De TriFact365-app automatiseert je factuurverwerking en bespaart je veel tijd, of je nu ondernemer, boekhouder of accountant bent. Om er echt alles uit te halen, helpt het om de functies goed in te richten. Hieronder vind je zeven praktische tips om efficiënter met de app te werken, van een goede start tot slimme automatisering.
Inhoudsopgave
1. Start met duidelijke instellingen
- Koppel je boekhoudpakket: verbind de app met je boekhoudprogramma, zoals Exact Online of Twinfield, zodat goedgekeurde boekingen automatisch worden doorgezet.
- Controleer je instellingen: zorg dat btw-codes, valuta en andere parameters kloppen. Dat voorkomt fouten bij de verwerking.
2. Gebruik slimme inboxen
- Scheid per klant of project: richt verschillende inboxen in om facturen en bonnen overzichtelijk te verwerken.
- Wijs automatisch toe: gebruik e-mailregels om facturen direct naar de juiste inbox te sturen.
3. Benut de AI-technologie
- Controleer de velden bij de eerste verwerking: de AI leert van jouw correcties. Hoe vaker je de app gebruikt, hoe beter de herkenning wordt.
- Gebruik duidelijke documenten: lever facturen in een goede resolutie aan voor een betere herkenning.
4. Maak scherpe foto’s van bonnen
- Fotografeer direct via de app: zo krijg je de beste integratie met je administratie.
- Let op de kwaliteit: zorg voor voldoende licht en een stabiele hand, zodat de tekst scherp is. Vermijd schaduwen of gekreukte bonnen.
5. Automatiseer waar mogelijk
- Stel boekingsregels in: voor terugkerende facturen, zoals abonnementen of vaste leveranciers, herkent TriFact365 het patroon en doet het een passend voorstel.
- Gebruik goedkeuringsworkflows: laat facturen via autorisatieworkflows snel en veilig door het proces gaan.
6. Veiligheid eerst
- Sterke wachtwoorden: gebruik unieke, sterke wachtwoorden voor je account.
- Twee-factor-authenticatie (2FA): activeer 2FA om je account extra te beveiligen, want je werkt met financiële gegevens.
7. Train je team
Werken meerdere mensen met TriFact365, zorg er dan voor dat iedereen de mogelijkheden en workflows kent. Een korte training doet wonderen voor de efficiëntie en de consistentie. Uitgebreide uitleg vind je in het helpcentrum.
Veelgestelde vragen
Met de app fotografeer je bonnetjes en verwerk je facturen onderweg. Je kunt facturen en bonnetjes ook via de app autoriseren en procureren, zodat je je administratie overal bijwerkt.
Maak scherpe foto’s met goed licht, lever duidelijke documenten aan en vul je stamgegevens volledig in. De AI leert bovendien van je correcties, dus de herkenning wordt beter naarmate je de app vaker gebruikt.
Ja. Met autorisatie- en procuratieworkflows laat je facturen via de app goedkeuren voordat ze naar je boekhoudpakket gaan. Zo houd je grip op wie wat goedkeurt.
Ja, mits je de beveiliging serieus neemt. Gebruik een sterk, uniek wachtwoord en activeer twee-factor-authenticatie (2FA), zeker omdat je met financiële gegevens werkt.
Ja. Je koppelt de app aan je boekhoudprogramma, zoals Exact Online of Twinfield. Na jouw goedkeuring worden de boekingen automatisch naar dat pakket doorgezet.
Tot slot
De TriFact365-app maakt je administratie makkelijker en sneller. Met deze tips haal je er het maximale uit: investeer wat tijd in een goede start en blijf je processen verbeteren. Zo houd je meer tijd over voor de dingen die er echt toe doen.
