Scan en herken software: van factuur naar boekingsvoorstel in seconden

Scan en herken met TriFact365: je levert facturen en bonnen aan via e-mail, app, upload of Peppol en krijgt binnen seconden een boekingsvoorstel terug, tot op regelniveau met grootboekrekening en btw-code. Als officieel partner van onder meer Exact, AFAS, Visma en Twinfield verwerken we facturen voor bedrijven en kantoren. Eén visuele controle en je boekt.

Werk je op een accountants- of administratiekantoor? Bekijk dan de variant voor kantoren, met klantportaal en meerdere pakketkoppelingen naast elkaar.

Man in blauwe blouse werkt met TriFact365 Scan en herken Software

Koppel met alle toonaangevende boekhoudsoftware

Logo AFAS
Logo Exact
Logo King software
Logo van SnelStart
Logo Twinfield
Logo visma

Wat is scan en herken?

Scan en herken is technologie die papieren en digitale documenten automatisch omzet in gestructureerde data. Met OCR en zelflerende AI worden leverancier, bedragen en btw uit een factuur of bon herkend tot op regelniveau, zodat er een boekingsvoorstel klaarstaat in plaats van invoerwerk.

Zoek je iets specifieker? TriFact365 optimaliseert je complete pre-accounting, tot en met de journaalposten in je boekhoudpakket.

In ons helpcenter vind je alle koppelingen met boekhoudpakketten.

Hoe werkt scan en herken?

Scan en herken verloopt in vier stappen: aanleveren, herkennen, controleren en boeken. De herkenning is realtime, dus tussen het aanleveren en het boekingsvoorstel zitten seconden.

1. Aanleveren

Mail facturen naar je eigen factuuradres, fotografeer een bon met de mobiele app, upload een stapel documenten of ontvang e-facturen via Peppol. Lever je via meerdere kanalen aan, dan komt alles in dezelfde werkvoorraad terecht. Een gescande stapel facturen wordt automatisch in losse documenten gesplitst. Upload of mail je documenten als pdf, als Word-bestand (.doc, .docx), als Excel-bestand (.xls, .xlsx) of als afbeelding (.jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .gif, .bmp): ze volgen allemaal dezelfde route.

2. Herkennen

De eerste stap in de herkenning is OCR, kort voor optical character recognition: de tekens op het document worden omgezet in leesbare tekst. Daarna leest zelflerende AI met onze eigen taalmodellen de kopgegevens en de factuurregels samen uit, van leverancier, factuurnummer en factuurdatum tot KvK-nummer, btw-nummer en IBAN, begrijpt welk veld waar staat, koppelt de regels aan de juiste grootboekrekening en btw-code en zet het geheel klaar als boekingsvoorstel. Staan er meerdere btw-tarieven op één factuur, dan krijgt elke regel zijn eigen code. Is de leverancier nog niet bekend in je administratie, dan volgt er een voorstel om de relatie aan te maken.

3. Controleren

Je ziet per veld waar de data gevonden is en past aan wat je wilt. Daarnaast kun je facturen eerst door een goedkeuringsroute sturen. Mist er een gegeven, dan sleep je het van de factuur naar het juiste veld in plaats van het over te typen.

4. Boeken en bewaren

De journaalpost gaat via de koppeling naar je boekhoudpakket. Het document blijft doorzoekbaar in het archief, zodat je aan de bewaarplicht voldoet. Kan je boekhoudpakket geen pdf bij de journaalpost bewaren, dan vind je het originele document altijd terug in het archief van TriFact365.

Klaar om je factuurverwerking te automatiseren? Je koppelt je boekhoudpakket, mailt je eerste factuur en ziet zelf wat er wordt herkend. Installatie of een consultant is niet nodig.

Factuur scannen en herkennen met OCR in TriFact365

Scan en herken: voorkom repeterend werk

Een factuur overtypen kost een paar minuten, een stapel van honderd kost een dag. Scan en herken haalt de kopgegevens en de factuurregels er zelf uit en zet de journaalpost klaar. Daardoor blijft alleen controleren en akkoord geven over.

  • Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, bedragen en btw worden zonder invoer overgenomen
  • Per factuurregel volgt een voorstel voor grootboekrekening, btw-code en kostenplaats
  • Ook bonnetjes en verkoopfacturen volgen exact dezelfde route

Integreer TriFact365 met bestaande administraties

TriFact365 koppelt met de complete top 10 aan boekhoud- en ERP-pakketten. Werk je met meerdere administraties, dan lopen die naast elkaar in dezelfde omgeving, ook als ze op verschillende pakketten zitten. Bekijk alle beschikbare koppelingen met boekhoudpakketten.

