Een proforma factuur is een voorlopige, niet-bindende factuur die je vóór de levering van goederen of diensten verstuurt. Hij bevat alle details van de verwachte transactie, prijzen, hoeveelheden en voorwaarden, en wordt veel gebruikt in de internationale handel. In dit artikel lees je wat proforma facturen zijn, waarvoor ze dienen en welke regels gelden.
Inhoudsopgave
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur stelt de verkoper in staat om de verwachte kosten en voorwaarden van een transactie te communiceren aan de koper, nog vóórdat de goederen zijn verzonden. Zo kunnen beide partijen zich voorbereiden op de uiteindelijke transactie en worden onduidelijkheden of misverstanden verminderd. Anders dan een gewone factuur is een proforma factuur voorlopig van aard.
Waarvoor dienen proforma facturen?
Met een proforma factuur doen bedrijven soepeler internationaal zaken. Het document geeft een vroege blik op de financiële aspecten van een transactie, waardoor kopers en verkopers een beter beeld krijgen van de verwachte kosten en betalingsvoorwaarden. Dat vermindert verrassingen bij het ontvangen van goederen en het afhandelen van betalingen. In de praktijk wordt de proforma factuur vaak gebruikt voor douanedoeleinden of als basis voor een vooruitbetaling.
Is een proforma factuur wettelijk bindend?
Nee. Een proforma factuur is geen wettelijk bindend document en geen vervanging voor de definitieve commerciële factuur. Hij dient om een transactie op een gestructureerde en transparante manier te initiëren en te plannen. Daardoor kun je op een proforma factuur ook geen btw aftrekken en hoeft hij niet in je administratie geboekt te worden, dat gebeurt pas met de definitieve factuur.
Proforma facturen en je administratie
Omdat een proforma factuur niet geboekt hoeft te worden, blijft hij buiten je boekhouding. De definitieve inkoopfacturen die erop volgen, verwerk je natuurlijk wél. Met TriFact365 herken en verwerk je die facturen automatisch: de software maakt een boekingsvoorstel dat na jouw controle in je boekhouding komt. Activeer een gratis proefversie en ontdek de mogelijkheden van geautomatiseerde factuurverwerking.
Veelgestelde vragen over proforma facturen
Een proforma factuur is een voorlopige, niet-bindende factuur die vóór de levering wordt verstuurd. Hij toont de verwachte prijzen, hoeveelheden en voorwaarden van een transactie.
Vooral in de internationale handel, om de koper vooraf te informeren over de kosten en voorwaarden, en voor douane- of vooruitbetalingsdoeleinden.
Nee. Een proforma factuur is geen wettelijk bindend document en geen vervanging voor de definitieve commerciële factuur. Hij dient om een transactie voor te bereiden.
Nee. Een proforma factuur hoef je niet in je administratie te boeken en je kunt er geen btw op aftrekken. Dat gebeurt pas met de definitieve factuur.
Een gewone (commerciële) factuur is een definitief, bindend document dat je boekt en waarop btw van toepassing is. Een proforma factuur is voorlopig, niet-bindend en dient ter voorbereiding.
Tot slot
Proforma facturen zijn een handig hulpmiddel om internationale transacties voor te bereiden en transparant te maken. Onthoud dat ze voorlopig en niet-bindend zijn: pas de definitieve factuur telt voor je btw en je administratie.
