Bonnetjes app voor bonnen en declaraties

Met de bonnetjes app van TriFact365 fotografeert je collega een bon ter plekke en levert hem meteen aan. De app leest de leverancier, het bedrag en de btw uit, en er staat een boekingsvoorstel voor je klaar. Daarmee is de pre-accounting van bonnen en declaraties geregeld, zodat er niets meer tot het eind van de maand in een portemonnee blijft zitten.

Bonnetjes app van TriFact365 met het uploaden van een kassabon

Koppel met alle toonaangevende boekhoudsoftware

Logo AFAS
Logo Exact
Logo King software
Logo van SnelStart
Logo Twinfield
Logo visma

Wat is een bonnetjes app?

Een bonnetjes app fotografeert een bon, leest daar de leverancier, het bedrag en de btw uit en maakt daar een boekingsvoorstel van voor je administratie. Aanleveren, goedkeuren en de boeking klaarzetten gebeuren in dezelfde app.

Zoek je iets specifieker? TriFact365 optimaliseert je complete pre-accounting, tot en met de journaalposten in je boekhoudpakket: bonnen en declaraties worden als document behandeld, dus kilometerregistratie, zakelijke creditcards en beleidscontrole blijven bij je HR- of salarissysteem. Voor inkoopfacturen is er een aparte pagina, en wil je weten hoe het uitlezen zelf werkt, kijk dan bij het aanleveren en scannen van documenten. De hele declaratiestroom staat bij digitaal declareren.

Hoe werkt een bonnetjes app?

Een bon scannen verloopt in vier stappen: fotograferen, uitlezen, goedkeuren en boeken. Je collega doet alleen de eerste, en de beslissing om te boeken blijft bij jou.

1. Fotograferen

Je collega fotografeert de bon met de gratis app en levert hem in dezelfde handeling aan, op het moment van aanschaf. Een foto kun je eerst bijsnijden, en optioneel geef je een bestandsnaam of een opmerking mee. E-mail en het webportaal werken als alternatief, handig bij een bon die als pdf binnenkomt.

2. Uitlezen

De leverancier, de datum, het bedrag en de btw worden herkend en in een boekingsvoorstel gezet. Staan er meerdere btw-tarieven op één bon, dan worden de bedragen per tarief gesplitst. Een gekreukelde of vervaagde kassabon is de uitzondering: die velden vul je zelf aan, en daar leert de herkenning van.

3. Goedkeuren

Wil je dat een leidinggevende eerst akkoord geeft, dan loopt de declaratie langs een route die je zelf inricht. De goedkeurder ziet de foto naast het voorstel en keurt goed in de app of in het portaal, met één swipe. De opmerking die je collega meegaf staat erbij, dus niemand hoeft te vragen waar een uitgave voor was.

4. Boeken

Na jouw visuele eindcontrole gaat de journaalpost naar je boekhoudpakket, met de gefotografeerde bon eraan vast en doorzoekbaar naast de boeking. De btw op die bon staat daarmee klaar om terug te vragen, in plaats van verloren in een portemonnee.

Bon fotograferen en aanleveren met de bonnetjes app

Direct aanleveren

Een bon is het makkelijkst te verwerken op het moment dat je hem krijgt. Collega’s fotograferen hem met de gratis app, of sturen hem via e-mail of het webportaal als dat beter uitkomt. Daardoor hoeft niemand papier te bewaren tot het eind van de maand.

  • Gratis te downloaden voor iOS en Android, dertig dagen gratis uitproberen
  • E-mail en webportaal als alternatief
  • Per bon een boekingsvoorstel klaar

Goedkeuren zonder achter bonnen aan te bellen

Je richt de route één keer in en elke ingediende declaratie gaat naar de juiste leidinggevende, die goedkeurt in de app of in het portaal. Ondertussen ziet iedereen de status, dus een collega hoeft niet meer te vragen of zijn bon is aangekomen.

  • Goedkeuringsroutes die je zelf inricht
  • Goedkeuren vanuit de app of het webportaal
  • Tijdlijn per document: wie voor jou akkoord gaf, met opmerkingen

De routes richt je in bij goedkeuringsroutes.

Declaratie goedkeuren in de app met een opmerking erbij
Bonnen, declaraties en facturen in dezelfde werkvoorraad

Bonnen, declaraties en facturen op één plek

Bonnen reizen zelden alleen. Inkoop- en verkoopfacturen lopen via hetzelfde platform en dezelfde herkenning, zodat je team één manier van werken leert in plaats van één per documenttype.

  • Bonnen, declaraties en facturen op één platform
  • Herkenning tot op regelniveau, inclusief btw-codes
  • Vanaf het begin gekoppeld aan je boekhouding

Lees meer over het herkennen van factuurgegevens, of bekijk welke pakketten met je boekhouding koppelen.

