De vervaldatum van een factuur is de datum waarop de betaling uiterlijk binnen moet zijn; de betalingstermijn is de periode daarnaartoe, gerekend vanaf de factuur. In dit artikel lees je wat beide termen betekenen, welke wettelijke termijnen in Nederland gelden en hoe je grip houdt op je betalingen.
Inhoudsopgave
Wat is een vervaldatum op een factuur?
De vervaldatum is de datum waarop de betaling uiterlijk ontvangen moet zijn. Hij maakt voor de klant duidelijk wanneer er betaald moet worden en geeft jou overzicht over wanneer je de betaling kunt verwachten. Afhankelijk van de afspraken ligt de vervaldatum enkele dagen tot maanden na de factuurdatum; in Nederland is 14 tot 30 dagen gebruikelijk. De factuur- en vervaldatum horen bij de verplichte factuurgegevens, zie de factuureisen van de Belastingdienst.
Wat is de betalingstermijn?
De betalingstermijn is de periode waarbinnen de factuur betaald moet worden: de tijd tussen de factuurdatum en de vervaldatum. Bij een betalingstermijn van 30 dagen ligt de vervaldatum dus 30 dagen na de factuurdatum. Vermeld de termijn duidelijk op de factuur, zodat er voor beide partijen geen misverstand is over wanneer de betaling verwacht wordt.
Wettelijke betalingstermijnen in Nederland
Spreek je niets af, dan gelden wettelijke termijnen:
- Standaard: zonder afspraak moet een factuur binnen 30 dagen betaald worden.
- Tussen bedrijven: een langere termijn mag tot maximaal 60 dagen, mits schriftelijk vastgelegd en niet nadelig voor de crediteur.
- Grote bedrijven aan MKB’ers en ZZP’ers: sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen; een langere afspraak is nietig.
- Overheid: facturen moeten binnen 30 dagen worden betaald.
Wordt er na de vervaldatum niet betaald, dan mag je de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen.
Het belang van duidelijkheid
Duidelijke afspraken over de vervaldatum en betalingstermijn voorkomen misverstanden en financiële problemen. Blijft een betaling te lang uit, dan raakt dat je cashflow, zeker bij grotere bedragen. Stel daarom heldere voorwaarden en zorg dat je klant de betalingstermijn begrijpt en accepteert.
Vervaldatums op je inkoopfacturen
TriFact365 is factuurverwerkingssoftware voor je binnenkomende inkoopfacturen, geen facturatie- of boekhoudpakket. Bij het verwerken herkent de software onder meer de vervaldatum en zet die in het boekingsvoorstel, dat na jouw controle in je boekhouding komt. Zo mis je geen betaaltermijn en betaal je je leveranciers op tijd. Ontdek hoe je je factuurverwerking automatiseert.
Veelgestelde vragen
De vervaldatum is de datum waarop de betaling van een factuur uiterlijk binnen moet zijn. Na die datum is de betaling te laat.
De betalingstermijn is de periode waarin betaald mag worden; de vervaldatum is de einddatum van die periode. Bij een termijn van 30 dagen ligt de vervaldatum 30 dagen na de factuur.
Zonder afspraak geldt 30 dagen. Tussen bedrijven mag je maximaal 60 dagen afspreken, mits schriftelijk en niet nadelig. Grote bedrijven moeten MKB’ers en ZZP’ers binnen 30 dagen betalen.
Wordt er na de vervaldatum niet betaald, dan mag je de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. Stuur eerst een herinnering, daarna een aanmaning.
TriFact365 herkent op je binnenkomende inkoopfacturen onder meer de vervaldatum en zet die in het boekingsvoorstel, zodat je je leveranciers op tijd betaalt.
Tot slot
Een duidelijke vervaldatum en betalingstermijn houden je cashflow gezond en voorkomen discussie. Ken de wettelijke termijnen, vermeld ze helder op je facturen en houd je binnenkomende facturen goed bij, dan blijf je aan beide kanten op tijd.
