VIES (VAT Information Exchange System) is het gratis controlesysteem van de Europese Commissie waarmee je controleert of een btw-nummer geldig is. Handel je binnen de EU, dan check je zo of je zakendoet met een geregistreerde btw-ondernemer, belangrijk om het 0%-tarief bij intracommunautaire leveringen te mogen toepassen en om fraude te voorkomen. In dit artikel lees je wat VIES is, hoe het werkt, wat de wettelijke basis is en hoe boekhoudpakketten het integreren.
Inhoudsopgave
Wat is VIES?
VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is een gratis dienst van de Europese Commissie waarmee je snel en eenvoudig checkt of een btw-nummer geldig is. Je voert het btw-nummer in en het systeem controleert direct de geldigheid. De EU voerde VIES in 1993 in, samen met de interne markt, om btw-fraude te verminderen en handel binnen de EU makkelijker te maken. Je controleert een nummer rechtstreeks via de officiële VIES-tool van de Europese Commissie.
Waarom een btw-nummer controleren?
Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan mag je vaak het 0%-btw-tarief toepassen (intracommunautaire levering). Voorwaarde is dat je afnemer een geldig btw-id heeft, en dat controleer je met VIES. Zo weet je zeker dat je met een legitieme btw-ondernemer zakendoet, voorkom je fraude en houd je je btw-aangifte kloppend.
De wettelijke basis
De EU-btw-richtlijn 2006/112/EG vormt de basis voor de btw-regels binnen de Unie. Bedrijven die goederen en diensten binnen de EU leveren, moeten een geldig btw-id hebben, en je moet kunnen aantonen dat je afnemer dat ook heeft. Nationale belastingdiensten in de lidstaten werken samen zodat de gegevens in VIES actueel en correct blijven.
VIES-controle in je boekhoudpakket
Veel boekhoudpakketten hebben een VIES-controle ingebouwd, zodat je btw-nummers niet handmatig op de VIES-website hoeft te checken. Een overzicht van de pakketten die met TriFact365 koppelen:
| AFAS | Ingebouwde VIES-check die de geldigheid van btw-nummers binnen de EU automatisch controleert. |
| Exact Online | Geïntegreerde VIES-check om btw-nummers eenvoudig te valideren binnen het boekhoudsysteem. |
| King Finance (voorheen iMUIS Online) | Ondersteunt VIES-checks en controleert btw-nummers automatisch. |
| King ERP | Bij ons is op dit moment niet bekend of er een ingebouwde VIES-check is. |
| SnelStart | Ingebouwde VIES-check om btw-nummers te valideren binnen het pakket. |
| Twinfield | Bij ons is op dit moment niet bekend of er een ingebouwde VIES-check is. |
| Boekhoud Gemak | Bij ons is op dit moment niet bekend of er een ingebouwde VIES-check is. |
| AccountView | Bij ons is op dit moment niet bekend of er een ingebouwde VIES-check is. |
| Visma eAccounting | Ingebouwde VIES-check die de geldigheid van btw-nummers automatisch controleert. |
VIES en factuurverwerking automatiseren met TriFact365
TriFact365 herkent je inkoopfacturen automatisch, inclusief het btw-nummer van de leverancier, en maakt een boekingsvoorstel in je eigen TriFact365-portal. Na jouw controle komt de boeking in je boekhoudpakket, precies daar waar de VIES-controle plaatsvindt (zie de tabel hierboven). Zo stroomlijn je de factuurverwerking en houd je je btw-administratie kloppend. Bekijk de koppelingen met boekhoudpakketten of ontdek hoe je je factuurverwerking automatiseert.
Veelgestelde vragen over VIES
VIES (VAT Information Exchange System) is het gratis controlesysteem van de Europese Commissie waarmee je controleert of een Europees btw-nummer geldig is.
Bij leveringen aan een ondernemer in een ander EU-land mag je vaak het 0%-btw-tarief toepassen. Daarvoor moet het btw-id van je afnemer geldig zijn, en dat controleer je met VIES. Zo voorkom je ook fraude.
Ja. VIES is een gratis dienst van de Europese Commissie. Je voert het btw-nummer in en het systeem geeft direct aan of het geldig is.
Vaak wel. Pakketten als AFAS, Exact Online, SnelStart en Visma eAccounting hebben een ingebouwde VIES-controle, zodat je btw-nummers niet handmatig hoeft te checken.
TriFact365 herkent inkoopfacturen automatisch, inclusief het btw-nummer van de leverancier, en stuurt het boekingsvoorstel naar je boekhoudpakket. De VIES-controle zelf voer je uit in dat pakket.
Tot slot
VIES is onmisbaar als je binnen de EU handelt: een snelle, gratis check of je handelspartner een geldig btw-id heeft. Combineer het met een boekhoudpakket dat de controle ingebouwd heeft en een geautomatiseerde factuurverwerking, dan houd je je btw-administratie moeiteloos op orde.
