Reiskostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever geeft voor de reiskosten van een werknemer, zoals woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Je mag deze tot een bepaald bedrag per kilometer belastingvrij vergoeden: in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer. Alles daarboven telt als loon.
Inhoudsopgave
Wat is reiskostenvergoeding?
Reiskostenvergoeding compenseert de kosten die een werknemer maakt om naar het werk of naar een zakelijke afspraak te reizen. Het maakt niet uit met welk vervoermiddel iemand reist: lopend, met de fiets, de eigen auto of het openbaar vervoer. De vergoeding is een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde, maar wettelijk niet verplicht.
Hoeveel is de onbelaste reiskostenvergoeding?
Een werkgever mag tot een vast maximum per kilometer belastingvrij vergoeden. Dat bedrag is in 2026 verhoogd naar € 0,25 per kilometer (in 2024 en 2025 was het nog € 0,23). Het gaat om een fiscaal maximum: je mág meer betalen, maar over het bedrag boven € 0,25 betaal je loonheffing. Actuele details vind je bij Ondernemersplein over reiskostenvergoeding.
Vast of variabel vergoeden
Je kunt een vaste maandvergoeding geven of de werkelijke kilometers vergoeden. Een vaste vergoeding mag als een werknemer op jaarbasis genoeg dagen naar een vaste werkplek reist (de zogeheten 128- en 214-dagenregeling). Door hybride werken past een variabele vergoeding vaak beter bij een onregelmatig reispatroon. Controleer daarom regelmatig of een vaste vergoeding nog aansluit op de werkelijke reisdagen en let op de samenloop met thuiswerk- en OV-vergoedingen.
Alternatieven: mobiliteitsbudget en leaseauto
Naast een kilometervergoeding kiezen werkgevers ook wel voor een leaseauto of een mobiliteitsbudget. Bij een mobiliteitsbudget krijgt de werknemer een bedrag om vrij te besteden aan vervoer, zoals OV, een deelauto of de fiets. Dat biedt flexibiliteit en sluit goed aan bij duurzame mobiliteit. Welke vorm het voordeligst is, hangt af van het reispatroon en de fiscale regels.
Reiskosten declareren en verwerken
Het vaststellen van de reiskostenvergoeding blijft mensenwerk en volgt uit je afspraken en de fiscale regels. TriFact365 bepaalt die vergoeding niet, maar helpt wél bij de verwerking: bonnen en declaraties (zoals tank- of OV-bonnen) scan je eenvoudig, waarna onze AI ze herkent en als boekingsvoorstel klaarzet. Na jouw controle gaat het naar je boekhoudpakket. Zo verwerk je reiskosten sneller en met minder overtypwerk. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365 of lees hoe bonnetjes scannen werkt.
Veelgestelde vragen
Reiskostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever geeft voor de reiskosten van een werknemer, zoals woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Tot een bepaald bedrag per kilometer is ze belastingvrij.
In 2026 mag je maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij vergoeden, verhoogd vanaf € 0,23 in 2024 en 2025. Over het bedrag daarboven betaal je loonheffing.
Nee. Een werkgever is niet wettelijk verplicht reiskosten te vergoeden. Het is een secundaire arbeidsvoorwaarde die vaak in de arbeidsovereenkomst of cao is vastgelegd.
Ja. De onbelaste kilometervergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel. Voor het openbaar vervoer mag je ook kiezen om de werkelijke kosten belastingvrij te vergoeden.
TriFact365 stelt geen vergoeding vast, maar helpt bij de verwerking: bonnen en declaraties worden gescand, herkend en als boekingsvoorstel klaargezet, waarna ze na controle naar je boekhoudpakket gaan.
Tot slot
Reiskostenvergoeding is een gewaardeerde arbeidsvoorwaarde met duidelijke fiscale spelregels: in 2026 tot € 0,25 per kilometer onbelast. Kies de vorm die past bij het reispatroon van je team. En het verwerken van de bijbehorende bonnen en declaraties? Dat automatiseer je eenvoudig met TriFact365.