Btw terug, niets kwijt

Een bon die nooit binnenkomt is btw die je niet terugvraagt. Doordat elke inzending met een audit trail wordt vastgelegd, zie je op elk moment wat er binnen is en wat er nog openstaat. Daardoor houd je minder vraagposten over bij de afsluiting.

  • Btw per bon herkend en klaar om terug te vragen
  • Audit trail op elke inzending en goedkeuring
  • Uploadhistorie met tijdstip per aangeleverde bon

Alles blijft terugvindbaar in het digitale archief, en de app staat stap voor stap uitgelegd in ons helpcenter.

Status van ingediende bonnen in de bonnetjes app

Bonnen scannen voor je btw-aangifte

De meeste bonnen gaan verloren tussen de aanschaf en het einde van het kwartaal. Een kassabon in een jaszak vervaagt, en wat je niet meer hebt, kun je niet aftrekken. Door de bon bij het afrekenen te fotograferen staat de btw er meteen op de juiste grootboekrekening, gesplitst per tarief als er 21 en 9 procent op één bon staan.

Bij de aangifte hoef je dan niet te reconstrueren wat een uitgave was. Je ziet per administratie wat er binnen is en wat er nog openstaat, met de opmerking van je collega bij de bon.

Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?

Voor je administratie geldt in principe een bewaartermijn van zeven jaar, en digitaal bewaren mag zolang de bon leesbaar en compleet blijft. Een gefotografeerde bon blijft daarom doorzoekbaar staan bij de boeking, met de goedkeuringshistorie ernaast. Welke termijn precies op jouw stukken van toepassing is, lees je in het overzicht van bewaartermijnen of overleg je met je accountant.

Veelgestelde vragen over bonnen scannen

Wat voegt een bonnetjes app toe aan je boekhoudpakket?

Hij neemt de pre-accounting van bonnen over: ter plekke aanleveren, leverancier, bedrag en btw uitlezen, de declaratie langs een goedkeuringsroute sturen en de boeking klaarzetten. Je boekhoudpakket doet daarna de rapportage. Doordat elke inzending in een audit trail staat, zie je wat er binnen is en wat nog ontbreekt, wat minder vraagposten oplevert bij de afsluiting.

Werkt de app op elke telefoon?

Ja. De TriFact365 app is gratis en werkt op iOS en Android. Collega’s fotograferen een bon en leveren hem in dezelfde handeling aan, zonder dat ze een account in je boekhoudpakket nodig hebben.

Is dit een volledige expense-managementsuite?

Nee, en dat zeggen we liever meteen. TriFact365 behandelt bonnen en declaraties als document: scannen, herkennen, goedkeuren en boeken. Kilometerregistratie, zakelijke creditcards en beleidscontrole horen daar niet bij en blijven bij je HR- of salarissysteem.

Kan ik declaraties laten goedkeuren voordat ze geboekt worden?

Ja. Je richt de goedkeuringsroutes zelf in, zodat een declaratie eerst naar de juiste leidinggevende gaat. Na akkoord wordt de boeking in je boekhoudpakket klaargezet, met de bon eraan vast.

Kan ik met de app ook facturen goedkeuren?

Ja. Naast het aanleveren van bonnen keur je onderweg documenten goed of procureer je ze, met het document in beeld. De route eronder richt je eenmalig in het portaal in.

Is een gefotografeerde bon veilig, en moet ik het papier bewaren?

TriFact365 verwerkt inzendingen AVG-proof over beveiligde verbindingen, en elke gefotografeerde bon blijft doorzoekbaar in het digitale archief met een audit trail. Of je het papieren origineel nog moet bewaren hangt af van de fiscale regels die op jouw administratie van toepassing zijn; overleg dat met je accountant.

Hoe snel kunnen collega’s bonnen aanleveren?

Binnen een kwartier. Je koppelt je boekhoudpakket, nodigt je collega’s uit en zij downloaden de gratis app. Installatie op een computer en consultants zijn niet nodig.

Is er een gratis app om bonnen te scannen?

De app zelf download je gratis, en je kunt TriFact365 dertig dagen volledig uitproberen met een gratis abonnement. Daarna betaal je per gebruiker binnen je abonnement, dus ook voor collega’s die alleen bonnen indienen.

Hoe scan ik een kassabon in?

Je fotografeert de bon met de app en snijdt hem zo nodig bij, waarna hij meteen wordt aangeleverd. Een bon die je per mail krijgt stuur je door naar het mailadres van je administratie. In beide gevallen worden datum, bedrag en btw uitgelezen en staat er een boekingsvoorstel klaar.

Bekijk meer oplossingen

Document Hub

Verzamel en verwerk documenten via je favoriete invoerkanaal.

Workflows

Maak autorisatieflows voor het goedkeuren van facturen.

Digitaal archief

Altijd toegang tot documenten. Compleet met historie en audit-trail.

Probeer TriFact365 gratis

Test alle functionaliteiten van TriFact365 nu 30 dagen gratis.