Hoe lang administratie bewaren is een vraag die elke ondernemer tegenkomt. In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht: je bewaart je administratie in principe zeven jaar, zowel digitaal als op papier. Daardoor kan de Belastingdienst je aangiften controleren en kun jij altijd verantwoording afleggen. Hieronder lees je precies hoe lang je welke documenten moet bewaren en hoe je dat het handigst doet.
Inhoudsopgave
Hoe lang administratie bewaren volgens de wet
De hoofdregel is duidelijk: je bewaart je administratie minimaal zeven jaar. Dit is vastgelegd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. De termijn gaat in nadat een boekjaar of overeenkomst is afgelopen. Bovendien gelden deze regels voor zowel papieren als digitale documenten.
Bewaartermijn per type document
Niet elk document heeft dezelfde bewaartermijn. Hieronder zie je de meest voorkomende termijnen op een rij:
- Inkoop- en verkoopfacturen: zeven jaar
- Bonnen en kassabonnen: zeven jaar
- Bankafschriften: zeven jaar
- Loon- en salarisadministratie: zeven jaar
- Contracten en overeenkomsten: zeven jaar na afloop
- Gegevens over onroerende zaken: tien jaar
Zo weet je precies hoe lang je facturen, bonnen en overige stukken moet bewaren. Twijfel je over een specifiek document? Raadpleeg dan de Belastingdienst over het bewaren van je administratie voor de actuele voorwaarden.
Waarom geldt er een bewaarplicht?
De bewaarplicht bestaat zodat de Belastingdienst je belastingaangiften kan controleren en fraude kan voorkomen. Daarnaast kun jij als ondernemer altijd verantwoording afleggen over je financiële zaken. Hierdoor biedt de bewaartermijn zowel jou als de overheid zekerheid over je administratie.
Mag je je administratie digitaal bewaren?
Ja. Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, zolang de documenten authentiek, compleet en leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn. Digitaal bewaren is bovendien veiliger dan papier: inkt vervaagt niet en je verliest niets bij brand of waterschade. Met TriFact365 kun je je facturen en documenten automatisch digitaal archiveren en zo moeiteloos aan de bewaarplicht voldoen.
Kassabonnen bewaren: het papier vervaagt
Een bonnetje is je aankoopbewijs: het laat zien wat je hebt gekocht, wanneer, voor welk bedrag en met welk btw-tarief. Zakelijk valt het onder dezelfde bewaarplicht van zeven jaar als je facturen. Alleen levert juist dit document in de praktijk het meeste gedoe op, want de meeste kassabonnen worden op thermisch papier gedrukt en dat vervaagt. Een bon die na twee jaar blanco is, voldoet niet meer aan de eis dat een document leesbaar blijft.
Je mag een papieren bon vervangen door een digitale versie, mits alle gegevens behouden blijven en het document de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar is. Fotografeer de bon daarom bij het afrekenen in plaats van aan het eind van de maand: dan is hij nog scherp en raakt hij niet kwijt. Twijfel je of je het papieren origineel mag weggooien, overleg dat dan met je accountant.
Met de bonnetjes app van TriFact365 doen je collega’s dat met een foto, waarna de bon direct in je administratie staat met datum, bedrag en btw uitgelezen.
Tips om aan de bewaarplicht te voldoen
Wil je zorgeloos aan de bewaarplicht voldoen? Deze tips helpen je op weg:
- bewaar alles digitaal in de cloud, zodat je niets kwijtraakt;
- maak regelmatig een back-up van je administratie;
- houd je documenten geordend en doorzoekbaar.
Zo blijft je administratie compleet en vind je elk document snel terug wanneer de Belastingdienst erom vraagt.
Veelgestelde vragen
In principe zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Facturen, bonnen en bankafschriften bewaar je zeven jaar, net als de rest van je administratie. Digitaal bewaren mag, zolang de documenten leesbaar blijven.
Ja. Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, mits de documenten authentiek, compleet en leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn.
Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een langere bewaarplicht van tien jaar.
Dan kan de Belastingdienst je administratie verwerpen en een naheffing of boete opleggen. Daarom is het verstandig alles zorgvuldig en digitaal te bewaren.
Een digitale versie mag de papieren bon vervangen, mits alle gegevens behouden blijven en het bestand de hele bewaartermijn leesbaar en beschikbaar is. Omdat thermisch papier vervaagt, is scannen bij ontvangst juist veiliger dan het origineel bewaren. Overleg bij twijfel met je accountant.
