfacturen maken hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Zorg dat je factuur aan de eisen voldoet, gebruik facturatiesoftware of je boekhoudpakket om fouten te voorkomen, en bewaar alles netjes digitaal. Zo krijg je sneller betaald en houd je je administratie op orde.