  • Synchroniseert met je boekhoudpakket, zodat crediteuren en grootboek altijd actueel zijn
  • Meerdere administraties en meerdere pakketten naast elkaar op één abonnement
  • Minder overtypfouten doordat niemand meer bedragen intikt
Aanleverkanalen e-mail, app, Peppol en portal gekoppeld aan boekhoudpakketten
Journaalpost met drie automatisch herkende factuurregels in TriFact365
Drie factuurregels, automatisch herkend en voorzien van een voorstel voor grootboekrekening en btw-code.

Scan en herken die steeds nauwkeuriger boekt

De software leert per leverancier. Omdat de boeking van de vorige factuur wordt onthouden, vraagt de tweede factuur van dezelfde leverancier minder correctie dan de eerste. Werken doe je op desktop en op mobiel, en elke stap blijft zichtbaar in één audit trail. Daardoor houd je minder vraagposten over.

  • Werkt op desktop en op mobiel, met dezelfde werkvoorraad op beide
  • Elke week een nieuwe release, gebaseerd op feedback van gebruikers
  • Elke stap in één audit trail, waardoor je bij de afsluiting minder hoeft uit te zoeken

Veelgestelde vragen

Mijn boekhoudsoftware bevat al scan en herken, wat voegt TriFact365 toe?

TriFact365 gaat verder waar de scanfunctie van je boekhoudpakket stopt: herkenning tot op regelniveau met grootboekrekeningen, btw-codes en subbedragen, aanlevering via e-mail, app, upload en Peppol, en autorisatieflows erbovenop. Elke stap staat in een audit trail, waardoor je minder vraagposten overhoudt. Als officieel partner van onder meer Exact, AFAS, Visma en Twinfield werken we op deze manier voor 28.000 bedrijven en meer dan 500 accountancy- en boekhoudkantoren in Nederland.

Hoe nauwkeurig is de herkenning bij complexe facturen?

Kopgegevens en factuurregels worden samen uitgelezen, inclusief de btw-code per regel. De software leert per leverancier, dus de tweede factuur van een leverancier vraagt al minder aandacht dan de eerste. Jaarlijks verwerkt TriFact365 meer dan 10 miljoen facturen en bonnetjes. Gemiddeld wordt meer dan 90 procent van de velden zoals factuurnummer, factuurdatum en (sub)bedragen direct correct herkend. Je ziet altijd welke velden herkend zijn voordat je akkoord geeft.

Herkent TriFact365 ook verkoopfacturen en bonnetjes?

Ja. Verkoopfacturen importeer je net zo eenvoudig in je boekhoudpakket, en bonnetjes fotografeer je met de mobiele app. De verwerkingsroute is gelijk aan die van inkoopfacturen, dus je werkt overal op dezelfde manier.

Kan ik met meerdere administraties werken?

Ja. Eén abonnement dekt meerdere administraties, wat net zo goed past bij een holding met een paar werkmaatschappijen als bij een kantoor met tientallen klanten. Accountants- en administratiekantoren combineren daarnaast verschillende boekhoudkoppelingen, zodat facturen van een klant op Exact Online en een klant op AFAS hetzelfde uniforme proces volgen. Je hebt hiervoor geen accountant nodig: je kunt zelf boeken en je accountant toegang geven tot het archief.

Hoe gaat TriFact365 om met Peppol- en UBL-facturen?

Die verwerk je via hetzelfde proces. Omdat de data al gestructureerd is, hoeven de tekens niet gelezen te worden, maar het boekingswerk blijft: TriFact365 herkent de regels en koppelt ze aan de juiste grootboekrekeningen, btw-codes en subbedragen. De pdf gaat mee als leesbaar document.

Hoe snel is scan en herken ingericht?

De meeste gebruikers zijn binnen een kwartier live. Je koppelt je boekhoudpakket, richt het factuurmailadres in en de eerste facturen worden direct herkend. Installatie en consultants zijn niet nodig.

Wat kost scan en herken software?

Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, zonder implementatiekosten. Daardoor kost een rustige maand minder dan een piekmaand. Het Standaard-abonnement begint bij 10 euro per maand plus 18 cent per verwerkte factuur, en je start 30 dagen gratis. De actuele tarieven staan op de abonnementenpagina.

Is scan en herken met TriFact365 veilig en AVG-proof?

Ja. Je facturen worden versleuteld en AVG-proof verwerkt in de cloud. Daarnaast legt de audit trail per document vast wie wat wanneer heeft gedaan, wat je bij een controle direct kunt aantonen.

Bekijk meer oplossingen

Document Hub

Verzamel en verwerk documenten via je favoriete invoerkanaal.

Workflows

Maak autorisatieflows voor het goedkeuren van facturen.

Digitaal archief

Altijd toegang tot documenten. Compleet met historie en audit-trail.

Probeer TriFact365 gratis

Test alle functionaliteiten van TriFact365 nu 30 dagen gratis.