TriFact365 automatiseert administratieve processen, en biedt ook als software voor HR veel waarde. De grootste winst voor HR zit in declaratieworkflows: medewerkers dienen declaraties digitaal in en de juiste personen keuren ze goed. Zo verwerk je declaraties sneller en accurater, per afdeling. In dit artikel lees je hoe je dat optimaal inricht.
Inhoudsopgave
1. Breng de processen per afdeling in kaart
Zorg eerst voor een helder beeld van hoe declaraties worden afgehandeld. Vraag jezelf af:
- Wie is verantwoordelijk voor goedkeuringen binnen elke afdeling?
- Welke regels gelden er per afdeling, zoals budgetlimieten?
- Zijn er afwijkende workflows voor bepaalde declaraties, zoals reis- of opleidingskosten?
2. Maak gebruik van gebruikersrollen
Wijs rollen toe die aansluiten op de verantwoordelijkheden in je organisatie:
- Medewerkers: dienen declaraties in.
- Teamleiders: verzorgen de eerste goedkeuring.
- HR-afdeling: doet de uiteindelijke controle en verwerking.
3. Stel goedkeuringsniveaus in
Met goedkeuringsniveaus bouw je extra controle in. Voor HR kan dat betekenen dat declaraties van medewerkers eerst door een teamleider worden goedgekeurd, en dat daarna, vooral bij hogere bedragen, de HR-afdeling een controle doet. Zo voorkom je fouten en houd je grip.
4. Gebruik afdelingsspecifieke workflows
Elke afdeling heeft eigen regels. Met TriFact365 stel je per afdeling aangepaste workflows in. De marketingafdeling mag bijvoorbeeld teamlunches declareren binnen een limiet, IT heeft een budget voor software-abonnementen, en de verkoopafdeling mag hogere reis- en verblijfskosten indienen. Door workflows af te stemmen, houd je het proces transparant.
5. Monitor, communiceer en optimaliseer
Evalueer je workflows regelmatig met de rapportages van TriFact365: kijk naar de snelheid van goedkeuringen, het aantal afgekeurde declaraties en de redenen daarvoor. Zorg daarnaast voor duidelijke communicatie. Leg medewerkers uit hoe ze declaraties indienen, welke stappen die doorlopen en bij wie ze terechtkunnen. Een korte handleiding of training doet wonderen voor de acceptatie.
Veelgestelde vragen
HR zet TriFact365 vooral in voor declaratieworkflows: medewerkers dienen declaraties digitaal in en de juiste personen keuren ze goed. Zo verwerk je declaraties per afdeling sneller en met minder fouten.
Je bouwt niveaus in, bijvoorbeeld: eerst goedkeuring door de teamleider, daarna een controle door HR bij hogere bedragen. Zo creëer je een extra controlelaag en voorkom je fouten.
Ja. Met TriFact365 stel je per afdeling aangepaste workflows in, met eigen limieten en regels. Zo sluit het proces aan op de specifieke behoeften van bijvoorbeeld marketing, IT of verkoop.
Nee. TriFact365 verzorgt het indienen en goedkeuren van declaraties. Het daadwerkelijk uitbetalen of vergoeden regel je in je salaris- of boekhoudadministratie.
Met de rapportages van TriFact365 zie je de snelheid van goedkeuringen, het aantal afgekeurde declaraties en afdelingen die extra ondersteuning nodig hebben. Zo herken je knelpunten en stuur je bij.
Tot slot
Voor HR maakt TriFact365 het declaratieproces sneller, transparanter en nauwkeuriger. Breng je processen in kaart, stel rollen en goedkeuringsniveaus in en evalueer regelmatig. Zo haal je het maximale uit de software en houd je je medewerkers tevreden. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365.
